Voici comment gérer les changements de portée et garder les programmes sur la bonne voie.
La gestion efficace des changements de portée est une compétence essentielle dans la gestion des programmes, car elle garantit que les programmes restent sur la bonne voie malgré les changements et les rebondissements inévitables qui se produisent au cours de leur cycle de vie. Les changements de portée peuvent provenir de diverses sources, telles que les demandes des parties prenantes, la dynamique du marché ou les progrès technologiques. Pour maintenir un programme sur la bonne voie, il faut adopter une approche proactive et stratégique de la gestion de la portée, afin de s’assurer que les changements sont intégrés sans heurts sans faire dérailler les objectifs et les échéanciers globaux.
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Rajkumar SrivastavBuilding Global teams and Compliance solutions
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Hussein IsmailPlanning Manager | Project Controls Manager | PMO Consultant | Instructor | Business Coach | DBA(Cand.), MSc.BusPsych…
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Manuel QuirogaGestión estratégica programas y proyectos integrales, Cooperación Internacional al desarrollo; gestor – gerente…
Lorsqu’un changement de portée est proposé, la première étape consiste à évaluer en profondeur son impact sur le programme. Cela signifie analyser comment le changement affectera le calendrier, les ressources, le budget et la qualité du programme. Vous devez évaluer si le changement s’aligne sur les objectifs du programme et s’il est réalisable dans le cadre des contraintes existantes. Tenez compte des compromis et de la nécessité de ressources supplémentaires pour faire face au changement. Une compréhension claire des implications vous aidera à prendre des décisions éclairées et à communiquer efficacement avec les parties prenantes.
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First, question why.? Second, if you are convinced, see what changes-- 1) people, 2) process and 3) tech. Third, check whether change derails the project or just add hurdles. Whatever be the outcome, communicate to everybody involved what you feel and propose revised set of actions (if its just hurdles)
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1/3 Para pensar en un cambio de alcance, desde mi experiencia, antes que nada (Evaluar impacto, Involucrar partes interesadas, Planes de actualización), es necesario realizar primero un análisis de riesgos, donde el escenario más delicado a concentrarnos es el riesgo de imagen. Ya que, independientemente de la causa; obliga frente a financiadores, beneficiarios, usuarios, etc. a justificar y argumentar la necesidad que nos aleja inicialmente de los acuerdos comunes y que no fueron tomadas en cuenta antes de delimitar el escenario a dejar.
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Assess how scope changes will affect project timelines, budget, and resource allocation. Use project management tools to simulate and analyze the impact on project scope.
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Always link scope changes back to the Requirements Traceability Matrix. This tools shows in compact form, where each requirement on the program comes from. It's a permanent record that allows you as the PM to recall history very easily.
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Understand the change, and fully review the change against the baseline scope, schedule, and budget. Understanding the justification and the benefits offered to the program of the change against the proposed impact to the program's time, and cost, resources - will it help achieve objectives more effectively, or divert resources away from critical timelines?
Il est essentiel d’impliquer les parties prenantes dès le début de la gestion des changements de portée. En les impliquant dans les discussions sur les changements potentiels, vous pouvez recueillir des informations précieuses et vous assurer que les attentes de chacun sont alignées. Une communication efficace est essentielle ; Vous devez articuler les raisons des changements, leurs avantages et les risques associés. Cette approche collaborative favorise non seulement la transparence, mais aide également à obtenir l’adhésion de ceux qui pourraient être touchés par les changements.
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Scope changes can affect different stakeholders in different ways. Consider how the change will impact the program team, organizational management, the client, end users, and any other relevant stakeholders. Refer to your project management plan's communication plan, which will identify the engagement strategy of each group of stakeholders. The plan outlines how, when, and what information will be communicated to stakeholders. It ensures that all stakeholders are kept informed and that their information needs are met. It will guide the program in preparing communication tailored to each group.
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For each change proposed, involve stakeholders so that you can ultimately communicate: - extra work involved - what will be wasted - benefits to be obtained - knock-on effects elsewhere In this way, everyone is on the same page.
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Early engagement of stakeholders is crucial in managing scope changes. This involves involving them in discussions to gather insights, align expectations, and communicate reasons, benefits, and risks effectively. This collaborative approach fosters transparency and helps secure buy-in from stakeholders affected by the changes.
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Todas estas reuniones de información y actualización con las partes interesadas, desde mi experiencia, deben ser planificadas y realizadas, conforme a los hitos identificados en el plan de hitos presentado en la primera reunión donde se acordó, definir el cambio de alcance. Las reuniones deben ir a la par con los hitos del Plan De Hitos, claramente identificados. Esto nos lleva a un Monitoreo y Evaluación mucho más participativo y burocrático, este el costo que como implementadores y ejecutores del proyecto debemos pagar
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Engaging stakeholders early in scope change management is crucial. By involving them in discussions, you gather insights, align expectations, and ensure transparency. Effective communication about reasons, benefits, and risks builds understanding and secures buy-in from all impacted parties.
Une fois qu’un changement de portée est approuvé, il est essentiel de mettre à jour tous les documents et plans pertinents . Cela comprend la révision du plan de gestion du projet, du calendrier, du budget et de tout autre domaine touché. Assurez-vous que tous les membres de l’équipe sont au courant des changements et comprennent leurs nouvelles responsabilités. Cette étape est essentielle pour maintenir l’alignement et s’assurer que tout le monde travaille vers les objectifs mis à jour.
