Utiliser le rétroplanning

À l'inverse de la planification dont le but est d'estimer la date de fin d'un projet compte tenu de toutes ses contraintes comme par exemple les ressources, le budget et les délais, la rétro-planification a pour but de partir d'une date de fin figée d'un projet, d'une tâche et de fixer et planifier les tâches nécessaires à sa bonne réalisation dans la limite du temps défini. Il faut donc partir de l'objectif final et le découper progressivement en sous-objectifs. Par exemple, vous voulez avoir prospecté l'ensemble d'un marché à une date précise. Cet objectif pourra avoir comme sous-tâche de déterminer les entreprises cibles, puis de chercher leurs coordonnées, puis de les contacter pour leur présenter votre offre et ainsi de suite. Comme vous pouvez le constater, il faut partir du plus global pour aller vers les tâches les plus élémentaires. Vous pouvez estimer être arrivé à la fin du découpage lorsque chaque tâche correspondra à un travail bien distinct affecté à la responsabilité d'une seule personne. Le rétro-planning nécessite donc de passer par quatre étapes principales. La première est de lister de manière exhaustive toutes les tâches nécessaires à la réalisation de votre projet. Si vous anticipez dès le début toutes les tâches à réaliser, vous éviterez de mauvaises surprises ensuite. La deuxième étape est de placer toutes les tâches par ordre de réalisation. Certaines tâches doivent en effet obligatoirement être faites avant d'autres. Puis, vous devez déterminer les « deadline » à ne pas dépasser pour chaque étape en prévoyant toujours une marge de manœuvre permettant d'intégrer d'éventuels imprévus. Et enfin quatrièmement, il vous faudra répartir les tâches et attribuer les responsabilités de chacun. Ainsi, chacun sera conscient de ce qu'il a à faire et pour quand il doit le faire. Vous pouvez réaliser votre rétro-planning à partir de n'importe quel logiciel de traitement de texte ou à partir d'Excel. Il y a au moins quatre colonnes à prévoir. La première que l'on appelle « Tâche » sera dédiée aux tâches à accomplir. L'idéal étant de regrouper les tâches par rubrique, par exemple : communication, matériel, rendez-vous. La deuxième colonne nommée « Responsable concerné » permettra de préciser qui doit prendre en charge la tâche. La colonne numéro trois peut s'appeler « Date butoir » et permettra de préciser les dates auxquelles la tâche devra être réalisée. La quatrième colonne peut être appelée « État d’avancement ». Elle permettra de préciser le statut de chaque tâche comme par exemple : reste à faire, en cours, fait, en retard. Vous pouvez bien sûr en fonction de vos besoins, ajouter le nombre de colonnes nécessaires comme le budget affecté ou le nom des fournisseurs par exemple. Vous retrouverez un exemple dans les fichiers d'exercice. Vous aurez ainsi un rétro-planning vous permettant de gérer au mieux votre temps afin de réaliser vos projets, vos tâches de manière optimale dans le temps préalablement défini.