メール本文の書き方について理解する

ビジネスで利用する社外メール本文の ポイントを要素ごとに解説します。 用点を的確に表現するためのコツを 理解しておきましょう。 件名は見ただけでメールの主旨を 理解できるものにします。 ビジネスでは一日に 100 件以上のメールを やり取りすることもあります。 確実に開封されるようにするために 工夫すると良いでしょう。 簡潔にしようとするあまり 件名に「お願い」や「ご提案」とだけ 記すと、セールスメールと勘違いされる こともあります。 これだけではわかりにくいため、 後回しにされたり、 読まれないという場合もあります。 いつ、何を、どうしたいのかを 簡潔に表現することが大切です。 特に重要な場合は、 件名の先頭に「緊急」や「重要」と 入れたり、 内容の概略を明示する場合は、 「案内」「報告」などを付加しても 良いでしょう。 本文１行目には、宛先の名前を入れます。 書き方は会社名・部署名・役職名・ 個人名の順で敬称として「様」を入れます。 会社名では （株）など 略すのではなく、 「株式会社」まで入れます。 初めて送信する場合は、 名前はフルネームの方が 丁寧な印象を与えます。 本文の最後の挨拶では、 「お世話になっております。」が 一般的です。 他、相手との関係やいただいたメールへの 返信など内容に応じて 「早速のご連絡ありがとうございます。」や 「ご無沙汰しております。」などを使ったり より丁寧にしたい場合は、 「いつもお世話になっております。」などを 入れます。 メール本文では、宛先の後に 差出人である自分を名乗ります。 書き方は宛先と同じように 「株式会社山田商事、営業部の田中です。」 というように、自分の正式な会社名と 所属部署、名前を入れます。 初めてメールを送る相手には、 さらに「営業サポートを担当しております、 田中と申します。」というように 簡単な自己紹介を つけ加えると良いでしょう。 開封したメールをスムーズに読み進めて もらうために、最初に名乗っておくことが 大切です。 メール本文はわかりやすく 簡潔に書きます。 例えば、メールの主旨を先に書くというのも コツのひとつです。 「納品日をご連絡いたします。」や 「〇〇の件をご報告します。」など 主旨を入れると、その先の内容を 想定しやすくなります。 次に本文として長文を控え 簡潔に伝えたい内容を書きます。 相手に何を伝えたいのか、 依頼したい場合は期限や締め切りは いつなのか、相手に何をして欲しいのかを 明確に書きます。 内容に応じて、箇条書きにするなど 工夫すると良いでしょう。 末文として締めくくる言葉としては 「よろしくお願いたします」が一般的です。 お願いごとでは、 「ご検討のほどお願いいたします」や 「ご協力いただけますように お願いいたします」とする場合もあります。 内容に合わせて臨機応変に 相手が気持ち良く メールを読み終えられるような 言葉で締めくくりましょう。 印象を良くする本文のポイントとしては、 読みやすくするため、 文字数・改行・行間の配慮をしましょう。 箇条書きでメリハリをつけるのも 良いでしょう。 専門用語を控えて わかりやすく書くようにします。 相手の環境を考慮して、 メール送信トラブルを 避けるようにしましょう。 相手の会社のルールによっては、 禁止事項があるということも ありえます。 例えば、HTML メールは禁止で テキストメールのみを許可している場合や 添付ファイルの容量制限を もうけているという場合もあります。 また、添付ファイル自体を禁止して、 共有ファイルは URL で 指定することを推奨しているという 場合もあります。 最後に入れる署名は、 名刺と同様の役割りを果たします。 会社名・部署名・名前・ 電話番号・FAX 番号・メールアドレス・ 会社のホームページの URL などを入れます。 このメールの署名については メールソフトの設定ができるように なっていますので、 用途に応じて登録しておきましょう。 このレッスンでは、 相手に伝わりやすい メール本文のポイントについて 解説しました。