受付でのマナーを知る

面談先の相手企業に到着後、 受付のマナーを知ってきましょう。 大きな会社では 受付に時間がかかる場合もありますので、 10 分前までに 受付に着くようにします。 また無人の電話受付もありますので、 主な受付のタイプ別に どのように取り次いで貰えば良いのかを 確認しておきましょう。 受付での基本マナーでは まず面談先の建物に入る前に コートやマフラーなどは脱いで 片手で持っておきます。 約束の２、３分前に受付します。 同行者がいる場合は、 目下のものが受付に向かいます。 人がいる受付では 自分の社名と名前を名乗り、 面会先の部署名、担当者、 約束の有無を伝えます。 例えば「お世話になっております。 山田商事の鈴木です。 候補部の田中様と 15 時の お約束で参りました。 お取次いただけますでしょうか。」 というように話すと良いでしょう。 セキュリティの関係で 面会表へ記入することもあります。 面会者の欄には 相手の名前と敬称の 「様」をつけて記入します。 警備体制が厳しい官公庁などの場合は、 警備員室での受付ということもあります。 相手先の会社のルールに従って 対応しましょう。 受付に人がいない場合や 電話のみ置いてある場合、 また受付自体が ないという場合もあります。 無人受付の場合は、 担当者の内線番号とともに 電話が置いてあることが多くあります。 受付の電話で連絡するときは、 面会先の部署、名前をよく確認してから 電話します。 相手が電話に出たら、 自分の社名と名前を名乗り、 受付に到着したことを告げます。 担当者が不在で別の人が出た場合は、 電話口の人に 社名と名前を名乗って 取り次いでもらいます。 受付のない会社もあります。 その場合には、 近くの人に声をかけて 自分の会社名、名前を名乗って 面会先の人に取り次いでもらいます。 訪問先では 受付でも見られているという 意識を持って 礼儀正しく行動しましょう。 応接室や面談ブースに 案内されてからの基本マナーも 知っておきましょう。 まず会釈して入室します。 席を指定されない限りは 下座へ座ります。 荷物は足元に置き、 コートなどは椅子の背もたれに掛けます。 面談に必要な書類や 筆記用具などは、机に出しておきましょう。 お茶などの飲み物を出されたら、 相手を待つ間は 口をつけても良いでしょう。 相手と一緒に出されたら、 相手に勧められるまで待ちましょう。 椅子の座り方は、 背筋を伸ばして浅めに腰掛けます。 背もたれにもたれたり、 足を組んだりしないようにしましょう。 挨拶して商談に入ります。 ノックがあったら席を立ち、 あいさつします。 一般的なあいさつとしては 「本日はお忙しい中、 お時間をいたただきまして ありがとうございます。」 というように 相手の仕事の時間を 割いてもらったお礼を言いましょう。 初対面の場合には 名刺交換をします。 その後面談を開始します。 あなたの態度やふるまいは、 訪問先の社内の人も 注目しているという場合もあります。 社内を案内されているときも キョロキョロすることなく 堂々と振る舞いましょう。