Aborder les neuf lois principales

Je vais vous parler des neuf lois du temps et de l’organisation qu’il faut avoir en tête quand on parle de gestion du temps. La première de ces lois est la loi de Parkinson dont l’inventeur est Cyril Northcote Parkinson, historien britannique né en 1909. Cette loi dit que le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement. Tout travail tend donc à se dilater pour occuper tout le temps qui lui est imparti. En d’autres termes, « plus on a de temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche prend du temps. » Définir des temps de réalisation adaptés à chaque tâche permet donc de réaliser un travail de qualité dans un délai optimal. En plus de fixer des délais réalistes, il faudra également faire des points réguliers pour voir l’avancement des projets et si nécessaire, réajuster son planning. La deuxième loi que l’on doit à Edward Aloysius Murphy Jr., ingénieur aérospatial américain né en 1918 est la loi de Murphy. Cette dernière nous dit que toute chose « prend plus de temps qu’on ne l’avait prévu ». En effet, impossible d’éviter les imprévus si ce n’est en essayant de les prévoir. Nous reviendrons plus tard sur la notion de gestion de l’imprévu. La troisième loi est la loi d’Illich dont l’inventeur est Yvan Illich, penseur né en 1929. Cette loi dit qu’« au-delà d’un certain seuil de travail, l’efficacité humaine décroît voire devient négative ». Inutile donc de se mettre la pression, de se stresser et d’intensifier ses cadences car cela conduit à l’inverse de l’effet souhaité, c’est contre-productif. Mieux vaut faire des pauses pour être plus productif. En effet, travailler alors qu’on devrait se reposer ou se restaurer donne l’illusion d’être efficace mais ne l’est pas. La quatrième loi est la loi de Carlson, de Sune Carlson, économiste suédois né en 1909. Cette loi nous indique qu’« un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie que lorsqu’il est réalisé en plusieurs fois ». Cette loi explique que les interruptions sont mauvaises pour la productivité et qu’il faut donc se protéger des voleurs de temps qui morcellent le travail. La cinquième loi est la loi de Douglas dont la définition est la suivante : « plus on a de place dans son bureau, plus on étale ses affaires ». Ce que la loi de Douglas suggère pour être plus efficace, est de ranger son bureau selon la méthode des cinq S. Cette méthode permet d’optimiser en permanence les conditions de travail et le temps de travail en assurant l’organisation, la propreté et la sécurité. La méthode cinq S est d’origine japonaise. Elle a été créée par la production des usines Toyota. Les cinq S proviennent des cinq mots japonais qui indiquent les cinq opérations constituant la méthode. « Seiri » : trier, jeter, recycler, archiver, placer les outils de travail selon leur fréquence d’utilisation. « Seiton » : ranger, classer de manière à limiter les déplacements physiques ou le port d’objets lourds, optimiser l’utilisation de l’espace. « Seiso » : nettoyer, réparer. « Seiketsu » : ordonner les documents ou son poste de travail de manière à ce qu’une autre personne puisse s’y retrouver. « Shitsuke » : être rigoureux, appliquer les quatre opérations précédentes et les maintenir dans le temps. Les cinq S ont été inventés pour les ateliers mais ils s’appliquent aussi bien dans les services et les bureaux. La sixième loi est le principe de Pareto qui dit que 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes, en d’autres termes que « 20 % de nos activités produisent 80 % de nos résultats ». L’inventeur de cette loi est Vilfredo Pareto, sociologue et économiste italien né en 1848. Le principe de Pareto appliqué au management implique de séparer l’essentiel de l’accessoire dans le cœur de métier de l’entreprise et de suivre ces trois règles simples qui sont : de hiérarchiser les priorités, de savoir dire non et de déléguer les tâches non indispensables. Nous reviendrons sur l’ensemble de ces trois points. La septième loi est la loi de Fraisse, de Paul Fraisse, psychologue français né en 1911. Il est connu pour ses travaux sur la perception du temps. La loi de Fraisse nous dit qu’« une heure n’est pas toujours égale à une heure ». Cette loi nous invite à prendre conscience de la subjectivité du temps. En effet, ce qui nous plait passe vite et ce qui nous déplait semble s’éterniser. La tendance spontanée est de faire d’abord et plus longuement ce qui plait le plus et non ce qui est le plus important. Il faut donc veiller à ne pas considérer comme secondaire tout ce qui déplait et à ne pas reporter ces activités. Dans le même ordre d’idée, nous pouvons évoquer la huitième loi qui est celle du moindre effort du célèbre Henri Laborit, médecin, chirurgien et neurobiologiste né en 1914 : chacun a une tendance naturelle à « réaliser en premier lieu l’activité pour laquelle il a plus d’appétence ». Pour être plus efficace, il est préférable de débuter par la réalisation d’une activité moins plaisante qui paraîtra moins ennuyeuse si elle est suivie de la promesse d’une tâche agréable. Systématiser cette méthode nous rendrait à la longue beaucoup plus efficace en instaurant une sorte de réflexe à condition également de se récompenser dès qu’un travail est accompli. C’est le principe de la carotte pour faire avancer l’âne. Pour vous motiver encore plus, dites-vous tout simplement que c’est une question de survie. Et enfin, la dernière loi, est celle de Hofstadter ou loi de glissement de planning de Douglas Hofstadter, universitaire américain né en 1945. Les choses prennent plus de temps que prévu même en tenant compte de la loi de Hofstadter. Derrière une formulation facétieuse, la loi de Hofstadter rend compte d’une difficulté universelle : « il est presque impossible de prévoir le temps qui sera nécessaire à l’accomplissement d’une tâche complexe ». Que faire face à cette loi ? Pour sortir de la boucle infinie du temps, mieux vaut prévoir dès le début d’un projet, qu’il sera forcément en retard et encore plus que ce qu’on imagine. Ces neuf lois sont à l’origine de l’ensemble des méthodes, des outils de gestion du temps que l’on va découvrir en détail dans cette formation.