Comment vous assurez-vous que les attentes des clients correspondent à la portée et au calendrier du projet fixés par votre équipe ?
S’assurer que les attentes des clients sont synchronisées avec la portée et le calendrier du projet de votre équipe est un aspect essentiel du leadership d’équipe. Tout est question de communication, de compréhension et de gestion des attentes. En tant que leader, vous êtes le pont entre les capacités de votre équipe et la vision du client. Vous devez vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde dès le départ pour éviter les malentendus qui pourraient faire dérailler le projet. Cela implique un dialogue clair, la fixation d’objectifs réalistes et la transparence sur ce qui peut être livré dans les limites des contraintes données.
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La première rencontre avec votre client est la base de l’alignement des attentes. Au cours de cette phase, écoutez activement pour comprendre leurs besoins et leurs objectifs. Clarifiez leur vision et assurez-vous qu’elle est réalisable dans le cadre de la portée et du calendrier du projet que votre équipe peut respecter. C’est le moment de fixer des limites claires et d’expliquer les processus suivis par votre équipe. Il est essentiel d’être transparent sur ce qui est possible et ce qui ne l’est pas et de négocier des conditions qui conviennent aux deux parties. N’oubliez pas que cette réunion donne le ton à l’ensemble du projet, alors faites en sorte qu’elle compte en établissant une compréhension et un respect mutuels.
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Try to get things right at the start. If your initial requirements are wrong, everything that stems from them can be suspect. Document and receive confirmation....in writing
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Para garantir que as expectativas do cliente estejam alinhadas com o escopo e o cronograma do projeto, realize reuniões iniciais detalhadas para definir claramente os objetivos e entregáveis. Documente tudo em um contrato ou proposta formal, obtendo aprovação do cliente. Mantenha uma comunicação regular e transparente, atualizando o cliente sobre o progresso e quaisquer mudanças. Utilize ferramentas de gerenciamento de projeto para monitorar e relatar o status. Solicite feedback contínuo do cliente para ajustar o projeto conforme necessário e garantir a satisfação.
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Es la parte más importante de la negociación la primera reunión donde de entrada, conoces a tu cliente y su operación, das a conocer los alcances del proyecto con la finalidad de empatar operaciones sin tener que hacer de inicio cambios radicales los cuales se convierten en curva de aprendizaje más larga y genera mucha resistencia a los cambios
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To ensure client expectations align with the project scope and timeline, I start by thoroughly discussing and documenting their needs. A detailed project proposal is developed, and the scope is defined in a Statement of Work (SOW) for client approval. Realistic timelines are created and shared with the client, and regular communication maintains transparency. A formal change management process handles any scope or timeline alterations. Quality standards are set and reviewed with the client, and all communications are meticulously documented. Finally, a post-project review ensures expectations were met and gathers feedback for future improvements.
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The most important factor is communication with your client. Even if you originally set a timeline within a scope of work, it's typical that development and implementation take more time than expected. If you keep your clients informed along the way, you'll avoid the tough call as deadlines approach.
Définir méticuleusement la portée du projet est une étape cruciale. Détaillez chaque livrable, étape et tâche requise pour répondre aux attentes du client. Cela inclut la spécification de ce qui est inclus dans le projet et de ce qui ne l’est pas, ce que l’on appelle les limites de la portée. Cette clarté empêche la « dérive de la portée », où des demandes ou des attentes supplémentaires sont ajoutées sans ajustements correspondants des délais et des coûts. Assurez-vous que le client est d’accord avec ce document de portée et faites-le signer pour officialiser l’accord. Ce document servira de point de référence tout au long du cycle de vie du projet.
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From a client perspective, I've always found that the more detailed the scope, the better. Agreement and a thorough understanding of the scope of work early on gives clients a clear understanding of what's included and what's not, and provides an easy way to gauge progress against goals. Setting client expectations becomes much easier with a scope to refer to, and any added or deleted features can be more easily considered for time and expense factors when you have a mutual point of reference.
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Esto es lo que se traduce en relación a largo plazo ya que si no se definen bien los alcances y obligaciones de cada parte lo único que generaremos es que se diga “no cumplió con lo acordado” tanto de parte del proveedor como del cliente. Sumamente importante dejar en claro también el tiempo de curva de aprendizaje de ambos lados e ir de la mano en las decisiones para que cualquier resistencia no revierta la negociación
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Aqui temos o calcanhar de Aquiles da maioria, senão a totalidade, dos projetos. Escopo. Resultado direto da reunião inicial de entendimento. O conceito do escopo tem que estar detalhado no máximo detalhe, já que qualquer alteração implica diretamente em rever prazos, custos e qualidade da entrega. Atuar com o escopo fragmentado por sprint pode ser uma saída interessante para facilitar manobras de realinhamento. A probabilidade de errarmos no escopo é diretamente proporcional a seu tamanho e complexidade. Lembrando que complexidade é definida em conjunto (quando separados) entre time de produtos e time de engenharia.
Il est essentiel de fixer des délais réalistes pour aligner les attentes des clients sur les capacités de livraison de votre équipe. Décomposez le projet en phases et attribuez un calendrier à chacune, en tenant compte des obstacles et des dépendances potentiels. Impliquez votre équipe dans ce processus pour vous assurer que les délais sont pratiques et qu’elle s’approprie ses engagements. Communiquez ces délais au client et expliquez-en la raison d’être. Si les attentes du client ne correspondent pas à ces délais, travaillez ensemble pour trouver un terrain d’entente ou ajustez la portée en conséquence.
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If you can set realistic timelines and dur dates you have a greater chance to respect it. At the beginning of the project you need to spend a lot of time in identifying the various phases and the time required by all the phases. Moreover you need to set priorities and give to the team the right time to do all the pahses.
