社外向けビジネス文書の慣用表現を理解する

社外向けのビジネス文書の主文で よく使う慣用表現があります。 基本の型のひとつとして 覚えておきましょう。 主文の中でよく使われる言い回しとして 接続詞の使い方があります。 「さて」は要件に入るときに、 「つきましては」は結論のまとめとして、 「なお」は用件の補足を入れるときに 使います。 結びの決まり文句としましては、 この表のような表現が使われています。 例えば、「まずは、書面にて ご案内申し上げます。」というように 結びます。 表のように内容に応じて 組み合わせて入れると良いでしょう。 今後の取引上の進行を願う挨拶として、 良く使われるのがこのような言い回しです。 一般にメールなどでは、 「今後ともよろしくお願い申し上げます。」 と入れますが、 ビジネス文書では、 頭語に続く全文に合わせて、 より丁寧な言い回しが使われています。 例えば、「今後とも変わらぬご厚誼のほど よろしいお願い申し上げます。」 というように、内容に応じて組み合わせて 入れると良いでしょう。 ビジネス文書の中には、 回答を求める用件や 断る場合の書面もあります。 そのような場合の言い回しでも、 敬語を適度に使って 結びの言葉を記します。 例えば、返事として回答が欲しい場合は、 お忙しい中、恐縮ではございますが、 xx 月 xx 日までにご回答のほど よろしいお願い申し上げます。」 というように、相手の時間を 割いてもらうことへの配慮と 回答期限などビジネス上の期限を 明確に提示します。 先方の依頼を断る場合でも、 「誠に遺憾ながらご期待に添えかねます。 なにとぞご容赦くださいますよう お願い申し上げます。」というように 申し訳ない気持ちを表した敬語を 使うと良いでしょう。 社外文書は会社の代表としての 見解・伝達内容を発信する 役割りを担っています。 相手に失礼のないように 敬語や内容に応じた言い回しを 知っておくことは大切です。 ビジネス文書の基本を知って 社外への文書によるコミュニケーションに 自信をもって取り組みましょう。