Comment communiquer efficacement avec un client qui n’est pas réactif aux e-mails ou aux appels ?

1 Évaluer le calendrier

Il est crucial d’évaluer le timing de vos tentatives de communication. Si vous envoyez des e-mails un lundi matin ou tard le vendredi, ils peuvent être enterrés sous une pile d’autres messages. Essayez de contacter à des heures et des jours différents pour augmenter la probabilité que votre message se démarque. Tenez également compte de la possibilité de différences de fuseau horaire qui pourraient affecter la réactivité du client. Le timing peut être tout, et trouver le bon moment pourrait être la clé pour obtenir une réponse.

2 Modifier les méthodes

Si les e-mails et les appels ne donnent pas de résultats, il est temps de modifier vos méthodes. Envisagez d’envoyer un SMS ou d’utiliser une plateforme de messagerie professionnelle si nécessaire. Parfois, un message direct et bref peut susciter une réponse plus rapide qu’un e-mail. De plus, si votre client est actif sur les réseaux sociaux professionnels, un message poli via ces canaux peut attirer son attention. L’objectif est de leur permettre de répondre aussi facilement que possible, sans ajouter à l’encombrement de leurs flux de communication.

3 Personnaliser le contact

La personnalisation de votre contact peut faire une différence significative. Utilisez le nom du client et faites référence à toutes les interactions ou projets passés pour lui rappeler votre relation existante. Une approche personnalisée montre que vous appréciez le client et que vous ne vous contentez pas d’envoyer des communications génériques. Cela peut également inclure la reconnaissance de leur emploi du temps chargé et l’expression de votre volonté de vous adapter au moment qui leur convient le mieux pour se connecter.

5 Définir les attentes

Définir des attentes claires dès le début de votre relation en matière de communication peut éviter la non-réactivité. Si cette étape a été manquée au départ, il n’est pas trop tard pour établir un protocole de communication. Suggérez des heures précises pour les vérifications ou des délais pour les réponses. En créant un cadre de communication structuré, vous donnez au client une compréhension claire du moment et de la manière dont il doit répondre, ce qui peut améliorer la réactivité.

6 Stratégie de suivi

L’élaboration d’une stratégie de suivi est essentielle. Décidez de la fréquence et des modalités de vos suivis sans être autoritaire. Il est important de trouver un équilibre entre la persévérance et le respect du temps du client. Une bonne règle de base est d’attendre quelques jours entre les suivis et d’allonger progressivement l’intervalle si la non-réponse persiste. Cette méthode vous permet de rester sur le radar du client sans devenir une nuisance.

7 Voici ce qu’il faut considérer d’autre

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre ?