オンライン会議のマナーを理解する

テレワーク中の社内会議や 取引先との商談に オンライン会議ツールを利用する場合が あります。 対面での会議や商談との違いを理解して 相手とのコミュニケーションを 図ることが大切です。 対面でもオンラインでも マナーの基本は相手の立場に立って 思いやりを表現することに 変わりはありません。 オンラインであっても、 相手に不快感を与えない所作やマナーを 身につけ、テレワーク中の会議や商談を 有効活用しましょう。 オンライン会議や商談を行う場合、 その前提として、 インターネットにつながる PC 環境が必須です。 テレワークの場合、企業から支給された セキュリティ設定済みのパソコンを 使用します。 まず、会議中、ネット環境が不安定になって 参加できないということのないように インターネット環境を整えます。 一般に自宅や外出先では、 無線 LAN を利用することが 多いでしょうが、 有線 LAN の方が途切れにくいという 特性があります。 環境がある場合には、 有線 LAN 接続して 会議に参加するようにしましょう。 オンライン会議では 相手の顔を画面に映し出して やり取りすることが一般的です。 PC のウェブカメラやマイクの環境を 確認し、設定しておきましょう。 ノートパソコンの多くは ウェブカメラ、スピーカー、マイクが 内蔵されています。 これらをそのまま使用してもいいですし、 より鮮明に映したい場合や クリアな声を聞きたい場合は、 別途外付けのウェブカメラや ヘッドセットを用意しておくと 良いでしょう。 外出先での参加時には、 情報漏洩のないよう、イヤホーンで 参加することをお勧めします。 会議中にパソコンの充電が足りずに 退席することのないように ノート PC の場合は、バッテリーの 残量に注意しましょう。 外出先や出張先での オンライン会議への参加時には、 バッテリー不足になっていることも あります。 事前にモバイルバッテリーを用意したり 電源を確保した状態で 会議に参加しましょう。 オンライン会議中、自分の背景に 写るものにも気を配りましょう。 ビジネスの一貫としての会議であることを 忘れずに、自分の背景に映るものにも 気を配ります。 ツールによっては、バーチャル背景画像を 設定することもできます。 企業で決められた背景を 使う場合もありますし、 名刺を背景にする場合もあります。 自宅の中や住所が特定されるような背景は 個人情報保護の観点からも お勧めできません。 他、背景に机が映るような場合には、 机の上に余計なものは置かないなど 参加前に適切な準備をしておきましょう。 環境を整えたら、基本的なマナーを 理解しておきましょう。 まず、参加するオンライン会議は 業務中の仕事のひとつであることを 忘れずに、出勤するときと同様に 身だしなみを整えておきます。 基本は出勤時と同じ服装の イメージで参加します。 特に社外の取引先やお客様との商談の場合 対面のときと同様に スーツでフォーマルな印象の服装が 好ましいでしょう。 パソコンの画面内に映る自分の姿を チェックしておきましょう。 画面から顔が切れていたり 部屋の明かりが暗くて顔の表情が わからないという場合があります。 予め画面に映る姿をチェックして 対面のときと同等の明るさで 表情がわかるような環境を作っておき 相手にストレスを与えないように 注意します。 参加する 10 分前には、 パソコン、ネットワーク、身だしなみなどを 整えて参加できる状態にしておきましょう。 オンライン会議のホスト側の準備にも よりますが、参加者側では、 10 分前には準備を終えておくように しましょう。 なお、入室のタイミングは １分から５分前程度が適切でしょう。 入室に際して、ホスト側の許可が 必要な場合、ホストの設定に 一任されますので、 待機して待ちます。 オンラインで会議や面談をする場合 リアルな場合に比べて、 無表情、不機嫌に見られやすい傾向に あります。 相手に不快感、不安感を与えないように リアクションを大きくして 相手の話を聞いているという合図として 相槌を打つようにします。 自分が話す場合には、 対面のときよりもゆっくりはっきり わかりやすく話すことを心がけます。 オンラインの場合、 タイムラグが生じることもあり 雑音が入ることもあります。 そうした環境を考慮して 相手に声を届けることに集中し 意識してゆっくりはっきり 話します。 １体１の面談や自分が発言するときは 相手に語りかけるように カメラ目線で話しましょう。 対面でもそっぽを向いて話されると あまり気持ちの良いものではありません。 発言時や１対１の面談時には 意識してカメラに向かって話したり 相槌を打つなど、相手の話への リアクションをしましょう。 社内だけでなく、お客様との商談にも オンライン会議を活用する場合も ありますので、 基本マナーを知って スムーズなコミュニケーションを 図りましょう。