Gérer les imprévus

C’est bien connu, le propre des plannings réglés au millimètre est qu’ils sont impossibles à tenir. Impossible d’imaginer une journée qui va se dérouler sans demandes inattendues, sans difficultés non envisagées et sans retards dus à des tiers. Il serait donc totalement inconscient de ne pas prendre en compte ces évidences et de ne pas laisser dans son planning du temps pour intégrer l’imprévu. Pour cela, il est recommandé de ne planifier que 60 % de son temps de travail. Certains d’entre vous se demandent certainement à quoi peuvent bien servir les 40 % de temps restant. Et pourtant les 40 % restant, si tout se passe normalement, devraient être vite re-remplis par des imprévus urgents à gérer. Prenons l’exemple d’une journée de travail de huit heures. Si on suit la règle du 60-40, il s’agira ici de ne planifier que cinq heures et de laisser trois heures vacantes. Ces trois heures restantes serviront à réaliser les routines et à absorber les imprévus. Il est réellement inutile de surcharger de tâches vos journées. Ça ne rentrera pas, vous ne serez pas capable d’en réaliser la totalité et cela n’aura pour seul effet que de vous stresser et de vous décourager et si par chance vous atteignez votre quota de tâches car la journée a été calme et qu’il vous reste du temps, vous profiterez de ce temps supplémentaire libre pour faire ce que vous n’avez jamais le temps de faire. Votre matrice Eisenhower déborde certainement de crapauds, de tâches ni urgentes, ni importantes, que vous repoussez inlassablement faute de temps, comme du classement ou du rangement. Vous saisirez ce moment pour enfin les faire, ce qui vous remplira de satisfaction. Vous pourrez également prendre de l’avance sur les tâches à venir et attaquer le jour suivant satisfait et avec encore plus de motivation.