重複データやレコードを入力させない - Microsoft Excelのチュートリアル

データの二重登録も 代表的なミスのひとつです。 重複して登録してしまったデータから 二重に請求書を発行してしまうかも しれません。 このレッスンでは、 重複データを登録させない仕組みを 作る方法を解説します。 ブック Chapter02 の 「重複」シートを使います。 Excel には「条件付き書式」で 重複データに気づくようにする機能や 「データ」タブから重複を削除する機能も ありますし、 また、重複しないデータを取り出す、 Unique 関数などもありますが、 そもそも入力時に重複を許さない仕組みを 作っておくと安心です。 今回は「入力規則」の中に 関数を使ってデータを制限します。 制限する内容は範囲の中で このセルのデータを数えると ひとつであるという条件です。 条件を付けて数えるという COUNTIF 関数を使いますので、 数式を確認しておきましょう。 =COUNTIF の引数の中には 範囲の中でこのセルと同じデータを 数えると指定します。 そして、=１ と入れて その結果が１であるという数式です。 では、設定しましょう。 今回は行が増えていくことを想定して、 列で選択しておきます。 「データ」タブの 「データツール」グループにある 「データの入力規則」から 「設定」タブで設定していきます。 数式を書いていきましょう。 カーソルを入れて日本語入力をオフにして、 =COUNTIF このボックスの中で入力するときには 候補が出てきませんので、 すべて自分で打っていきます。 左カッコを入れて 範囲はやはり A 列を指定します。 カンマで区切って、 次に検索条件のセルですが、 今回は列全体を指定しますので、 一番上が項目名になっていますが、 一番上のセルを指定します。 右カッコを入力して =１と入力します。 OK をクリックして 設定できました。 確認しましょう。 1026 と入れようとすると、 エラーメッセージが出てきました。 これはコピーすると、 入ってしまいますので、 注意してください。 今回、範囲を列で指定しましたが、 セル範囲で指定するときには、 範囲を絶対参照にしておく 必要がありますので、 こちらのヒントを参考してください。 ここまで、前のチャプターでお伝えした 入力規則に数式を組み合わせて 重複データを入力させない仕組み作りを 解説しました。