Réagir suite à des déviations budgétaires

Contrôler régulièrement les coûts d'un projet permet de dresser un état des lieux de sa santé financière. Sur la base d'écarts constatés avec les montants initialement planifiés, en utilisant des indicateurs, il est également possible d'apprécier si l'enveloppe budgétaire prévue sera suffisante ou si, au contraire, on risque de la dépasser. Un certain nombre de techniques avancées peuvent être mobilisées en cours de projet pour calculer le montant attendu de ses coûts finaux. Si vous souhaitez vous les approprier, je vous conseille d'ailleurs de suivre un cours spécialisé sur la gestion de la valeur acquise. Indépendamment de l'approche employée, il arrive régulièrement que les dépassements budgétaires ne puissent pas être acceptés. Il convient donc de réagir en prenant des mesures adéquates. Quels sont alors les moyens qui peuvent s'offrir à nous pour ramener les surcoûts anticipés dans des limites acceptables ? Dans le cas des dépenses ( OPEX ) ou des investissements ( CAPEX ), la réponse est assez simple. il s'agit de dégager des économies par rapport aux montants initialement prévus. On pourra, par exemple, renégocier les termes d'un contrat ou recourir à des fournisseurs plus attractifs en termes de conditions financières. Dans le cas des coûts de personnel, il faut tout d'abord se rappeler qu'ils correspondent à un effort mesuré en jours-hommes, auquel on va appliquer un taux journalier. La première solution consiste donc à jouer sur le taux journalier en employant des ressources moins coûteuses, par exemple en externalisant une partie du projet. Bien entendu, il convient de s'assurer que le niveau de productivité des nouvelles ressources reste comparable afin que l'écart dégagé par la diminution du taux journalier ne soit pas annulé par une augmentation de l'effort requis. La seconde solution consiste à jouer sur le volume de jours-hommes nécessaire à la réalisation du projet. Cette solution passe la plupart du temps par une réduction de son contenu. On va, par exemple, renoncer à produire certains livrables ou être moins exigeant en termes de qualité. On le voit, être chef de projet, c'est non seulement connaître à tout moment l'état des coûts qui ont été engagés, mais aussi adopter l'attitude proactive d'un bon gestionnaire.