伝わる話し方を学ぶ

ビジネスで会話する相手に 伝わる話し方をするためには、 どのようにすれば良いのでしょうか。 具体的な方法を確認してみましょう。 ビジネスにおける話し方では、 聞き手にわかりやすく話すことが 大切です。 いくつか工夫すると 良い点がありますので、 見ていきましょう。 まず話す順番を意識しましょう。 いきなり説明が始まってしまうと、 なんのことを話しているのか 理解できない場合があります。 何を話すのか、 テーマを先に話します。 例えば、 A 社との商談の進捗について 話します。 今月のキャンペーン企画について話ます など、相手もなんの話かわかっていると、 その先の話の理解が 速くなります。 社内で前提が共有されている場合には、 結論や重要なことを 先に話すと良いでしょう。 テーマについて話した後、 結論を先に話すことによって、 相手はこの話の後、 どのように対応すべきか 判断しやすくなります。 前置きが長いと、 肝心の結論が うまく伝わらないことがありますので、 結論から申しますと、 と話し始めます。 例えば結論から申しますと、 昨日の鈴木商事への提案は、 通りませんでした。 この背景として ２つの原因が考えられます。 １つ目の原因は、 ２つ目の原因は、 というように結論を先に言ってから、 その経緯や理由について 簡潔に話しましょう。 また、複数の項目を説明したい場合には、 いくつ要点があるのかを 先に話すと良いでしょう。 例えばポイントは３つあります。 その理由は２つあります。 というように話します。 聞き手は、項目がいくつあるかを 意識して聞くことができるので、 頭の中が整理されて、 理解が進みます。 次にわかりやすく 伝えるためのポイントについて 見てみましょう。 まずは、文章を簡潔に まとめると言うことです。 情報はシンプルに伝えたほうが、 相手にとってわかりやすいからです。 １つの文に１つの伝達内容、 つまりワンセンテンス、 ワンメッセージを心がけてみましょう。 そして、専門用語や 業界用語は使わないようにしましょう。 これは相手に伝わる言葉を選ぶ ということです。 社内では、 気にならない言葉も お客様にとって、 わかりづらい専門用語や 業界用語もあります。 相手に応じて、 お互いが理解できる 共通言語で話すようにしましょう。 事前準備が可能な場合は、 話す内容は予め 構造化しておくと良いでしょう。 図のように話したい内容を パーツに分類します。 そして相手にとっての重要度や 優先順位を考慮して、 階層構造に組み立てます。 このような階層構造のメリットは、 話す本人が全体像を把握でき、 それぞれの関係性が わかるということです。 この図は、会社の組織図のようにも 見えますね。 組織図も会社の全体像や 関連性を把握できる図のひとつです。 ビジネスでわかりやすく話すには、 要点を整理し、 頭の中で全体像を 見渡せる状態にしておきましょう。 誰かに何かを伝えるとき、 相手はあなたが話す情報に 初めて触れる人と考えましょう。 何も知らない相手に あなたの話を理解してもらうには、 どのような順番で、 どのような言葉を使って 伝えるとわかってもらえるかを 意識して話をしてみると良いでしょう。