よくあるメールトラブルの原因と対処方法を理解する

日常的にやりとりするメールですが、 マナー以外にトラブルにも 注意する必要があります。 ケアレスミスの他、 セキュリティ面でのトラブルなど よくあるトラブルを知って メールのやりとりの際には 今一度注意して送信するようにしましょう。 取引先宛のメールを 誤って違う会社へ送信してしまった。 これは誤送信というトラブルですが、 メールは送信ボタンをクリックすると すぐに相手に届きます。 ちょっとした操作ミスで 誤送信に発展することもありえます。 社外秘の情報やリリース前の情報が 含まれていた場合には、 情報漏洩につながる可能性もありますので、 迅速なやり取りの中でも 慎重な取り扱いが必要です。 よくあるのは、宛先のメールアドレスを 間違える。 件名を間違える。 途中で送信してしまう。 本文内の誤字、脱字、 添付ファイルミスなど様々です。 対処としては、 即時お詫びします。 緊急性がある場合は 電話でお詫びする場合もあります。 メールでお詫びする場合でも、 即座に対応しましょう。 お詫びのメールには、 内容に応じて ミスの経緯や対処として 開封せず破棄していただきたいということや 誤字の訂正など、 明確に提示します。 また再発防止策の提示をして 相手への信頼を損ねることのないように 謝罪します。 このようなミスを予防するためには 宛先を間違えるという場合、 宛先・CC・BCC のメールアドレスを 今一度確認してから送信する ということを徹底します。 この他メールソフトで管理する アドレス帳では、 同じ名前の人でも違う会社に所属している ということもありえますので、 会社名、役職名、氏名がわかるように 管理しておくと良いでしょう。 添付ファイル付きのメールが届かない。 添付ファイルの送信にも注意が必要です。 原因として考えられるのは セキュリティの関係で 相手先企業のメールサーバー側で ブロックされてしまった。 またはデータ容量が大きすぎた という場合などがあります。 これは相手先企業のメールサーバーで 添付ファイル容量の制約を 儲けている場合もあるため 発生するんです。 対処としては 初めて送信する相手に対しては 添付ファイルの送信の可否や ファイル容量の確認をしてから 送信することを推奨します。 添付ファイル付きのメールが許可されたら ファイル容量をコンパクトにした方がよく、 ZIP 圧縮など 劣化のない圧縮にして送信しましょう。 ファイル容量は 2MB ぐらいに抑えた方が良いのですが、 それ以上になる場合は 大容量ファイル転送サービスや 先方指定の共有サーバーを 活用するようにします。 メール本文内で 機種依存文字が使われていると 一部の本文が文字化けすることがあります。 送信先で文字化けを指摘された という場合、 その原因となるのは 機種依存文字が使われていたためである ということがほとんどです。 例えばこの表のような 半角のカタカナや全角一文字の記号類を メール本文で使用すると、 相手先のパソコンでは 異なる文字に化けて 表示されることがあります。 それ以外にも スマホから送信した場合の 顔文字や記号なども 文字化けする可能性があります。 そのため対処方法としては このような記号類や 顔文字は使用しないということです。 ビジネスメールでは 正確に情報を伝達することに注力し、 簡潔でわかりやすいメール本文が 望まれます。 コミュニケーションツールを正しく使って 相手との信頼関係を構築していきましょう。