OneDriveからファイルの共有設定をする

OneDrive を利用すると、 簡単にファイルを共有することができます。 ファイルを共有すれば、 リアルタイムに、 複数の人で、同じファイルを 同時編集することができます。 また、メールに添付して 送ってしまったファイルを 変更することはできませんが、 OneDrive の共有であれば、 相手と共有した後からでも、 編集を続けることが可能です。 そして、共有するファイルへの URL 情報を、 共有するタイミングで同時に メールで送信して知らせることも可能です。 このレッスンでは、 OneDrive から操作する ファイルの共有設定について 学びます。 共有設定の操作自体は簡単ですが、 設定にあたっては、 コンプライアンスを守ることや 情報漏洩の対策について、 十分な検討をしたうえで行いましょう。 それでは、自分のファイルの中の 任意のファイルの共有の状態を、 リストからまず確認します。 「プライベート」となっているファイルは、 まだ共有していない ファイルやフォルダーです。 「共有」となっているアイテム が すでに共有済みのアイテムです。 では、まず、OneDrive 上の アイテムへのリンクを作成してみます。 共有を設定したいファイルの 先頭のチェックを オンにして選択します。 最初に確認するのは、 「リンクをコピー」というメニューです。 「リンクをコピー」というメニューは、 そのリンクを入手した人のうち、 アクセス許可がある人だけが、 そのリンク越しに アイテムを開くことができます。 では、「リンクをコピー」を選択します。 このメニューには、 「共有」や「アクセス許可」という言葉は 含まれません。 ですが、うかつにこのまま コピーボタンを選択すると、 今まさに生成されようとしている リンクアドレスへ、組織外の人も含め、 誰でもアクセスでき、 編集もできるリンクが生成されてしまう ということに注目してください。 コピーボタンを押す前に、 必ず URL ボックス下側の 「リンクを知っていれば 誰でも編集できます」を確認して、 そのままでよいか、 他の選択肢を選択するか、検討しましょう。 「リンクを知っていれば 誰でも編集できます」を選択して、 他の選択肢を確認します。 まず、「すべてのユーザー」は このリンクを受信するすべてのユーザーが アクセスできるアクセス権を付与します。 組織のユーザーは、 組織内の全員に ファイルへアクセスする リンクを付与します。 既存のアクセス権を持つユーザーは、 アクセス権をすでに持っているユーザーへ アクセス許可を再送する場合に使用します。 アクセス許可は、変更されません。 「選択したユーザー」では、 指定したユーザーにのみ、 アクセス権を付与します。 もしユーザーが共有への招待を転送しても、 すでにアイテムへのアクセス許可を 持っているユーザーだけが このリンクを使用できます。 転送された相手が、 アクセス権を持っていなければ、 転送を受け取っても、 アクセスすることはできません。 次に、「その他の設定」を確認します。 その他の設定では、 アクセスを許可したユーザーが 編集をしてもよいのか、 表示のみで変更をしてはいけないのか、 選択できます。 ここでは、「表示可能」 「変更できない」を選択します。 もし、表示のみ可能なユーザーが そのファイルを ダウンロードできてしまうと、 コピーされたファイルに対して ではありますが、 編集することは可能になってしまいます。 それも禁止したいという場合には、 「ダウンロードを禁止する」を オンにします。 次に、共有する期間です。 共有を有効にする期限を 設定することができます。 パスワードの設定では、 パスワードを指定することができます。 ここでは、パスワードを設定せず、 「適用」を選択します。 選択していたファイルへのリンクが 作成され、同時に アクセス許可も指定することができました。 「コピー」を選択します。 この情報をメールやチャットに貼り付けて、 相手に知らせるだけです。 「閉じる」ボタンで、 「リンクをコピーしました」の ウィンドウを閉じておきます。 次に、「共有」ボタンです。 共有ボタンは、 リンクのコピーと同じ指定に加えて、 リンクの生成と同時に 相手へメールを送ることが可能です。 共有したいファイルを選択します。 「共有」ボタンを選択します。 「リンクを知っていれば 誰でも編集できます」を選択して、 他の選択肢を確認します。 ユーザーを追加します。 共有したいユーザーを 指定することができました。 共有を知らせるメールの本文の メッセージを入力します。 「メッセージの追加」欄をクリックします。 メッセージを入力します。 「送信」を選択します。 共有用のリンクを生成すると同時に、 指定した共有相手には、 そのリンクとメッセージを含んだメールを 送信することができました。 表示されたメッセージを確認して、 「閉じる」ボタンで閉じておきます。 共有するためのリンクは、 複数個ひとつのファイルに対して 生成することが可能です。 例えば、A さんには編集を許可し、 組織全体には閲覧のみ許可する といった具合です。 不要になったリンクは、 有効期限で無効になるのを待つか、 任意で削除する必要があります。 生成済みのリンクを削除してみましょう。 生成済みのリンクを削除するには、 リンクを作成したファイルを まず選択します。 ウィンドウ右上から、 「情報」ボタンを選択します。 情報ウィンドウの真ん中あたりに、 「アクセス許可の管理」が 表示されています。 「アクセス許可の管理」を選択します。 「リンク」のタブを選択します。 生成されたリンクが表示されています。 「リンクの削除」のボタンを選択します。 このリンクを削除すると、 このリンクを使用しているユーザーは、 全員このリンクを使用できなくなる メッセージが表示されます。 確認して、「削除」を選択します。 指定したリンクを 削除することができました。 ファイルを共有できれば、 リアルタイムに複数の人で 同じファイルを 同時に編集することができます。 また、メールに添付して送信した ファイルとは異なり、 相手と共有した後からでも、 編集を続けることが可能です。 そして、共有開始のメールも 共有と同時に送信できて簡単です。 ただ、共有設定の操作自体は 簡単なだけに、不要になった共有設定が 無造作に残ってしまわないよう、 都度削除するなど、設定にあたっては コンプライアンスや情報漏洩に 十分配慮して検討したうえで、 行うようにしましょう。 それでは、ぜひ共有の設定を活用して、 生産性を一層高めてください。