Ordinare i dati

- [Istruttore] Mentre lavori con elenchi in Excel, non è raro voler riorganizzare l'ordine delle righe all'interno di un elenco; lo chiamiamo ordinamento. E sebbene ci sia un modo per ordinare per colonne, spostando le colonne a sinistra ea destra, quasi sempre ordinare significa riorganizzare l'ordine delle righe in base a ciò che vediamo in una o più colonne. Mentre guardiamo questo foglio di lavoro qui, si chiama Ordinamento, è nella cartella di lavoro 10 - Funzionalità di gestione dei dati, sembra essere ordinato per colonna H o J ordine decrescente. Potremmo volerlo riorganizzare per Dipartimento. Ogni volta che stai per ordinare un elenco, se ci sono altri dati sullo stesso foglio di lavoro, ho i dati a destra, ne ho bisogno lì, forse ho più strada a destra, ne ho bisogno lì, ma certamente non voglio ordinarlo insieme alle altre righe. Quindi, prima di ordinare un elenco, assicurati sempre che il tuo elenco sia delineato da almeno una colonna vuota a destra, e se capita che ci sia una data sotto di esso, assicurati di avere alcune righe vuote che separano anche quei dati. Quando siamo pronti per ordinare possiamo evidenziare i dati o se sappiamo che non abbiamo righe o colonne vuote al suo interno, possiamo semplicemente fare clic all'interno dei dati e iniziare a utilizzare i comandi di ordinamento. Non è una cattiva idea, in particolare se non vedi i dati da un po 'o qualcun altro te li ha inviati, fai clic all'interno dei dati premi Ctrl A, pensa a A per tutti, quindi premi Ctrl . un paio di volte. Questo sposterà semplicemente la cella attiva dietro gli angoli dell'intervallo. Quello che non vuoi che accada è finire per ordinare e poi renderti conto che solo alcuni dei tuoi dati sono stati ordinati. Scendiamo in fondo qui, continuiamo a premere Ctrl ., e di nuovo, non devi farlo molto spesso, solo un rapido promemoria. Ok, siamo pronti per ordinare, possiamo mantenere i dati evidenziati o fare clic al loro interno. Nella scheda Home, vedrai Ordina e filtra, puoi fare clic lì e quindi andare in ordinamento personalizzato oppure, puoi andare alla scheda Dati e utilizzare i pulsanti Ordina più grandi proprio qui. Ordina, questo non dice ordinamento personalizzato ma significa la stessa cosa. Due piccoli pulsanti qui arriveremo in un minuto. Ordina, Excel evidenzia i dati e se c'è una riga di intestazione, Excel quasi sempre lo capisce, se è così, vuoi assicurarti che questa casella sia selezionata, non vogliamo che la riga 1 venga trattata come tutte le altre. Rare volte non avresti un'intestazione, ovviamente questo dovrebbe essere deselezionato. Possiamo ordinare sulla base di ciò che è in una colonna, due colonne, tre colonne, le versioni precedenti di ordinamento ci permettono di lavorare solo sulla base di tre, ora possiamo arrivare fino a 64. Vogliamo il nostro raggruppamento principale qui, diciamo per Dipartimento. Quindi ordina per, fai clic sulla freccia a goccia, mostra i nostri nomi di campo, Dipartimento ora in alcuni reparti ci saranno molte persone lì, quindi mentre stiamo guardando quel dipartimento, potremmo voler aggiungere un livello. Ordiniamo per stato. E potremmo anche, in alcuni dipartimenti, avere molte persone con lo stesso status e lo stesso dipartimento, quindi possiamo aggiungere un altro livello forse anche un altro livello. Se si tratta di un campo di testo, probabilmente vuoi che questi siano in ordine alfabetico. Se si tratta di un campo numerico, ad esempio, quel terzo livello in cui potremmo volere che questo sia per anni, considera se vuoi che sia dal più piccolo al più grande o dal più grande al più piccolo. E abbiamo un quarto livello qui per nome del dipendente. L'ordinamento è molto veloce, fai clic su OK, a volte sembra praticamente istantaneo. Stiamo per vedere un nuovo elenco, ordinato per dipartimento, all'interno di ciascun reparto in ordine per stato, all'interno di quello per anni all'interno di quello per nome del dipendente. Ed eccolo qui. Ci sono un sacco di persone a contratto Account Management, ecco le persone a tempo pieno. Parecchi di loro qui. Gestione dell'account delle persone a tempo pieno. Si noti che nella colonna F, anche se non vediamo l'intestazione, sono anni di servizio. Quindi sono in ordine per anni di servizio. E in questo gruppo proprio qui, hanno lo stesso status, anni di servizio, dipartimento, sono in ordine alfabetico. Hai rapidamente la sensazione di ciò che l'ordinamento fa per te. Sposta semplicemente le file su e giù, quasi sempre. In un secondo momento, se si desidera semplicemente riordinare questo elenco per Nome dipendente, è possibile fare clic da qualche parte nella colonna A, fare clic sul semplice pulsante A Z proprio qui, andando a riorganizzare l'intero elenco per Nome dipendente. Ora, se l'ordinamento successivo che fai, immediatamente o poche ore o giorni dopo se facciamo clic nella colonna C e quindi scegliamo A Z, ora stiamo riorganizzando i dati in base a ciò che è nella colonna C, ma Excel ricorda che in questo momento è in ordine per nome del dipendente, quindi ora all'interno di ciascun reparto è in ordine per nome del dipendente. E se in un secondo momento torno e clicco nella colonna D, ho intenzione di ordinare per Stato, Excel ricorda gli ordini precedenti. Quindi a volte quando si ordina su più livelli, se si ricorda che l'ultimo ordinamento prevale sempre ma ricorda l'ordine precedente, è anche possibile utilizzare questi pulsanti in successione man mano che ci si sente più a proprio agio con l'ordinamento. Inoltre, di tanto in tanto, ci sono opzioni speciali qui, puoi ordinare su Cell Color, non ne abbiamo sullo schermo qui, o per Font Color, o se hai familiarità con le icone di formattazione condizionale puoi ordinare anche su quella base. Se c'è quella necessità occasionale ma rara di ordinare spostando le colonne a sinistra ea destra, salterai in Opzioni e vedrai quella scelta, Ordina da sinistra a destra. Quindi l'ordinamento è generalmente infallibile, veloce, relativamente facile ed è assolutamente indispensabile quando si lavora con grandi elenchi di dati.