Vous êtes confronté à une dérive de la portée avec les clients. Comment pouvez-vous maintenir les délais et la qualité du projet ?

1 Clarifier les objectifs

Pour éviter la dérive des objectifs, commencez par définir clairement les objectifs du projet avec votre client. Il s’agit de définir des éléments spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps (INTELLIGENT) Objectifs. En établissant une compréhension claire de ce à quoi ressemble le succès, vous pouvez mieux gérer les attentes et garder le projet concentré. Si le client souhaite élargir la portée, il doit se référer à ces objectifs pour déterminer si les changements correspondent à l’intention initiale ou s’ils nécessitent une initiative distincte.

2 Fixez des limites

Il est essentiel d’établir des limites fermes pour gérer la dérive des objectifs. Assurez-vous de décrire ce qui est inclus dans la portée du projet et ce qui ne l’est pas, et soyez diligent dans le maintien de ces limites. Cela implique également d’être assertif si nécessaire ; Si un client demande des fonctionnalités ou des services supplémentaires qui ne relèvent pas de la portée convenue, il est de votre responsabilité de lui rappeler l’entente initiale et de discuter de l’impact de ces modifications sur le calendrier et les coûts.

3 Examens réguliers

Effectuer des examens de projet réguliers avec votre client peut aider à identifier dès le début toute dérive potentielle de la portée. Ces examens sont l’occasion d’évaluer les progrès par rapport au plan initial et de les ajuster au besoin. Si une dérive de la portée est détectée, vous pouvez y remédier immédiatement en discutant de ses implications et en décidant ensemble d’intégrer les modifications, de les reporter ou de les rejeter complètement.

4 Gérer les modifications

Lorsque des changements sont inévitables, leur gestion efficace est essentielle pour maintenir l’intégrité du projet. Mettre en œuvre un processus de contrôle des changements lorsque toute modification de la portée du projet nécessite une approbation officielle. Ce processus doit évaluer l’impact du changement sur le calendrier, le budget et la qualité du projet, en veillant à ce que toutes les parties prenantes comprennent les conséquences avant d’aller de l’avant.

5 Communication efficace

La communication est la bouée de sauvetage de tout projet. Garder des lignes de communication ouvertes avec votre client peut éviter les malentendus qui mènent à une dérive de la portée. Exprimez clairement toute préoccupation concernant l’élargissement de la portée du projet et assurez-vous que votre client comprend les implications. Informez-les régulièrement de l’état d’avancement du projet et des risques potentiels associés aux modifications qu’ils proposent.

6 Éduquer les clients

Enfin, une partie de votre rôle en tant que consultant consiste à éduquer vos clients sur les risques de dérive de la portée. Expliquez comment cela peut affecter la réussite du projet et l’importance de s’en tenir à la portée convenue. Donnez-leur des connaissances afin qu’ils puissent prendre des décisions éclairées concernant leurs demandes et comprendre pourquoi certaines peuvent être refusées ou nécessiter des ressources supplémentaires.

7 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre ?