メールを送信する

フォーブス誌のある寄稿者は、 メールを歯の治療に例え、 「短く的確で、必要な場合のみにすべき」 と言います。 これはメールに対する 素晴らしい考え方です。 会社員は１日で平均 200 通の メールを受信し、 ２時間半をメール対応に費やしています。 実践できるメール作成の ベストプラクティスを紹介します。 メールを作成する際は、 まず受信者が取るべきアクションについて 考え、１行目または２行目で 要求するアクションを示します。 アクションが不要な場合は、 メールを送信する必要があるか もう一度よく考えます。 これはプロジェクトマネージャーの アマンダがチームに向けたメールです。 内容はこうです。 活動報告書は、部署間で行われている 活動をまとめて連携させる方法として 開始され、 その後、部門の最新活動も含めるように 改訂され、 マネージャーによって… などなどです。 受信者はどこまで読み進めるでしょうか。 全部は読まないでしょう。 メールは、最も重要な点を示す 短い一文で始める必要があります。 たとえば 提出は義務付けられており、 期限は水曜日です。 こうすれば読み手は興味を示します。 次の行には、要求するアクションを 示す必要があります。 報告書を提出してもらえるよう、 読み手がアクションを 取りやすくなるようにします。 失われた財宝を探すように 転送メールを何通も検索させるのではなく、 次のように書くとよいでしょう。 ダウンロードしてご記入のうえ、 水曜日正午までにメールでお送りください。 明確で簡単なアクションになりました。 そのほかの詳細は、 要求するアクションのあとに示します。 含める詳細の数にも注意を払います。 メールの受信者は、 報告の担当者や改訂の事実に 興味があるでしょうか。 ないでしょう。 そこで、「この報告書はマネージャーが 業績評価をするさいに使用します。」 と書き換えます。 長かったメッセージが たったこれだけになりました。 簡潔です。 ただし、まだ送信はしません。 言い方と正確さも編集する必要があります。 アマンダは簡潔さや明確さを 損なうことなく、 語調を和らげることにします。 言い方を変え、「義務付けられており」 という文言を削除し、 「ダウンロードしてください」とすることで 単刀直入でありながら 丁寧な語調になりました。 校正は重要です。 メール作成のペースは落ちますが、 信頼を保つために重要な作業です。 よい校正者になるには、 見方を変えて間違いを探します。 送信することだけを考えていると、 間違いを見落としがちです。 間違いをひとつ以上修正するまで メールを送信しないなど、 ルールを決めましょう。 毎回見方を変えながら 草稿を数回読み直します。 １回目は文法だけ、 ２回目は数字の正確さ、 ３回目は名前の表記などを見直します。 文章校正ツールも使用できますが、 頼りすぎないようにします。 プリンスオブウェールズに関する記事で 「ウェールズ」の綴りが誤って 鯨を意味する「ホエールズ」に 修正されてしまった例もあります。 スペルチェックは役に立ちますが、 ミスもあるのだと気付かせてくれます。