Last updated on 19 mars 2024

Vous êtes un chef de projet qui doit respecter le budget de votre projet. Comment pouvez-vous le faire ?

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En tant que chef de projet, vous devez trouver un équilibre entre la portée, le temps et le coût de votre projet de conception technique. Mais comment éviter les dépenses excessives et fournir une solution de haute qualité qui répond aux attentes de vos clients ? Voici quelques conseils pour vous aider à respecter votre budget.

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1 Planifiez votre budget avec soin

Avant de commencer votre projet, vous devez estimer le montant d’argent dont vous aurez besoin pour le réaliser. Cela comprend les coûts des matériaux, de la main-d’œuvre, de l’équipement, des logiciels, des tests, des déplacements et des imprévus. Vous devez également tenir compte des risques et des incertitudes qui peuvent affecter votre budget, tels que les changements d’exigences, les retards, les erreurs ou les problèmes imprévus. Pour planifier votre budget, vous pouvez utiliser divers outils et méthodes, tels que les données historiques, l’estimation ascendante, l’estimation paramétrique ou l’estimation en trois points. Vous devez également documenter vos hypothèses et contraintes budgétaires et les communiquer clairement à vos parties prenantes.

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Intekhab Rawannaque

Co-Founder & CEO | Infralogix Energy Pvt Ltd | Building India’s 1st Zero-Emission ♻️ 🌱Infrastructure Logistics Venture | Turning High Cost Logistics into Sustainable| Ex-GR Ltd | Ex-DBL Ltd |Ex-DRAIPL |Ex-IPL Logistics
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As a project manager aiming to keep the project within budget, here are two expert answers: 1. Expert Answer 1: "Establish a comprehensive budget plan upfront, track expenses regularly, negotiate with vendors, prioritize tasks, and communicate transparently with stakeholders." 2. Expert Answer 2: "Utilize project management tools for real-time expense tracking, share financial reports with stakeholders, and foster a cost-conscious culture within the team."

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2 Suivez et surveillez vos dépenses

Une fois que votre budget a été approuvé, vous devez suivre et surveiller régulièrement vos dépenses. Il s’agit de comparer vos coûts réels avec vos coûts prévus et d’identifier les écarts éventuels. Vous devez également mettre à jour vos prévisions budgétaires en fonction de l’état actuel et de l’avancement de votre projet, et les ajuster si nécessaire. Pour suivre et surveiller vos dépenses, vous pouvez utiliser divers outils et techniques, tels que l’analyse de la valeur acquise, l’indice de performance des coûts, l’analyse des écarts ou l’analyse des tendances. Vous devez également rendre compte de vos dépenses à vos parties prenantes et à vos sponsors, et les alerter de tout problème ou risque.

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Abel Dawah FNIQS, RQS, FIMS, FMP, CCAP, CFLT, A.ifia

Consultant Quantity Surveyor/Facility /Project Manager/Entrepreneur/Management Specialist
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In addition, you can also use the Cost Value Reconciliation (CVR) method. It will help you compare the Cost (money) put into the work, with the value you are expected to have of the work done so far. Analysing the two will give you an idea of where you are in terms of monitoring your spending and keeping within your budget.

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Intekhab Rawannaque

Co-Founder & CEO | Infralogix Energy Pvt Ltd | Building India’s 1st Zero-Emission ♻️ 🌱Infrastructure Logistics Venture | Turning High Cost Logistics into Sustainable| Ex-GR Ltd | Ex-DBL Ltd |Ex-DRAIPL |Ex-IPL Logistics
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Tracking Spending on Projects: Expert Strategies for Fiscal Responsibility To ensure fiscal responsibility, follow these expert strategies: Expert Answer 1: “Utilize robust project management tools with budgeting features and real-time reporting for proactive decision-making, team collaboration, and visibility into spending trends.” Expert Answer 2: “Establish regular budget review processes, monitor resource utilization, promote cost-consciousness among team members, and communicate transparently with stakeholders to ensure fiscal responsibility and project success.”

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3 Contrôlez votre périmètre et vos modifications

L’une des principales causes de dépassement de budget est la dérive de la portée, c’est-à-dire l’ajout ou la modification incontrôlée d’exigences ou de caractéristiques d’un projet. La dérive de la portée peut augmenter vos coûts, retarder votre calendrier et réduire votre qualité. Pour éviter la dérive de la portée, vous devez contrôler votre portée et vos modifications. Il s’agit de définir clairement et précisément la portée de votre projet et de baser votre budget sur celui-ci. Il s’agit également de gérer les demandes de changement qui peuvent survenir au cours de votre projet et d’évaluer leur impact sur votre budget, votre calendrier et votre qualité. Pour contrôler votre portée et vos modifications, vous pouvez utiliser divers outils et processus, tels que l’énoncé de la portée, la structure de répartition du travail, le plan de gestion des modifications ou le tableau de contrôle des modifications.

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James Jatau

Senior Cost Consultant | MRICS | PQS | PMP® | MNIQS | Certified APC Assessor
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Associate Milstones with KPI's One of the key components of delivering a project is to ensure you have designated milestones which can be measured. This will help with tracking progress as to the required time of delivery and budget. Setting KPI's with these milestones will boost productivity.

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4 Optimisez vos ressources et vos processus

Une autre façon de maintenir votre projet dans les limites du budget est d’optimiser vos ressources et vos processus. Cela signifie utiliser vos ressources de manière efficiente et efficace, et éviter le gaspillage ou la redondance. Il s’agit également d’améliorer vos processus et vos méthodes, et d’adopter les meilleures pratiques ou normes. Pour optimiser vos ressources et vos processus, vous pouvez utiliser divers outils et stratégies, tels que le nivellement des ressources, l’allocation des ressources, l’ingénierie allégée, l’ingénierie agile ou l’ingénierie de la valeur.

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5 Négocier et communiquer

Enfin, le respect du budget de votre projet nécessite de bonnes compétences en négociation et en communication. Cela signifie négocier avec vos fournisseurs, entrepreneurs ou vendeurs pour obtenir les meilleures offres et remises, et gérer leurs contrats et leurs factures. Cela signifie également communiquer avec vos clients, vos parties prenantes ou vos sponsors pour gérer leurs attentes et leur satisfaction, et pour résoudre tout conflit ou problème. Pour négocier et communiquer efficacement, vous pouvez utiliser divers outils et techniques, tels que le plan de négociation, l’analyse des parties prenantes, le plan de communication ou la boucle de rétroaction.

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6 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre ?

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Vous êtes un chef de projet qui doit respecter le budget de votre projet. Comment pouvez-vous le faire ?

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1 Planifiez votre budget avec soin

2 Suivez et surveillez vos dépenses

3 Contrôlez votre périmètre et vos modifications

4 Optimisez vos ressources et vos processus

5 Négocier et communiquer

6 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

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1 Planifiez votre budget avec soin

2 Suivez et surveillez vos dépenses

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