入力規則によりデータを制限する - Microsoft Excelのチュートリアル

実務の中でのルールがあるとき、 ルールに違反したデータを入れないことも 重要です。 このレッスンでは、独自のルールで 入力データを制限する方法を解説します。 ブック「Chapter01 」の 「入力値の制限」シートを使います。 ここでは、注文の数量や 発送希望日を記しています。 数量は、30 以上で 受け付けることにしています。 このままだと、うっかりこのように 25 で受けてしまう可能性がありますので、 30 以上しか入らないように、 制限しましょう。 では、範囲を選んで、 「データ」タブの 「データツール」グループにある、 「データの入力規則」をクリックします。 「設定」タブで、入力値の種類を 「すべての値」となっているところ、 今回は、「整数」を選びます。 データのところは、 「次の値以上」を選びます。 「最小値」には、「30」と入力して、 「OK」をクリックします。 試してみましょう。 35 とすると、問題なく入力できますが、 20 とすると、 エラーメッセージが表示されました。 「再試行」を選んで入れ直すか または「キャンセル」するしかなく、 ルール違反ができなくなりました。 もう一度、範囲を選んで、 設定画面を見てみましょう。 「エラーメッセージ」タブをクリックして、 「スタイル」を見てみると、 「停止」となっています。 「停止」というのは、 一番厳しく制限されています。 プルダウンから見てみると、 「注意」「情報」とあって、 順にゆるくなっていきます。 あまりに厳密に管理すると、 業務が進んでいかないというときには、 一段ゆるめて 「注意」に変更することもあるでしょう。 ここでは、「注意」に変更してみます。 試しに、20 と入力してみると、 メッセージは出ましたが、 ひとつ選択肢が増えていて、 「続けますか？」に対して、 「はい」を選んで、 入力することもできました。 では、続いて、発送希望日です。 発送希望日は、注文日の３日後以降という ルールを作ってみましょう。 範囲を選択して、データの入力規則から、 「設定」タブで、 入力値の種類を、 今度は、日付にします。 データのところは「次の値以上」、 そして「開始日」にカーソルを置いて、 A2 のセルをクリックします。 この日の３日後以降ですので、 ＋３と入力します。 ちなみに、この A2 は、 ドル記号が付いていなくて、 絶対参照ではありません。 相対参照になっているので、 それぞれの行を参照できるということです。 このまま「OK」をクリックします。 確認しましょう。 ２行目は、２月２日に対して、 ２月８日と入力すると、 問題なく受付られました。 次は、２月３日のところ、 ２月５日とすると、 エラーメッセージが出てきました。 このように、設定していきます。 また、ルールに違反したデータが 元々入っていた場合や、 ゆるめに制限して、 違反データを入力している場合、 セルの左上に緑の三角、 エラーインジケーターが表示されて、 注意をうながしてくれます。 セルを選択して、 ビックリマークをクリックすると、 データの入力規則エラーがあることが わかりました。 ただ、ひとつひとつクリックして、 何のエラーか見るのは大変ですし、 大量のデータの中では 見過ごしてしまうかもしれませんので、 無効データのマークを使いましょう。 特に、選択しておかなくてもいいので、 データの入力規則の下向き三角から 無効データのマークをクリックします。 無効データのセルを丸で囲んで 知らせてくれました。 そして、ルールに沿ったデータを入れると、 マークは消えますし、 全体に確認が終われば、 もう一度、下向き三角から 入力規則マークのクリアをクリックすると、 元通りになりました。 ここまで、人為的なミスを防止するために、 入力規則を設定する方法と、 無効データを確認する方法も 解説しました。