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Timelines are critical in terms of client budgeting and delivery expectations. Most experienced clients will not be surprised with reasonable delays, and budget overages, but clearly communicating any anticipated delays as soon as you become aware of them is important to mitigate any future misunderstandings. It's always better to over-estimate and deliver on time and under budget. However, it's much more efficient to correctly estimate and deliver on time, as well as keeping the client apprised as much as possible.
Des mises à jour régulières tiennent le client au courant et démontrent les progrès de votre équipe par rapport à la portée et au calendrier convenus. Établissez un calendrier de communication de routine, qu’il s’agisse de réunions hebdomadaires, de résumés par e-mail ou de rapports d’avancement. Utilisez ces mises à jour pour mettre en évidence les réalisations, relever les défis et discuter de tout changement susceptible d’affecter le calendrier ou les livrables du projet. Ce dialogue continu maintient la transparence et permet des ajustements en temps opportun si les attentes commencent à s’écarter de ce qui a été convenu.
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Regular updates are crucial for aligning client expectations with project scope and timeline. For me, consistent communication (bi-weekly progress meetings) keeps the clients informed and address any issues promptly. This proactive approach builds trust and ensures adjustments can be made swiftly to stay on track. Effective communication and timely updates are key to successful project management.
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By establishing a cadence of communication, such as weekly or bi-weekly progress reports or meetings, teams can keep clients informed about project milestones, challenges, and successes. These updates provide transparency, allowing clients to understand the project's current status relative to the agreed scope and timeline. They also offer opportunities for clarifying any misunderstandings early on, adjusting expectations if necessary, and reinforcing confidence in the team's ability to deliver as planned. This proactive approach fosters trust and collaboration, ensuring that both parties remain on the same page throughout the project lifecycle.
Le changement est inévitable dans tout projet. Lorsque des changements surviennent, évaluez immédiatement leur impact sur la portée et le calendrier du projet. Si un client demande un changement qui affecte les paramètres convenus, engagez une discussion sur les ajustements nécessaires. Cela peut impliquer de renégocier les délais, les coûts ou même de réduire la portée pour répondre à la nouvelle demande. Documentez tous les changements et assurez-vous qu’ils sont approuvés par le client avant de procéder. Cette approche permet de maintenir l’alignement entre les attentes des clients et les réalités du projet.
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Managing client expectations and aligning them with project scope and timelines involves clear communication and proactive management. First, establish a detailed project scope document outlining deliverables, timelines, and milestones. Regularly update clients on progress and potential changes, emphasizing transparency. When changes arise, evaluate their impact on scope, timeline, and budget, then communicate these implications clearly. Use tools like project management software for tracking and reporting. Ultimately, maintaining an open dialogue and managing changes collaboratively ensures alignment between client expectations and project realities.
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Para asegurar que las expectativas del cliente se alineen con el alcance del proyecto y el cronograma, primero, debes comunicar claramente los objetivos y los límites del proyecto desde el inicio. Realiza reuniones periódicas con el cliente para revisar el progreso y ajustar las expectativas según sea necesario. Establece un proceso transparente para gestionar cambios, asegurando que cualquier modificación en el alcance o el cronograma sea discutida y aprobada mutuamente. La documentación detallada de todos los acuerdos y cambios es esencial. Esto no solo garantiza claridad, sino que también fomenta la confianza y la colaboración, asegurando que tanto el equipo como el cliente estén siempre en la misma página.
La création d’une boucle de rétroaction fait partie intégrante de l’alignement continu avec les attentes des clients. Encouragez le client à fournir des commentaires sur les livrables au fur et à mesure qu’ils sont terminés. Cela favorise non seulement un environnement collaboratif, mais permet également de corriger le tir avant que trop d’argent n’ait été investi dans une direction particulière. Utilisez ces commentaires pour affiner les processus et améliorer les livrables futurs. C’est un moyen proactif de gérer les attentes et d’assurer la satisfaction des clients tout au long du cycle de vie du projet.
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Es claro que ninguna negociación es perfecta lo cual, si tenemos buena retroalimentación de ambas instituciones se tendrá un enfoque correcto del camino esperado. Esto incluye también reuniones periódicas para comentarios y posibles cambios. La mejor manera de trabajar es en equipo!!!
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In my experience, aligning expectations is key to client management and it is NOT just a one time thing but a constant need throughout the process. I suggest: ✔️ Start with a short discovery: Rarely the info the client first provides is complete or 100% accurate ✔️ Define scope: expected deliverables & current assumptions ✔️ Validate with the client and set the initial roadmap together. Document it ✔️ Establish an initial timeline: It MUST be estimated and validated WITH your team ✔️ Set frequent meetings with the client (mine are usually weekly), to review advance & assumptions ✔️ Keep doing discovery to adjust assumptions, scope, roadmap and timeline ✔️ Be always open & honest about feasibility and advance ✔️ Keep communications flowing
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Também poderíamos considerar Para garantir que o projeto está no caminho certo, é útil definir indicadores-chave de desempenho (KPIs) no início do projeto. Implementar uma abordagem sistemática para identificar, analisar e mitigar riscos potenciais pode ajudar a manter o projeto no caminho certo. Manter uma documentação detalhada de todas as reuniões, decisões, e alterações é crucial. Utilizar ferramentas de gerenciamento de projetos e colaboração online pode facilitar a comunicação e o acompanhamento do progresso. Estabelecer expectativas claras sobre como e quando a comunicação ocorrerá pode evitar frustrações. Para projetos de TI, usar protótipos ou realizar demonstrações interativas pode ajudar a entender o que está sendo desenvolvido.
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