Quelles sont les meilleures pratiques pour assurer l’exactitude et la mise à jour de la documentation du projet?

1 Définissez vos normes de documentation

Avant de commencer votre projet, vous devez définir les types de documents dont vous avez besoin, le format et le style qu’ils doivent suivre, et qui est responsable de leur création, de leur révision et de leur mise à jour. Avoir des normes de documentation claires vous aidera à assurer la cohérence, la qualité et la clarté de votre projet. Vous pouvez utiliser des modèles, des listes de contrôle et des directives pour faciliter et accélérer votre processus de documentation.

2 Utiliser un référentiel central

L’un des plus grands défis de la documentation de projet est de savoir où les dernières versions de vos documents sont stockées et qui y a accès. Pour éviter la confusion, la duplication et la perte d’informations, vous devez utiliser un référentiel central dans lequel vous pouvez stocker, organiser et partager vos documents de projet. Un référentiel central peut être une plate-forme basée sur le cloud, un lecteur partagé ou un logiciel de gestion de projet qui vous permet de charger, modifier et télécharger vos documents. Vous devez également vous assurer que votre référentiel dispose des fonctionnalités de sécurité, de sauvegarde et de contrôle de version appropriées.

3 Mettez régulièrement à jour vos documents

La documentation du projet n’est pas une tâche ponctuelle que vous pouvez oublier une fois que vous l’avez terminée. Il s’agit d’un processus continu qui vous oblige à mettre à jour vos documents au fur et à mesure que votre projet évolue et que de nouvelles informations deviennent disponibles. La mise à jour régulière de vos documents vous aidera à refléter l’état actuel, la portée et les livrables de votre projet, ainsi qu’à identifier et à résoudre les problèmes, les risques ou les changements qui pourraient survenir. Vous devez également communiquer vos mises à jour aux membres de votre équipe et aux parties prenantes, et solliciter leurs commentaires et leur approbation si nécessaire.

4 Examiner et auditer vos documents

Une autre pratique importante pour garder la documentation de votre projet exacte et à jour est d’examiner et de vérifier vos documents périodiquement. Examiner vos documents signifie les vérifier pour détecter les erreurs, les incohérences, les lacunes et les informations obsolètes, et apporter des corrections ou des améliorations au besoin. Auditer vos documents signifie vérifier qu’ils sont conformes aux normes de documentation, aux objectifs de votre projet et aux attentes des parties prenantes, et apporter des ajustements ou des recommandations au besoin. Vous pouvez utiliser des outils, des mesures et des critères pour vous aider à examiner et à auditer efficacement vos documents.

5 Documentez vos leçons apprises

Enfin, l’une des meilleures pratiques pour garder la documentation de votre projet exacte et à jour est de documenter vos leçons apprises à la fin de votre projet ou après chaque phase majeure. Documenter vos leçons apprises signifie capturer et analyser ce qui s’est bien passé et ce qui a mal tourné dans votre projet, et identifier ce que vous pouvez faire mieux ou différemment à l’avenir. Documenter vos leçons apprises vous aidera à améliorer vos compétences en gestion de projet, à améliorer votre processus de documentation de projet et à partager vos connaissances et votre expérience avec les autres.

6 Voici ce qu’il faut prendre en compte

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre?