Comment assurez-vous la confidentialité et la sécurité de vos dossiers de négociation?

3 Organisez et étiquetez vos enregistrements

La troisième étape consiste à organiser et à étiqueter vos enregistrements de manière claire et cohérente. Cela vous aidera à trouver et à récupérer facilement vos dossiers et à éviter la confusion ou la duplication. Vous devez également utiliser des étiquettes descriptives et précises qui indiquent la date, le sujet, les parties et le statut de vos dossiers. Par exemple, vous pouvez utiliser une étiquette comme « 2021-07-15 Négociation avec ABC Inc. Accord définitif » pour identifier votre dossier.

4 Contrôler l’accès et la distribution

La quatrième étape consiste à contrôler qui peut accéder à vos enregistrements et les distribuer. Vous devriez limiter l’accès aux seules personnes qui ont besoin de connaître vos dossiers ou qui ont un intérêt légitime à leur sujet, comme votre équipe de négociation, votre superviseur ou votre avocat. Vous devez également surveiller et suivre la façon dont vos enregistrements sont distribués, par exemple en utilisant des confirmations de lecture, des signatures numériques ou des clés de chiffrement. Vous devez également éviter d’envoyer ou de partager vos dossiers par des canaux non sécurisés ou non autorisés, tels que les médias sociaux, la messagerie instantanée ou les courriels personnels.

5 Examiner et mettre à jour vos dossiers

La cinquième étape consiste à examiner et à mettre à jour vos dossiers régulièrement. Vous devriez vérifier l’exactitude, l’exhaustivité et la pertinence de vos dossiers, et apporter les corrections ou ajouts nécessaires. Vous devez également mettre à jour vos dossiers pour refléter tout changement ou évolution de votre processus de négociation, comme les nouveaux accords, les différends ou les résultats. Vous devez également garder une trace des dates d’expiration ou de fin de vos dossiers et les supprimer ou les archiver en conséquence.

6 Respecter les normes légales et éthiques

La dernière étape consiste à suivre les normes juridiques et éthiques qui s’appliquent à vos dossiers de négociation. Vous devez vous conformer aux lois et réglementations qui régissent votre secteur, secteur ou juridiction, telles que la protection des données, la propriété intellectuelle ou le droit des contrats. Vous devez également adhérer aux principes et normes éthiques qui guident votre profession, votre organisation ou votre domaine, tels que l’honnêteté, l’intégrité ou l’équité. Vous devez également respecter les droits et les intérêts de vos partenaires de négociation et de vos parties prenantes, et éviter toute utilisation abusive ou abusive de vos dossiers.