会議のファシリテーションスキル

日々の会議のファシリテーションも、 BA の重要な仕事です。 １人の BA が担当する会議の費用が 年間合計で 100 万ドルを 超えることは珍しくありません。 ファシリテーションに問題があるために、 大半の時間が無駄になる会議も よくあります。 これは、仕事時間の半分を要求関連の会議に 費やしているブレイディにとっても 大きな問題です。 ファシリテーションの主な役割は、 参加者の時間を有効に使うこと、 会議の目的を達成すること、 その目的を全員に意識してもらうこと、 といえます。 少人数の簡単な打ち合わせから 高度な経営判断のための会議まで、 ファシリテーションのスキルは 生涯をかけて学び続けるものです。 ファシリテーションは、 事前の準備から始まります。 ブレイディは毎日忙しく 準備のために必要な時間が なかなか取れません。 BA として経験を積むほど、 事前の準備が会議そのものの成否を 分けるほど重要なものであることは 深く実感しています。 当初は簡単な議題を用意するだけで、 目的は明記せず、成果の確認も できていませんでしたが、 ブレイディはこれを改め、会議の目的、 目指す成果、アクティビティや トピックを明記したアジェンダを 作成するようになりました。 会議の目的には、 「この会議がなぜ必要なのか」 をわかりやすく書きます。 例えば、「このタイプの製品を新たに 追加することで、 ユーザーワークフローの どの部分に影響があるかを、 話し合いで探る」というような書き方です。 目指す成果には、その会議によって 生み出したい成果を具体的に記します。 例えば、「この会議が終了するまでに、 カスタマーサービス部門に提出する ユーザーワークフローインパクトを まとめ上げ、 このほかのユーザーグループへの 対応計画を策定する」 というような書き方です。 会議には決定が必要なことも多く、 どんな事柄についての決定を、 誰と誰で下すべきなのかを、 目指す成果の部分にわかりやすく 記載することが、非常に重要です。 会議では、決定の当事者を 明記することに加え、 各人の役割を、該当分野の専門家、 影響を受けるグループ、決定者、 というように明確にすることも大切です。 会議の目的と目指す成果をまとめる作業で 心がけたいのは、 「１条 B 項の要求を完成する」…