会議を主導する

会議の費用を考えてみます。 ハーバードの会議計算ツールと IT 専門職の平均給与見積りを基に 計算すると、わずか４人による １時間の会議だけで 約 300 ドルかかると言われています。 そのため、１秒１秒を 有効に使う必要があります。 アマンダの会議の進め方を見てみましょう。 会議の効果を高めるために 変更できる部分がないか、 考えてみてください。 もしもし？ リディアですか？ はい、どうも。 揃ったので始めます。 今日は市民会館プロジェクトを振り返り、 副社長への報告に向けて準備を 始めましょう。 このプロジェクトでは社内外の 期限をすべて守ることができ、 クライアントフィードバックも 目標の範囲内でした。 成功といえます。 ただ、副社長が そう思われるかは分かりません。 次は、クライアントの フィードバックについてです。 詳しく見ていきましょう。 すみません、予定があるのでここまでで。 では、次週にしましょう。 お疲れ様です。 では失礼します。 ああ、リディア、ありがとう。 お疲れ様です。 どうでしたか。 アマンダは始めに明確な議題を示し、 今日の会議で話し合うべき内容にも 触れました。 ただ、アイデアを共有できるよう、 前もって議題を送っておけば よかったかもしれません。 優れた議題とは、 準備すべき内容を具体的に示すものです。 たとえば、プロジェクト後の会議なら、 うまくいった点と改善できる点を 10 分間で３つずつ 共有するようにしてもよいでしょう。 議題ごとに予定時間を決めておくことで、 参加者も準備しやすくなります。 目的推定とは、自分のペースを 保つための生体内作用です。 渡り鳥はこれを暖かい土地に 到達するのに十分なエネルギーを 温存するために使い、 長距離走のアスリートは ペース配分に使います。 会議の参加者も、 会議中の注意力や労力を ペース配分する必要がありますが、 どのようにペース配分しても、 ２時間もある会議は効果的にはなりません。 時間は最大 60 分から 90 分に抑え、 話し合う必要がある議題のみを含めます。 基本的な最新情報はメールや 週次報告など、別の手段でも対応できます。 準備の面で見直しの余地があるだけでなく、 ほとんどアマンダ一人が話をしていました。 会議を進める際は、 話し合いを促す必要があります。 コツを紹介します。 １つ目は、会議の準備として、 共有したい内容ではなく、 尋ねたい質問を書き出しておくことです。 効果的な質問を投げかけたら、 静かに待って考える時間を設けます。 ２つ目は、状況を観察して全員に 発言の機会を与えることです。 リモートの参加者についても 忘れないでください。 電話会議でも参加者の意見を 定期的に確認します。 ３つ目は、誰かが発言した際に、 内容や感情の言い換えを行って、 聞いていることを示すことです。 最後に、言葉以外の手掛かりに 注意を払うことで、効果的に話し合えます。 困惑や苛立ちが見えたり、 意見がある様子だったりするときは、 その言葉以外の手掛かりに反応して、 相手に参加を促します。 今度は、 アマンダがファシリテーションスキルを 実践している場面を見てみましょう。 では、話題を変えて 改善できる点は何かありますか。 ジェイク、どうでしょう。 はい、最後の計画が２週間ずれたことです。 よいペースで進んでいたのに、 突然振り出しに戻りましたよね。 なるほど。日程の問題ですね。 はい、自分たちで決めた日程ですが、 このようなずれをなくしたいです。 そうですね。 リディア、どうですか。 言いづらいかもしれませんが、 ぜひ意見を聞かせてください。 アマンダは会議を強引に進めることなく、 よいファシリテーターとして 動いていました。 会議のツールキットでは、 会議の進め方の改善に向けて 行動計画を作成します。