メール本文に必要な要素と型ついて理解する

ビジネスで利用する電子メールの種類と メールの構成要素について解説します。 メールには社内業務でやり取りする 社内メール、 社外取引先企業とやり取りする 社外メールがあります。 内容によって、社外の取引上、必要な 社外メールと、お礼・挨拶状などの 社交メールに分類することができます。 メールの内容や相手に応じて 適切な言い回しがありますので、 基本の型を知っておくと良いでしょう。 本文の構成要素について 社外へのメールを例に見てみましょう。 メール本文の主な要素には、 件名、宛先の名前と敬称、 挨拶、発信者の名前、 メールの主旨・本文、 末文、署名とあります。 社内メールの場合、 その本文はより簡略化して迅速に やり取りできるように簡潔に書きます。 宛先、件名、 宛先の名前と敬称、 自分の名前を名乗ってから 主旨と用件を入れて 末文で締めくくります。 最後に社内用の署名を入れます。 社交メールの場合は、 主旨を最初に入れると 相手も読み進めやすく 伝達がスムーズにできます。 宛先、件名、 宛先の名前・敬称の後、 挨拶と自分の名前を名乗ります。 主旨を記述し末文で締めくくり 署名を入れます。 社内メールでは、丁寧語でいいのですが、 社外、社交メールでは、 相手を敬う尊敬語・謙譲語を使います。 ビジネスでやり取りするメールでは、 要領を得ない本文だと、 相手に迷惑をかけることになります。 社内でひな形データとなる フォーマットを用意している場合も ありますが、 本来の伝えたい情報を的確に 表現して要点をおさえたメール文が 書けるようになりましょう。 このレッスンでは、 メール本文の構成要素について 解説しました。