Voici comment vous pouvez optimiser la communication et la collaboration pour gagner du temps en tant que gestionnaire de programme.
En tant que gestionnaire de programme, vous savez que le temps est l’une de vos ressources les plus précieuses. L’optimisation de la communication et de la collaboration au sein de votre équipe peut entraîner un gain de temps important, vous permettant de vous concentrer sur la planification et l’exécution stratégiques. Dans un rôle qui jongle avec plusieurs projets et équipes, la rationalisation de ces aspects est cruciale pour l’efficacité et le succès. En mettant en place des canaux de communication clairs, en utilisant des outils collaboratifs et en favorisant une culture d’ouverture, vous pouvez réduire les malentendus et les retards, garantissant ainsi le bon déroulement de votre programme.
-
Ashaki S.Program Management in Engineering & Product Operations | Project Management | Portfolio Management | Program Director…
-
Paul BriggsInterim Transformation & Delivery Specialist | Guiding & Enabling the C-Suite, Directors & Founders to Execute Change…
-
Kitti KerekesTPM Lead | Technical Program Manager | Tech & Product Program Management | Helping agile leaders innovate in Technical…
Pour gagner du temps, établissez des canaux de communication clairs dès le départ. Cela implique la mise en place de plateformes spécifiques pour différents types de communication, telles qu’une messagerie instantanée pour les questions rapides et un outil de gestion de projet pour suivre l’avancement. Assurez-vous que tout le monde sait où trouver des informations et comment contacter la bonne personne. Une hiérarchie de communication bien structurée évite de perdre du temps à rechercher des informations et à attendre des réponses, ce qui permet à votre programme de rester sur la bonne voie.
-
At the heart of optimizing communication and collaboration within a program is a must-have plan: The Communications Plan. It is robust yet straightforward, containing the communications roadmap, operating rhythm, "who is who," and details on what is communicated, when, where, by whom, and how. This plan ensures the team understands the communication expectations and channels. Periodic reminders and updates, thoughtfully delivered without overwhelming the team, keep efforts synchronized and cohesive. By maintaining clarity and consistency in communication, we save time and enhance collaboration, ensuring that everyone stays aligned with the program's goals.
-
The biggest time sink in a PMgr's role is communication. I always build a communication plan based on a person's role (RACI). After identifying their role (Responsible, Accountable, Consultative, or Informational) I develop the plan. Each role requires different communication. This includes frequency, modality, and detail. For example, for those responsible I must communicate more frequently, informally (daily live), with great detail. For informational it can be very high level summary data in an email or on a digital dashboard with infrequent live meetings. Each role requires a different plan. This saves time, focuses your efforts, and keeps the program moving. You need to consider their role when determining how to communicate.
Il est essentiel de mettre régulièrement à jour votre équipe. Planifiez des réunions cohérentes ou envoyez des e-mails de mise à jour pour tenir tout le monde informé des progrès et des changements. Ces mises à jour doivent être succinctes et pertinentes, afin de ne pas perdre de temps sur des détails inutiles. En gardant tout le monde sur la même longueur d’onde, vous minimiserez le besoin de clarifications et aiderez votre équipe à rester concentrée sur ses tâches.
-
Regular updates are crucial for any project. But let’s be honest, they don’t need to clog our calendars with meetings or clutter our inboxes. Instead, I believe updates should live in a project management system. My go-to is Asana. Posting updates in Asana keeps everyone effortlessly in the loop. A solid project update includes: ➡️ Highlights from the week, ➡️ Outstanding items and blockers, ➡️ Clear next steps. Crafting an update takes just 5 minutes, saving us from unnecessary meetings, repetitive questions, and providing a handy record of the project's journey. I've found that weekly updates, typically at the end of the week, work best. However, the ideal frequency can vary depending on the organization and the nature of the work.
Tirez parti des outils collaboratifs pour rationaliser le travail d’équipe. Ces outils peuvent aller de documents partagés qui permettent une édition en temps réel à un logiciel qui intègre divers aspects de la gestion de projet. En choisissant les bons outils qui répondent aux besoins de votre programme, vous pouvez faciliter une collaboration transparente, réduire les redondances et gagner du temps autrement consacré à la coordination manuelle des efforts.
-
Using collaborative technologies effectively is critical for improving team communication, productivity, and innovation. To do this, it is critical to begin with comprehensive training to ensure that all team members are comfortable using the tools and can prevent barriers during adoption. Establishing clear instructions for when and how to use the tools is also critical to maintaining efficiency and avoiding misuse. Regularly collecting user feedback allows you to detect issues early on and make necessary changes to better meet the team's changing demands. Integrating collaborative tools into existing workflows is critical because it provides a cohesive digital ecosystem and facilitates collaboration.
-
The internet is booming with tools to streamline teamwork, ensuring that your team spends their time and energy efficiently while staying connected. My favorites include: ▶️ Loom: used to record and instantly share videos, often replacing the unnecessary meeting. ✅ Asana: a project management tool that keeps everyone updated and on track with projects and goals. 📝 Google Docs: great for real-time collaboration among teams through edits, comments, and suggestions. It's also important for companies to regularly review their tools, as work evolves and so do the tools themselves. Plus, it's always a good idea to check in with your team. Everyone works differently, and finding the right tools can make all the difference.
Des processus de prise de décision efficaces sont essentiels pour gagner du temps. Donnez aux membres de l’équipe le pouvoir de prendre des décisions dans le cadre de leur travail. Cette autonomie permet de réduire les goulots d’étranglement et d’accélérer la dynamique des projets. De plus, lorsqu’il s’agit de décisions de groupe, utilisez des méthodes structurées comme une matrice de décision pour évaluer les options rapidement et efficacement, évitant ainsi des discussions prolongées qui peuvent faire dérailler la productivité.
Mettez en place une boucle de rétroaction robuste. Encouragez les membres de l’équipe à donner leur avis sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Ce retour d’information peut aider à affiner les processus et les stratégies de communication au fil du temps, ce qui conduit à des opérations plus efficaces. En écoutant activement et en répondant aux commentaires, vous pouvez apporter des améliorations continues qui vous font gagner du temps à long terme.
Enfin, cultiver une culture de confiance est essentiel. Lorsque les membres de l’équipe se font confiance, ils communiquent plus ouvertement et collaborent plus efficacement. Cette confiance minimise le besoin de microgestion, car les membres de l’équipe se sentent habilités à prendre des initiatives et à résoudre les problèmes de manière proactive. Un environnement de confiance permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’améliorer la performance globale de votre programme.
-
Collaboration isnt just about teamwork, its about creating harmony from the beautiful chaos of talented minds. That’s the magic of a program manager – conducting the orchestra, not playing a single instrument. As an aide always, particularly in the midst of a storm, set aside time to gather people together in smaller groups or as a large collective to unite, share and contribute. When heard and participating you get better energy and results
-
To build organizational knowledge, ensure there is a decision log. At a minimum, it should capture: - Decision Made - Decision Maker(s) - Date of Decision - Rationale for Decision - Alternatives Considered - Date of Implementation of Decision
-
I think to accept that miscommunications happen and are common in the workplace is a start. The next step really is to acknowledge that miscommunications are expensive, and can be costly. I think another common issue is the way we look at meetings, because even though live meetings have their place, they often waste time and can be dominated by the most vocal participants (only). So I’d suggest to: reduce meetings and choose communication methods carefully so that productivity can increase 🧠 But also, effective communication boosts not just productivity but also employee satisfaction 😊 Especially, in tough economic times, these improvements are key to maintaining high performance with fewer resources 💡
Notez cet article
Lecture plus pertinente
-
Administration des affairesComment identifier les goulots d’étranglement de la communication et de la collaboration dans vos projets EPM ?
-
Opérations ITVoici comment vous pouvez rationaliser la collaboration avec les membres de l’équipe pour respecter les délais du projet.
-
Collaboration entre équipesComment gérez-vous votre temps et hiérarchisez-vous vos tâches dans le cadre d’une collaboration entre équipes ?
-
Administration réseauQue faites-vous si les membres de votre équipe ont des styles de communication contradictoires ?