ツールキット：会議

自分のファシリテーションスキルを 評価してみましょう。 会議のためにいつもしている 行動があるでしょうか。 あなたの強みなので続けましょう。 それに加えて、 会議をより効果的に進めるのに 役立つ新しい行動を３つ挙げてください。 行動によっては事前に行う場合もあります。 たとえば、参加者それぞれの準備方法や 項目ごとの時間を示す議題を送ったり、 話し合いを促すための質問計画に 時間をかけたりしてもよいでしょう。 リモートの参加者がいる場合は、 それに合わせて日程を組み、 時差の関係でいつも夜の参加になる、 というような人が出ないよう 時間を調整します。 会議中は全員が参加していることを 確認します。 新しい行動としては、 効果的な質問を投げかけて 静かに意見が出るのを待つ、 誰かが遮ろうとしたら発言を 調整することなどが挙げられます。 たとえば「ジョン、どうでしょうか」 と尋ねて静かに待ちます。 誰かが話を遮ろうとしたら 「先にジョンの意見を聞きましょう」 などと言います。 言葉以外の手掛かりに注意を払って 反応するのであれば、 「何か言いたかったのでは？」 と促したり「納得していないようですが 考えを聞かせてください」 と言ったりします。 ときどき要点をまとめ、 聞いていることを示します。 新しい行動として、会議の最後の ５分間を反省会にあてる場合は、 会議でうまくいった点と次回に向けての 改善点について チームに評価してもらいます。 決定した内容と、誰がいつまでに 何をするかをまとめます。 もちろん、予定どおりに会議を 終えられるよう時間を管理します。 会議のあと、参加者の今後の予定を まとめた覚え書きを送っていますか。 まだの場合はファシリテーター戦略に 加えましょう。 ３つの新しい行動を 挙げることができたでしょうか。 カレンダーを開いて、今後予定している ５つの会議を見つけます。 予定の横に、３つの新しい行動を 思い出すためのメモを追加します。 明確な戦略に基づいて ファシリテーションを行えば、 チームの生産性と満足度を飛躍的に 伸ばすことができます。