Vous faites face à un collègue qui monopolise les réunions. Comment encouragez-vous une meilleure collaboration ?

1 Établissez des règles de base

L’établissement de règles de base claires au début d’une réunion peut empêcher une personne de monopoliser la conversation. En tant que responsable administratif, vous pouvez proposer la mise en place de créneaux horaires ou d’une table ronde pour que chacun ait la possibilité de contribuer. Cette approche freine non seulement la tendance d’une personne à dominer, mais crée également un environnement structuré qui peut conduire à des réunions plus efficaces et plus efficaces.

2 Encourager l’inclusion

Dans une réunion où la collaboration est essentielle, il est important d’encourager activement l’inclusion. Si vous remarquez qu’un collègue prend constamment le relais, utilisez votre rôle pour intervenir et inviter les autres à partager leurs points de vue. Des phrases comme « Écoutons quelqu’un qui n’a pas encore parlé » ou « Je suis intéressé par ce que les autres en pensent » peuvent réorienter la conversation et favoriser un dialogue plus équilibré.

3 Utiliser la technologie

La technologie peut être un allié de taille dans la gestion de la dynamique des réunions. Des outils tels que les plateformes de documents collaboratifs permettent à tous les participants d’entrer en temps réel, ce qui peut aider à équilibrer la conversation. En encourageant votre équipe à utiliser ces outils, même si quelqu’un domine la discussion verbale, d’autres peuvent toujours apporter leurs idées par écrit, ce qui garantit un partage plus équitable des voix.

4 Favoriser un dialogue ouvert

La création d’une atmosphère où le dialogue ouvert est la norme peut aider à empêcher une personne de dominer les réunions. Encourager votre équipe à exprimer librement ses pensées et ses idées, sans crainte d’interruption ou de jugement, peut aider à créer un échange plus équilibré. Il est également utile de reconnaître et de valider toutes les contributions, ce qui renforce la valeur des contributions diversifiées et encourage les membres de l’équipe plus discrets à s’exprimer.

5 Résoudre les problèmes en privé

Si le comportement d’un collègue persiste malgré vos efforts pour encourager la collaboration, il peut être nécessaire d’aborder le problème en privé. Une conversation en tête-à-tête peut être l’occasion de fournir des commentaires constructifs et de discuter des moyens d’améliorer la dynamique des réunions. Abordez la conversation avec empathie et concentrez-vous sur l’importance des contributions de chacun au succès de l’équipe.

6 Montrer l’exemple

En tant que gestionnaire administratif, vous avez le pouvoir de donner l’exemple. En écoutant activement, en valorisant toutes les contributions et en vous assurant que vous ne dominez pas vous-même les discussions par inadvertance, vous établissez une norme pour la conduite des réunions. Votre comportement peut influencer la dynamique de l’équipe et encourager une culture de respect et de collaboration. N’oubliez pas que la façon dont vous vous comportez lors des réunions peut avoir un impact significatif sur le comportement des autres.

7 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre ?