La portée de votre projet vient d’être modifiée de manière inattendue. Comment allez-vous gérer votre temps efficacement ?
Lorsque vous êtes plongé jusqu’aux genoux dans un projet, un changement inattendu de portée peut ressembler à une balle courbe. Mais n’ayez crainte ! Avec la bonne approche, vous pouvez gérer efficacement votre temps et remettre votre projet sur la bonne voie. Il s’agit de s’adapter rapidement, de réévaluer vos priorités et de communiquer efficacement. Que vous dirigiez une petite équipe ou que vous gériez un projet d’entreprise majeur, ces stratégies vous aideront à faire face aux changements de portée et à assurer le succès de votre projet.
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Afsar S.Senior Director Project Management at Cipla | Creating Value through Strategic Leadership | People Management |…
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Magdalena MartinezExpert in HR, Artificial Intelligence, and Compliance. | Consultant | Speaker| Headhunter for board members and CEOs.
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Amir HanifehnejadExperienced Business Consultant with a demonstrated history of working in the Human recourse, Startups Growth and…1 réponse
Tout d’abord, évaluez comment ce changement affecte l’ensemble du projet. Respirez profondément et analysez les nouvelles exigences. Déterminez les ressources supplémentaires dont vous aurez besoin, les tâches qui doivent être repriorisées et la manière dont le calendrier sera ajusté. Il ne s’agit pas seulement d’ajouter des heures supplémentaires à votre journée de travail ; Il s’agit de réaffecter intelligemment le temps et les ressources dont vous disposez déjà. N’oubliez pas qu’une compréhension claire de l’impact éclairera toutes les étapes ultérieures, donc la rigueur est essentielle ici.
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Very familiar situation in day to day life of project manager. Scary thing. Scope creep refers to the gradual expansion of a project's original objectives, often leading to increased costs, extended timelines, and resource strain. Identifying scope creep involves monitoring project changes closely, tracking any deviations from the initial plan, and regularly reviewing project deliverables against the agreed-upon scope. Early detection is key to managing and mitigating its impact.
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Remember that in a recently altered project, a clear understanding of the impact will inform all subsequent steps, making thoroughness key. Carefully analyze how each change affects the overall project to make informed decisions and avoid future problems. First things first, evaluate how this change affects the project overall. Take a deep breath, assess the new requirements, determine the additional resources needed, reprioritize tasks, and adjust the schedule accordingly.
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When the project scope changes unexpectedly, first reprioritize your tasks and set new expectations for the team and stakeholders. Hold a quick meeting to review the new changes and define new tasks and deadlines. Use project management tools to track tasks and regularly check the progress status. Also, ensure all team members are aware of the changes and their new responsibilities and have the necessary resources to accomplish them.
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The simplest framework you can use is the triple constraint (Cost-Time-Scope). Any change to one of these criteria will affect the other two. Therefore, at the initial assessment level, evaluate this impact thoroughly. However, impact assessment doesn't end here. Establish a governance structure to assess the broader impact on internal processes, people, and other relevant areas. When something is affected, convene with your team to develop a comprehensive understanding of all the implications. This collaborative approach will be the cornerstone for effectively managing any scope change.
Une fois que vous avez évalué l’impact, il est temps de mettre à jour votre plan de projet. Cela implique de réviser les calendriers, les jalons et peut-être même le livrable final. Contactez votre équipe pour identifier les tâches qui peuvent être accélérées ou repoussées pour s’adapter à la nouvelle portée. La communication est cruciale au cours de cette phase, car toutes les personnes impliquées doivent être sur la même longueur d’onde au sujet des attentes révisées et de la façon dont elles contribueront à les satisfaire.
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REVISE ROUTINELY THE "IRON TRANGLE" Every project has an "iron triangle" made by scope, time and budget. When you change one of the 3 dimension, the other 2 get affected. It is almost unreasonable to believe that, along a project, there will not be changes in one of the 3 dimension. Accordingly and routinely, just revise and realign the other 2 dimensions and discuss it openly with the project sponsors, managing their expectations
La délégation devient encore plus critique lorsqu’il s’agit d’un projet dont la portée est élargie. Évaluez les forces de votre équipe et répartissez les tâches en conséquence. Il est essentiel de faire confiance aux capacités de votre équipe et de lui donner les moyens de s’approprier ses nouvelles responsabilités. Cela permet non seulement de s’assurer que le travail est effectué efficacement, mais aussi de favoriser un environnement collaboratif où tout le monde tire dans la même direction.
Une fois le nouveau plan en place, surveillez de près l’avancement du projet. Des contrôles réguliers vous aideront à détecter rapidement tout retard potentiel et vous permettront d’apporter des ajustements au besoin. Utilisez des outils de gestion de projet pour suivre l’achèvement des tâches et maintenir une visibilité sur tous les aspects du projet. Il est essentiel de prendre le pouls de l’avancement de votre projet pour gérer efficacement votre temps après un changement de portée.
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When your project scope changes unexpectedly, managing your time effectively is crucial. Start by reassessing the new scope and setting clear priorities. Break down tasks and set realistic deadlines. Regularly monitor progress to ensure you stay on track. Use project management tools to keep everyone aligned and adjust plans as needed. By consistently tracking your progress, you can adapt quickly and manage your time efficiently.
Il est important de reconnaître que les changements de portée peuvent être stressants. Une gestion efficace du temps ne concerne pas seulement les aspects techniques de la gestion de projet ; Il s’agit aussi de gérer son propre stress et celui de son équipe. Assurez-vous de faire des pauses au besoin et encouragez votre équipe à faire de même. Une équipe stressée est moins productive, privilégiez donc le bien-être pour maintenir l’efficacité.
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As a leader you should know how to individual manage your members and so some people work well or even better, under pressure and some don’t so you need to keep the pressure off those who aren’t good under pressure and use the change in scope to pressure those who respond well to pressure so that you get the best from the whole team. You can incentive some members who might need it to work longer hours or do some extra work from home to help you meet the new deadlines etc. But then they can have some additional time off etc. When their part of the job is finished. Be fair to your staff, and look after them and they’ll work harder and longer for you.
Enfin, une communication claire avec les parties prenantes est cruciale. Tenez-les informés de l’impact du changement de portée sur le calendrier et les livrables du projet. Une communication transparente peut aider à gérer les attentes et peut également donner l’occasion aux parties prenantes d’offrir un soutien ou des ressources qui pourraient aider à atténuer l’impact du changement.
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