宛名書きのマナーについて理解する

宛名書きのマナーについて解説します。 ビジネス文書を発送する際には、 社用の封筒を使用することが 一般的です。 その際の宛名は、 よくやりとりする取引先の場合、 ラベルシールに 印刷していることもありますが、 手書きで記入することもあり得ます。 基本的な封書の宛名書きのマナーを知って、 送付先の相手に、 失礼のないようにしましょう。 ビジネス文書を入れて発送する封筒には、 表のように、用途に応じて いくつかあります。 発送する文書の内容に応じて 使い分けましょう。 一般に、A4 サイズのビジネス文書や カタログ、関係書類一式などを 送付する場合は、 A4 サイズがそのまま入る大きさの封筒を 使うことが多いのですが、 事務的な文書を始め、 社交文書の場合は、和封筒を使います。 和封筒の宛名書きについて、 確認しておきましょう。 手書きの場合、黒のペンで書きます。 郵便番号は、アラビア数字で書きます。 住所は、郵便番号の末尾 ２桁の下あたりから書き始めます。 宛名より、小さめの文字で書いていきます。 住所の都道府県名は、 省略しないほうが丁寧であり、 番地も漢数字のほうが良いとされています。 会社名部署名は、 住所よりやや小さめの文字で、 なるべく１行で収めるように書きます。 会社名の株式会社などの省略は、 NG です。 役職名は、氏名の上に、 氏名より小さく書き入れます。 長い役職名の場合は、 氏名の右脇に書き入れます。 宛名は、表面の中でも、 最も大きな文字で、フルネームで書きます。 敬称は「様」が一般的です。 ほか内容に応じて、 御請求書在中、親展などの スタンプを押す場合もあります。 和封筒の裏面の書き方について、 確認しておきましょう。 裏面には、発送元の担当者名を 明記します。 手書きの場合、黒のペンで書きます。 封印は、糊で留めてから〆と書きます。 セロテープで留めるのは、NG です。 住所・会社名・部署名は、 封筒の中央より右側に書きます。 すべてを中央より 左側に書くという場合もあります。 発信者は、封筒の中央より左側に フルネームで書きます。 日付は、左上に小さく 投函する日を入れます。 縦書きでは、漢数字を使いましょう。 郵便番号は、アラビア数字で書きます。 和封筒に入れるビジネス文書は、 通常三つ折りにします。 封筒のサイズによっては、 折る必要のない場合もありますし、 四つ折りにする場合もあります。 折りの数は、できるだけ少なくし、 相手が封筒を開けた際に、 読みやすい状態にしておくことが マナーです。 三つ折りの場合は、 下から上に３分の１折って、 さらに上から下に折り重ねます。 相手の社名や名前に、 折り目が付かないように配慮するのも マナーです。 稀に見かけるのが、 宛名書きで敬称がないものや、 名前の誤字です。 どんなに優れたビジネス文書が書けても、 文書の顔に当たる封書で失礼があっては、 せっかくの信頼を失うことにも なりかねません。 よくある間違いは、会社名、役職名、 名前の間違いです。 それぞれ、正式名称、 正式な漢字を使うようにします。 会社名も、略称を使わず、 正式名称で記入します。 論外かもしれませんが、 様などの敬称がないものも、 稀にあります。 また、違った箇所を 修正液で消してあることもありますが、 間違えてしまったら、 必ず新しい封筒で書き直しましょう。 小さなことですが、大量に同じ文書を 発送する場合、 切手を貼り忘れていたり、 破れた切手が貼られていたり、 大きく傾いているものを 見かけることもあります。 大量に発送する場合でも、 相手に届くのは、 そのうちの唯一のものですので、 丁寧に扱って、 失礼のないようにしましょう。 封書の宛名書き後、発送手続きをして、 初めてビジネス文書を書いたという 業務が簡潔します。 封書の宛名にも、最新の注意を払って 確認するようにしましょう。