Fixer des tâches SMARTE

De manière générale, nous fixons nos tâches de manière spontanée et souvent sans réellement y réfléchir. Pourtant pour certaines tâches particulièrement importantes et conséquentes, les faire de façon posée et réfléchie peut avoir plusieurs avantages, comme optimiser son organisation, anticiper et/ou éviter les problèmes, être pragmatique et surtout gagner du temps. C’est en cela que la méthode SMARTE a toute son utilité. Les tâches SMARTE sont créées selon les critères qui sont définis par les lettres de son acronyme. Plusieurs versions de cet acronyme existent et sont utilisées dans différents contextes. Je vais vous présenter la version de l’acronyme la plus utile en termes de gestion du temps. Être SMARTE, c’est le meilleur moyen d’être efficace. En effet, cela permet de nommer précisément sa tâche, de fixer la date butoir à laquelle elle doit être accomplie et de définir ce qu’on veut obtenir de manière quantitative. SMARTE est un acronyme anglais mais il peut être traduit en français de la manière suivante : S comme Spécifique, M comme Mesurable, A comme Atteignable, R comme Réaliste, T comme Temporellement défini et E comme Éthique. Le principal usage de SMARTE est de vous indiquer dès le départ les caractéristiques que doit avoir une tâche, un objectif et ainsi maximiser vos chances de réussite. Alors, voyons dans le détail à quoi cela correspond. « Spécifique » signifie que la tâche doit être précise - quoi, où, quand, comment – et adaptée au contexte personnel. Une tâche spécifique indique clairement ce que vous souhaitez obtenir. « Mesurable » veut dire que vous devez pouvoir savoir si vous l’avez réalisée. La tâche doit donc contenir un critère chiffré que vous devez pouvoir mesurer. « Atteignable » signifie qu’il faut que la tâche soit réalisable dans le cadre temporel fixé. « Réaliste » veut dire que la tâche doit être accessible même si elle demande un effort. Une tâche irréaliste vous découragera d’entrée. Être ambitieux, c’est bien, mais se fixer des tâches réalistes, c’est mieux. Il faut donc être en mesure de réaliser la tâche dans la situation actuelle avec les ressources dont vous disposez. « Temporellement défini » signifie qu’elle est assortie d’un délai et d’un cadre temporel, d’une échéance. En effet, une tâche sans échéance aura tendance à être repoussée et à s’étaler dans le temps, voire à ne jamais être réalisée. Il faut savoir s’accorder suffisamment de temps pour ne pas trop stresser sans pour autant s’accorder trop de temps pour rester performant et ne pas procrastiner. Et enfin « Éthique » car la tâche que vous vous fixez doit être en accord avec vos valeurs. Vous devez déterminer les véritables motivations qui vous poussent à agir et vérifier qu’elles sont éthiques. La méthode SMARTE vous permet donc de répondre aux pièges d’une tâche trop vague. Elle vous permet de vous focaliser sur l’essentiel. En ayant une tâche formulée précisément, vous indiquez clairement et explicitement ce que vous souhaitez obtenir. Vous pouvez même éventuellement lister les éléments sur lesquels vous ne souhaitez pas traîner. Rappelez-vous la Loi de Pareto vu dans un chapitre précédent qui nous dit que c’est 20 % de notre investissement qui nous permet d’obtenir les 80 % de résultat voulu. Eh bien, avec une tâche SMARTE, vous appliquez la Loi de Pareto sans faire d’effort. La méthode SMARTE vous oblige également à vous limiter dans le temps pour produire le résultat attendu. Cela vous oblige à vous concentrer sur l’essentiel et à ne pas perdre de temps sur le superflu, voire le futile. La Loi de Parkinson explique que toute action tend à occuper le temps qui lui est alloué, imaginez si vous ne bornez pas ce temps. Là encore, la méthode SMARTE vient à votre aide et vous permet de respecter la Loi de Parkinson. Elle vous permet de ne pas subir de retard sous prétexte de se retrouver, en cours de réalisation, en manque d’outils ou d’informations. En écrivant une tâche accessible et réaliste, vous pouvez lister tous ces éléments et vous assurer de leur disponibilité. Et comme vous avez une date butoir à respecter, cela vous engage personnellement à terminer cette tâche et vous oblige à planifier. Définir une tâche selon les préceptes SMARTE vous assure donc d’éviter les problèmes et d’être plus efficace. Mais il ne faut pas tomber dans l’excès et accorder trop de temps à la définition de votre tâche sous risque d’effet contraire et que les bénéfices de la méthode SMARTE soient annulés. L’expérience vous permettra d’éviter ce genre d’écueil et d’être de plus en plus rapide tout en devenant de plus en plus efficace. Vous l’aurez compris, la méthode SMARTE est un outil utile à la bonne gestion de votre temps.