訪問時の流れとアポイントの取り方

ビジネスの現場では 取引先に訪問することもあります。 自然なアポイントの取り方と 訪問時の流れを理解しておきましょう。 訪問当日の前に先方の都合を聞いて アポイントをとります。 アポイントを取る際の確認事項を 知っておきましょう。 事前の訪問の目的を整理して 電話やメールで用件を伝えておきます。 その際の基本となる確認事項は ４点です。 まず訪問日時、 訪問日時は相手の貴重な時間を 割いていただくため、 相手の都合を優先します。 同行者がいる場合は 同行者のスケジュールを確認してから アポイントをとります。 次に訪問の目的を はっきりと伝えておきます。 先方も準備ができるので、 話がスムーズに進められます。 また詳細説明や資料を持参するような場合、 同席いただける方や 関係者の人数なども確認しておくと、 用意する資料の数があらかじめ 準備しやすくなります。 そして所要時間です。 相手の仕事の予定を立てやすくするためにも どの程度の時間を要するのかを あらかじめ伝えておくと良いでしょう。 そして打ち合わせ場所。 訪問先の担当者の部署に 直接伺うのが一般的ですが、 ミーティングルームなど 別フロアや別棟に 用意している場合もあります。 年のため、ビルやフロア、 総合受付か部門受付かなどを 確認しておくと良いでしょう。 訪問に際して 直前に慌てることのないよう しっかり準備しておきましょう。 訪問当日は事前に 準備、確認をしてから出かけます。 持参するもの、 身だしなみをチェックしましょう。 訪問先の建物には 約束の 10 分前には 到着するようにします。 約束の２、３分前に 受付で取り次いでもらいます。 先方指定の応接室や面談ブース、 受付待機ブースなどに案内されます。 応接室や面談ブースに 面談する相手がきたら挨拶します。 また初対面の場合は 名刺交換します。 その上で面談を開始します。 予定の時間内で面談を終えて、 お礼を言ってから退出します。 会社によっては受付に 人のいない場合や電話だけ 置いてあるという受付もあります。 受付のない場合は 近くの社員に声をかけて 自分の会社名、名前を名乗り、 相手先担当者に取り次いでもらいます。 電話などがある場合は 面談先の人の電話番号、 受付番号へ電話して、 社名と名前を名乗り、 指示を待ちます。 初めて訪問するというときは 緊張を伴いますが、 事前準備をきちんとしていれば 自信を持って 堂々と振る舞うことができます。 取引先とのスムーズな コミュニケーションを図るためにも 訪問時の基本マナーを 身につけておきましょう。