携帯電話・スマートフォンの電話応対を理解する

ビジネスでは固定電話同士での 通話が基本ですが、 会社から携帯電話やスマートフォンが 支給されて、 外出先で使用する場合もあります。 ここでは会社から支給される携帯電話、 スマートフォンを使って 通話する場合の 基本マナーについて確認しましょう。 相手の携帯電話や スマートフォンにかける場合は 固定電話にかけるとき以上に 相手への配慮やマナーが重要になります。 ビジネス上の連絡で 携帯電話やスマートフォンを使用して 通話する場合の 基本事項について確認しましょう。 まず電波状況を確認します。 途中で電話が切れたり、 会話が途切れないように 塩湯する携帯電話やスマートフォンの 電波状況を確認してからかけましょう。 メモを取れる環境で 電話をかけましょう。 緊急時でなければ メモを取れる状態で 落ち着いてかけましょう。 使用する携帯電話やスマートフォンの設定が 非通知設定になっていないか 確認します。 不審電話と思われないように 発信者番号を通知する 設定にしておきましょう。 静かな場所から電話します。 駅や駅前など 騒音の激しい場所では お互いの声が聞き取りにくく、 誤解を生じることもあります。 相手に不快感やストレスを与えないよう 静かな場所へ移動してかけましょう。 それではかけるときのマナーを 順を追って見てみましょう。 まず間違い電話になっていないか 確認してから話します。 携帯電話やスマートフォンの電話番号を 間違えて仕事の話を 始めてしまう人がいます。 相手を確認するため、 「鈴木様のお電話でよろしいしょうか？」 と声をかけてから話します。 相手の状況を確認してから話しましょう。 相手はどのような状況で 電話をとっているかわかりません。 用件を伝える前に 「今お話してもよろしいでしょうか？」と 確認してから話すようにしましょう。 外出先の人混みの中での通話では 情報漏洩に注意して話します。 特に顧客名や商品名などの 情報に関する話題には 気をつけます。 大切な情報が第３者に 聞かれることがないよう 話す場所、声の大きさに注意しましょう。 これは携帯電話に限らず 外出先の公共の場での会話時にも 注意すべきことと考えても良いでしょう。 相手の携帯電話やスマートフォンが 留守電サービスに切り替わった場合には 自分の会社名と名前を名乗ります。 そして用件のみ 簡潔に話すようにします。 限られた秒数で録音されるので、 長々と話すことなく 用件のみを簡潔に話すようにしましょう。 留守番電話にメッセージを残す場合は メッセージを聞いた相手が その後どうすれば良いのかを 明確にしておきます。 改めてこちらから電話をする場合は、 名乗った後「改めて 15 時ごろにご連絡させていただきます」 というように おおよその時間を伝えます。 相手からの電話をお願いしたい場合は、 用件と折り返し電話をいただきたいこと、 そして自分の電話番号を はっきりと伝えます。 携帯電話やスマートフォンにかかってきた 仕事の電話についても かけるときと同様に 相手への配慮が必要です。 会社用の電話では 社名と氏名を名乗ります。 出る場合は通話しても良い環境や 場所にいるかを判断しましょう。 公共交通機関など 通話が禁じられている場所に いることもあります。 通話できる環境に移動して こちらからかけ直すようにしましょう。 電話に出られない環境の時は、 留守番電話サービスに 出られない場合のメッセージを 入れておくと良いでしょう。 このほか、かける時と同様に 情報漏洩に注意して 話すようにします。 様々なシーンでの携帯電話、 スマートフォンの取り扱いについても 確認しておきましょう。 お客様との商談中の場合には、 目の前のお客様が最優先ですので 電話は切っておくことをおすすめします。 会議中やミーティング中の場合は マナーモードにしておきましょう。 もしも電話がかかってきた場合には、 重要な相手や急ぎの用件のみ 中座する許可をもらってから 席を立って対応します。 オフィス内の勤務中は プライベート用の携帯電話の利用は 極力避けます。 急ぎの用件で 出なければならない場合は 部屋を出て対応します。 急ぎでない場合は、 昼休みや終業後に かけ直すようにすると良いでしょう。 お客様に不在にしている担当者の 携帯電話番号を聞かれた場合、 一般に本人に無断で むやみに教えるのは NG とされています。 会社支給の電話で 担当者に許可を得ている場合は 教えても良いのですが、 本人の確認が必要です。 聞かれた場合は念のため 「こちらで連絡をとってお電話を 差し上げるようにいたします。」 と伝えると良いでしょう。 テレワークの導入によって 携帯電話やスマートフォンのみで 固定電話を置かない企業もあります。 基本としては、 相手にストレスや不快感を 与えないことを考慮して 対応します。 また社内ルールがある場合には、 確認した上で 携帯電話やスマートフォンを 利用すると良いでしょう。