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After approval of a scope change, updating all pertinent documentation and plans is essential in program management. This involves revising the project management plan, schedule, budget, and other relevant areas. It's important to communicate changes to team members, ensuring everyone understands their updated responsibilities. This step is critical for maintaining alignment and ensuring unified efforts towards revised objectives.
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Keep a record of all approved scope changes and decisions made throughout the project. Ensure all stakeholders are informed of changes and their implications
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After approving a scope change, updating all documentation and plans is critical. Revise project management plans, schedules, budgets, and other affected areas. Ensure team awareness and clarify new responsibilities to maintain alignment and focus on updated objectives
Il est impératif de surveiller de près les progrès après la mise en œuvre des changements à la portée pour s’assurer que le programme reste sur la bonne voie. Utilisez des indicateurs clés de performance (KPI) et des mises à jour régulières de l’état d’avancement du programme par rapport à ses objectifs révisés. En cas d’écart, soyez prêt à prendre rapidement des mesures correctives. Cette surveillance continue vous permet de gérer efficacement les risques et de garder le contrôle sur l’orientation du programme.
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With the scope change implemented, closely monitor the project's progress to ensure that the changes are integrated smoothly and are moving the project towards its new objectives. Use project tracking tools and regular status meetings to keep tabs on milestones and deliverables.
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El Monitoreo y Evaluación, que en cierta manera compartimos en mas medida que habitualmente con un proyecto que no sufrió un cambio de alcance, mencionamos que es el precio que pagamos con nuestros clientes socios e involucrados, por la modificación, independientemente del origen donde surgió la necesidad. En consecuencia, el precio y nuevas actividades modifican el presupuesto cronograma y puede generar preconceptos, dudas y cuestionamientos a lo largo de este monitoreo que desde mi experiencia, son los elementos que deben ocupar un mayor porcentaje de las reunión a las cuales hicimos referencia, que se pueden traducir en diferentes niveles y con diferentes objetivos (Cliente, Inversores, beneficiarios, etc)
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Well, monitoring progress rigorously following scope changes is essential for program management. Utilize key performance indicators (KPIs) and regular updates to track progress relative to revised objectives. Promptly address any deviations through corrective actions to effectively manage risks and maintain control over the program's trajectory.
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Monitoring progress closely after implementing scope changes is crucial for maintaining alignment with strategic objectives. Using Key Performance Indicators (KPIs) and regular updates allows prompt assessment of deviations and corrective measures, enhancing proactive risk management and program control. For instance, proactive monitoring revealed a significant timeline deviation post-scope adjustments, prompting swift corrective actions to realign resources effectively. This agility ensures resilience and supports the pursuit of strategic goals amidst evolving conditions. In conclusion, rigorous progress monitoring post-scope changes fosters adaptability and clarity, crucial for long-term program management success
Les changements de portée introduisent inévitablement de nouveaux risques pour un programme. Il est important d’identifier ces risques tôt et d’élaborer des stratégies pour les atténuer. Mettez à jour votre plan de gestion des risques pour refléter les nouveaux risques et attribuez la responsabilité de leur surveillance et de leur traitement. En gérant de manière proactive les risques associés aux changements de portée, vous pouvez minimiser leur impact et maintenir votre programme sur la bonne voie.
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Re-evaluate the project’s risk profile in light of the scope change. Identify any new risks introduced by the changes and update your risk management plan accordingly. Implement risk mitigation strategies and keep a contingency plan ready to handle potential setbacks.
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Early identification of the risks is the key to resilience. By staying proactive, you can reduce the impact of scope changes that arise in the middle of a project. You can also refer the TGR-TGW documents from your previous projects and learn from how a similar situation was dealt in the past. Additionally, engaging stakeholders throughout this process ensures transparency and collective responsibility, which helps maintain program stability and direction.
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Managing risks introduced by scope changes is critical in program management. Early identification of these risks allows for the development of mitigation strategies. Update the risk management plan to include new risks and assign responsibility for monitoring and addressing them. Proactive risk management ensures minimal impact from scope changes and maintains program stability.
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Addressing risks introduced by scope changes requires a proactive approach. Early identification, swift updates to the risk management plan, and clear ownership are essential for minimizing disruptions and maintaining program stability
Enfin, il est essentiel de maintenir un état d’esprit flexible pour faire face aux changements de portée. Soyez prêt à ajuster votre approche si nécessaire et à favoriser une culture d’adaptabilité au sein de votre équipe. La flexibilité vous permet de répondre efficacement aux défis imprévus et de tirer parti des nouvelles opportunités qui peuvent survenir à la suite de changements de portée. En restant agile, vous pouvez naviguer dans les complexités de la gestion de programme et orienter votre programme vers le succès.
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Stay flexible and be prepared to make further adjustments as the project progresses. Scope changes often have cascading effects that might not be fully apparent initially. Maintaining agility in project management allows you to respond swiftly to these changes and adjust project parameters as needed.
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Set up formal processes for submitting, evaluating, and approving scope changes. Define criteria for accepting or rejecting changes based on impact, feasibility, and alignment with project goals.
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