伝言の預かり方をマスターする

ビジネスシーンでは 電話の相手から 伝言を預かることはよくあります。 内容をしっかりと把握して 正確に伝えるようにします。 電話を受けて 伝言を預かる際のポイントを 確認しておきましょう。 電話の相手から伝言を預かる際の 流れを確認します。 まず相手からの伝言を聞きます。 聞くべき要素は 相手の会社名と氏名、 連絡先、電話番号、 用件などがあります。 次に間違いないように 伝言内容を復唱します。 そして責任を持って伝言を 預かったことを伝えるため 自分の名前を名乗ります。 電話を終えたら、伝言メモを作成し、 伝えるべき相手の机の 目立つところに伝言メモを置きます。 伝言を伝える相手が 席に戻ったのを確認したら 口頭でも伝え、 確認してもらうようにしましょう。 電話中の内容の復唱では、 間違えを防ぐための 言い換え方法があります。 コールセンターなどで使われている手法で 通話用やフォネティックコードと 呼ばれています。 一部をご紹介しましょう。 数字では、 １と７、２と４の聞き間違えを防ぐために この読み方が使われています。 例えば会員番号の確認のため復唱します。 数字の４、数字の７ というように読み上げます。 アルファベットはメールアドレスなどを 聞く場合に使います。 文字は人の名前を聞く場合に使用できます。 これらは会社やコールセンターごとの ハウスルールもありますので ルールがある場合は それを優先して使いましょう。 伝言メモは会社のフォーマットがある場合は それを利用します。 ない場合には定型パターンがあるので 自分用に会員メモを作って 利用してみましょう。 メモに記載すべき必要事項には、 メモの宛先、 電話をいただいた方の会社名と名前、 電話を受けた時間、伝言、 要件を簡潔に書いて 自分の署名を入れます。 正確に記入したメモを 宛先である社内担当者の席の 目につく場所に置きます。 念のため席に戻った相手を見かけたら 口頭でも伝えると良いでしょう。 これらはメールで伝える場合もありますが、 その場合も伝言メモに記入する この情報を含めるようにすると 良いでしょう。 電話に出て 伝言を扱ったら、 責任を持って取り次ぐべき人へ 正しく伝えることが大切です。 漏れのないように伝えるようにしましょう。 このレッスンでは 伝言の預かり方について解説しました。