Optimiser son utilisation des e-mails

La gestion de votre messagerie peut devenir très vite chronophage si vous ne suivez pas quelques règles de base concernant son utilisation. Répondre aux e-mails dès leur réception peut donner l’impression de travailler et d’être très disponible. Mais dans les faits, cette stratégie s’avère être une perte de temps qui en plus limite le recul et la réflexion. Une interruption par un mail est comme une interruption par téléphone. Il faut en moyenne sept minutes pour ensuite retrouver la concentration. Comme pour le téléphone, certains me diront qu’ils ne répondent pas mais laissent les alertes mail actives pour surveiller les éventuelles urgences. Et comme pour le téléphone, je leur répondrais que le questionnement interne concernant le sujet, l’urgence de ce mail que va produire en vous la vue de cette alerte aura le même effet en termes de déconcentration que si vous aviez lu le mail. Il faut donc, quand vous avez besoin de concentration, quitter tout simplement votre messagerie électronique. Il existe également quelques astuces afin de gérer au mieux la lecture et le traitement de ces mails. Le premier point est d’éviter de lire vos messages ou d’y répondre au fur et à mesure de leur arrivée. Si vous faites cela, vous serez interrompu en permanence et vous perdrez du temps à essayer de reprendre sans cesse le fil de vos activités et retrouver votre concentration. Vous devez donc regrouper le traitement des courriels en trois ou quatre fois par jour maximum. Choisissez les moments les plus opportuns pour vous pour le faire en fonction de vos activités et de vos obligations. Il parait intéressant par exemple de le faire en arrivant au bureau pour prendre connaissance des demandes et urgences, puis de les intégrer à votre emploi du temps. Une deuxième consultation en fin de matinée ou après la pause déjeuner peut vous permettre d’intégrer dans votre après-midi les imprévus, et pourquoi pas en fin d’après-midi, pour pouvoir partir l’esprit tranquille du bureau en sachant qu’on a tout traité ou programmé au lendemain. Il est également fortement conseillé d’utiliser des couleurs qui vous permettent de faire des catégories dans vos mails et de distinguer par exemple les messages en interne qui vous sont adressés à vous seulement, les messages où plusieurs personnes sont en copie et dont vous n’êtes pas le destinataire principal et les e-mails des clients, de votre responsable ou de vos collègues. Vous pourrez ainsi gérer vos priorités par couleur en traitant par exemple en priorité les mails des clients, les mails de votre responsable et de vos collègues, puis les messages internes et les copies uniquement quand vous aurez le temps. Le dernier point important est d’éviter la perte de temps générée par l’infobésité. L’infobésité, c’est un concept couvrant le trop-plein d’informations reçues, appelée aussi « la surcharge informationnelle » ou « surinformation ». Il existe de nombreuses causes d’infobésité. L’une des premières causes de surabondance d’informations est la mauvaise utilisation du courrier électronique. Entre ceux qui se disent merci à chaque échange d’informations par mail et ceux qui inondent leurs collègues d’informations inutiles en mettant systématiquement toute la terre en copie, la liste est longue. Ne soyez pas de ceux-là. Une autre cause d’infobésité est la volonté de ne rien rater en termes d’information sur son secteur d’activité, sur son métier, sur le marché. C’est donc la fâcheuse tendance à vous abonner à un nombre considérable de « newsletter » en tout genre que vous ne lirez jamais. Faites le tri et ne gardez que les plus pertinentes. De plus, pensez à vous abonner sur votre adresse personnelle et pas professionnelle afin de ne pas surcharger celle-ci, au risque de passer à côté de messages importants. Enfin, déterminez un moment précis d’une durée limitée pour aller lire ces « newsletter » et vous tenir informé. Toutes ces astuces vous permettront d’avoir une utilisation de votre messagerie électronique beaucoup plus efficace et d’éviter de perdre votre temps.