Voici comment vous pouvez gérer les retards inattendus tout en respectant vos délais.
Dans la coordination des programmes, le respect des délais est crucial, mais des retards inattendus peuvent mettre à mal les plans les mieux conçus. La clé pour surmonter ces problèmes est de rester flexible et d’ajuster vos stratégies en conséquence. Qu’il s’agisse d’un problème de chaîne d’approvisionnement, d’un membre de l’équipe qui tombe malade ou d’un problème technique, les retards ne sont pas nécessairement synonymes de désastre. En comprenant comment gérer efficacement votre temps et vos ressources, vous pouvez garder votre projet sur la bonne voie, même en cas d’imprévu.
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Dr Paleja H. I.Project Manager at UKRI GCRF One Health Poultry Hub
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Alfred Mueller IIHelping college leaders tap their institution’s hidden potential to increase enrollment, retention, and relevance ☞…
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Aldana RomanoJunta Directiva del Instituto de Estudios Comparados en Ciencias Penales y Sociales (INECIP)
Lorsqu’un retard survient, respirez profondément et évaluez son impact sur le calendrier de votre projet. Comprendre la gravité du retard vous aide à décider comment ajuster vos plans. Réfléchissez aux délais flexibles et à ceux qui sont gravés dans le marbre. Si le retard affecte un élément du chemin critique
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Dr Paleja H. I.
Project Manager at UKRI GCRF One Health Poultry Hub
The project may face delays due to unforeseen circumstances. COVID-19 is a prime example, especially for fieldwork. Resources can be reallocated to advance tasks that can be expedited. The plan should be reviewed and adjusted as necessary, considering all factors, to achieve the goal.
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Aldana Romano
Junta Directiva del Instituto de Estudios Comparados en Ciencias Penales y Sociales (INECIP)
Existen muchos factores externos que pueden incidir en una demora de los plazos previstos. Es importante no sucumbir ante el incumplimiento del plan inicial trazado y poder proyectar qué acciones son indispensables y cuáles pueden suprimirse si no es posible re-discutir los plazos previstos. Si existe la posibilidad de re-agendar fechas, es central repasar el esquema propuesto. ¿Es viable? ¿Todas las etapas y tareas son necesarias? Enfocarse en lo prioritario contribuye a lograr el objetivo. No hay peor trabajo que el que no se entrega.
Dès que vous êtes au courant d’un retard, communiquez avec vos parties prenantes. La transparence renforce la confiance et permet une résolution collaborative des problèmes. Expliquez la situation, les mesures que vous prenez pour y remédier et toute aide dont vous pourriez avoir besoin de leur part. Il ne s’agit pas seulement de partager de mauvaises nouvelles ; il s’agit de tenir tout le monde informé et engagé dans la recherche d’une solution. N’oubliez pas que les parties prenantes apprécient d’être au courant, même si ce n’est pas ce qu’elles veulent entendre.
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Alfred Mueller II
Helping college leaders tap their institution’s hidden potential to increase enrollment, retention, and relevance ☞ Curious? Schedule a call
Unexpected delays happen. But most of them occur because you as the project manager did not communicate well with your stakeholders during the project initiation and planning phases. Bring everyone together after meeting with the project sponsor to learn about the goals of the project and discuss realistic timelines. Also brainstorm likely risks and create a risk mitigation plan in your planning phase. The plan will help you prepare for and act immediately on any delay that arises. When one arises, contact your team and the sponsor immediately and personally by phone or Zoom/Teams and discuss the delay and your mitigation plan. With other stakeholders a direct email with a link to your mitigation plan should be enough.
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Aldana Romano
Junta Directiva del Instituto de Estudios Comparados en Ciencias Penales y Sociales (INECIP)
La comunicación es central. Una vez que por algún factor externo al proceso se asume que no se puede cumplir con los tiempos pautados es indispensable hacerlo saber, junto con un plan de contingencia. Ofrecer alternativas para cumplir a término reformulando el plan inicial, o suprimiendo alguna actividad, o renegociando un nuevo plazo de entrega. La comunicación es la clave para mantener cualquier relación de trabajo.
En gardant le retard à l’esprit, revoyez votre liste de tâches et redéfinissez vos priorités. Certaines tâches peuvent devoir être repoussées, tandis que d’autres peuvent être avancées pour utiliser efficacement le temps disponible. Cela peut signifier réaffecter des ressources ou demander aux membres de l’équipe de changer temporairement d’orientation. L’établissement des priorités est un processus dynamique, et la capacité de s’adapter rapidement est la marque d’une coordination efficace des programmes.
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Aldana Romano
Junta Directiva del Instituto de Estudios Comparados en Ciencias Penales y Sociales (INECIP)
Priorizar siempre es la clave. Pero exige que se tenga claridad respecto a cuál es el principal objetivo a alcanzar, y que alternivas viables existen para ello. En función de esas definiciones se puede reasignar recursos, re pensar pasos, suprimir o reconfigurar acciones. A veces estos escenarios ayudan a simplificar procesos
Maintenant, regardez votre allocation de ressources. Pouvez-vous apporter de l’aide supplémentaire ou redistribuer les tâches au sein de votre équipe actuelle pour rester sur la bonne voie ? Peut-être y a-t-il une opportunité d’externaliser certaines tâches ou d’automatiser des processus actuellement manuels. Une gestion efficace des ressources peut souvent compenser le temps perdu et faire avancer votre projet.
Ayez toujours un plan d’urgence en place. En cas de retard, avoir des actions alternatives prédéfinies peut faire gagner un temps précieux. Cela peut impliquer d’utiliser des temps tampons intégrés à votre calendrier initial ou d’avoir des fournisseurs de secours en attente. Un plan d’urgence solide est votre filet de sécurité, garantissant que lorsque les choses ne se passent pas comme prévu, vous avez un plan d’action prêt à être déployé.
Enfin, utilisez cette expérience comme une occasion d’apprentissage. Une fois le problème immédiat résolu, examinez ce qui s’est passé et pourquoi. Comprendre la cause des retards peut vous aider à prévenir des problèmes similaires à l’avenir ou du moins à atténuer leur impact. L’amélioration continue est un aspect essentiel de la coordination des programmes, et chaque défi rencontré est une chance d’affiner vos processus et stratégies.
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Shaniqua Sonnee
Educational Enrichment Leader | Early Childhood Educator
Strategically cope with unexpected delays by reviewing tasks, prioritizing, reallocating resources, communicating effectively, staying flexible, maintaining positivity, and exploring innovative solutions to meet deadlines successfully.
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