Last updated on 2 août 2024

Votre bénévole ne cesse de manquer les échéances du projet. Comment pouvez-vous résoudre efficacement ce problème ?

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Le bénévolat est une expérience enrichissante, mais il peut être difficile lorsque les bénévoles manquent constamment les échéances des projets. Cela entrave non seulement l’avancement du projet, mais affecte également le moral de l’équipe. En tant que personne supervisant des bénévoles, il est important d’aborder cette question efficacement et avec sensibilité. N’oubliez pas que les bénévoles offrent leur temps sans compensation financière, donc l’approche devrait être différente de celle des employés rémunérés. La clé est de trouver un équilibre entre le respect des échéanciers du projet et le respect des contributions et des circonstances du bénévole.

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1 Comprendre pourquoi

Avant de tirer des conclusions hâtives, discutez avec votre bénévole pour comprendre les raisons du non-respect des délais. Il est possible qu’ils soient confrontés à des défis personnels ou qu’ils soient trop engagés. En faisant preuve d’empathie et en écoutant activement, vous pouvez évaluer si le problème est temporaire ou s’il y a un problème plus profond. Cette étape est cruciale car elle aide à établir la confiance et vous fournit les informations nécessaires pour trouver une solution qui fonctionne à la fois pour le projet et pour le volontaire.

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Angel Felix

Healthcare Assistant
(modifié)
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-One thing I think would be helpful is assessing the volunteers level of understanding of said project. -Give said volunteer clear picture of what is expected of him or her. -Look at the capabilities of your volunteer, examine of the project would be too much for said volunteer and see if there’s a way to bring the project to bits and pieces so the volunteer will be able to understand said project -Take time to understand the living conditions of said volunteer.

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2 Définissez des attentes claires

Une fois que vous avez compris les raisons des délais non respectés, assurez-vous que les attentes sont clairement communiquées. Cela inclut les objectifs du projet, les délais et l’importance de respecter les délais. Parfois, les bénévoles ne sont pas pleinement conscients de l’impact de leur rôle sur l’ensemble du projet. En ayant une discussion transparente sur les attentes, vous donnez à votre bénévole une image plus claire de ses responsabilités et la possibilité de s’y engager ou de discuter de tout problème potentiel.

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Angel Felix

Healthcare Assistant
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-Ensure this volunteer know the impact or the benefits this project would bring to people who have issues the project will fix

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3 Fournir un soutien

Si votre bénévole a du mal à respecter les délais en raison d’un manque de compétences ou de ressources, offrez-lui un soutien pour l’aider à surmonter ces défis. Cela peut impliquer de fournir une formation supplémentaire, d’ajuster leur charge de travail ou de les jumeler avec un bénévole plus expérimenté. Le soutien peut également prendre la forme de contrôles réguliers pour suivre les progrès et résoudre les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent. En investissant dans la réussite de votre bénévole, vous favorisez un environnement favorable qui encourage l’engagement et la fiabilité.

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4 Favoriser la responsabilisation

La responsabilité est essentielle dans tout projet, et cela vaut également pour le travail bénévole. Encouragez votre bénévole à s’approprier ses tâches et à comprendre les conséquences du non-respect des délais. Vous pouvez le faire en mettant en place un système de mises à jour régulières ou de rapports d’avancement . Cela permet non seulement à votre bénévole de se concentrer sur ses livrables, mais aussi de l’intégrer dans la structure de responsabilité du projet, ce qui lui donne l’impression d’être un élément essentiel de l’équipe.

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Angel Felix

Healthcare Assistant
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-it is important, to check in with your volunteers, work progress. Request for occasional emails about how the volunteer has gone with the project that has been entrusted to him. go through whatever project he is done with at the moment given the volunteer too much time to get a lot done, this would lead to procrastinating. Request for the volunteer to submit whatever work they have gotten done no matter how little it is. This will intern encourage the volunteer to do more before presenting it to you.

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5 Ajuster les rôles

Parfois, un bénévole peut ne pas être bien adapté à un rôle particulier, ce qui peut entraîner des délais non respectés. Si tel est le cas, envisagez d’ajuster leurs responsabilités pour mieux correspondre à leurs compétences et à leurs intérêts. Cela peut impliquer de les déplacer vers une autre tâche au sein du projet ou même de changer complètement leur rôle. En alignant leur rôle sur leurs capacités, vous pouvez augmenter leur productivité et vous assurer qu’ils peuvent contribuer efficacement sans se sentir dépassés.

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Aishwarya Panda

Vice President @ Aarohi Foundation | Campus Ambassador @E-Cell, IIT Bombay | National Campaign Management intern @YIF | Summer intern @ Rourkela Steel Plant | E&I undergrad’26
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If a volunteer struggles, assess their fit. Can you tweak tasks to better suit their skills and interests? A role shift can boost their output and keep them feeling engaged.

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Angel Felix

Healthcare Assistant
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-one thing I have noticed in this aspect is that if you put a volunteer in the field, they find interesting or in a field that they can relate to, this increase productivity by more than 30%, because putting someone in the field they have interest in or are conversant with would make them more productive than in one they have no interest in

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6 Réfléchir et apprendre

Enfin, utilisez cette expérience comme une opportunité d’apprentissage pour de futurs projets. Réfléchissez à ce qui a fonctionné et à ce qui n’a pas fonctionné pour résoudre le problème des délais non respectés. Prenez note de la façon dont vous pouvez améliorer l’engagement des bénévoles et les pratiques de gestion. Cela peut impliquer de revoir votre processus d’intégration des bénévoles, d’améliorer les stratégies de communication ou de réévaluer la façon dont les tâches sont attribuées. L’apprentissage continu et l’adaptation sont essentiels pour gérer efficacement les bénévoles et assurer le succès de vos projets.

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Nicole Ng

Student at Western Carolina University | Passionate Mental Health Advocate | Aspiring Mental Health Professional
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I think reflection is a powerful skill for both the person in charge and the volunteers. Being able to reflect not only help the individual to understand their progress, but it also helps on both sides to communicate on the changes they can make. I also think volunteering is a team effort, meaning that both sides should contribute rather than just the volunteers. Volunteers in this case will not feel left out, but they can understand their progress and learn to inprove as a result!

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7 Voici ce qu’il faut considérer d’autre

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Votre bénévole ne cesse de manquer les échéances du projet. Comment pouvez-vous résoudre efficacement ce problème ?

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1 Comprendre pourquoi

2 Définissez des attentes claires

3 Fournir un soutien

4 Favoriser la responsabilisation

5 Ajuster les rôles

6 Réfléchir et apprendre

7 Voici ce qu’il faut considérer d’autre

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Votre bénévole ne cesse de manquer les échéances du projet. Comment pouvez-vous résoudre efficacement ce problème ?

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1 Comprendre pourquoi

2 Définissez des attentes claires

3 Fournir un soutien

4 Favoriser la responsabilisation

5 Ajuster les rôles

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7 Voici ce qu’il faut considérer d’autre

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