Vous avez du mal à garder les conférenciers sur la bonne voie avec le calendrier des sessions ?
Gérer les conférenciers et s’assurer qu’ils respectent les créneaux horaires qui leur sont alloués peut être un défi. C’est une danse entre le respect de l’emploi du temps du public et la liberté de partager leur expertise. Vous l’avez probablement déjà vu : l’orateur qui se perd dans sa passion et dépasse le temps, provoquant un effet domino sur le reste des sessions. Cet article vise à vous fournir des stratégies pour que votre conférence respecte le calendrier sans étouffer le contenu précieux que vos conférenciers apportent.
Utilisez des outils de chronométrage à la fois subtils et efficaces. Considérez une horloge de compte à rebours visible pour l’orateur mais discrète pour le public. Ce doux rappel aide les orateurs à gérer leur propre rythme sans l’embarras d’être coupés au milieu d’une phrase. Certaines conférences utilisent un système de feux de circulation : le vert indique un temps suffisant, le jaune un avertissement et le rouge signifie que le temps est écoulé. Ces repères visuels sont faciles à suivre et peuvent vous aider à assurer le bon déroulement de votre événement.
Un briefing approfondi est crucial. Avant l’événement, communiquez clairement vos attentes concernant le timing. Fournissez un ordre du jour détaillé avec le créneau horaire de chaque conférencier et insistez sur l’importance de s’y conformer pour le bénéfice de tous les participants. Rappelez-leur que le public a des attentes précises quant à la durée de la session et que le dépassement peut avoir un impact sur l’expérience globale de la conférence.
Encouragez les orateurs à effectuer des essais de leurs présentations. En s’entraînant, ils peuvent affiner leur contenu pour qu’il s’adapte au temps imparti. Proposez de revoir leurs passages et de fournir des commentaires sur le rythme. Cela garantit non seulement qu’ils restent à l’heure, mais améliore également la qualité de leur présentation, car la pratique rend parfait.
Fournir une assistance sur site pour gérer le chronométrage. Demandez à un membre du personnel dédié de signaler aux orateurs des mises à jour de l’heure, peut-être aux 10 et 5 minutes restantes. Cette personne peut également être chargée de faire respecter la fin de la session si nécessaire. Un soutien personnel peut faire toute la différence pour maintenir un calendrier serré.
Ayez toujours un plan d’urgence en cas de dépassement des sessions. Allouez des temps tampons entre les conférences ou pendant les pauses pour absorber les dépassements. Cette planification peut éviter que l’emploi du temps de toute la journée ne soit perturbé par une ou deux longues présentations. Il s’agit d’être réaliste sur le fait que parfois, malgré tous les efforts, le timing peut glisser et qu’il est essentiel d’avoir un plan de secours.
Gérez efficacement le segment des questions-réponses de l’audience. Établissez des directives claires sur la durée de cette partie et envisagez de recueillir des questions à l’avance pour rationaliser le processus. Le fait d’avoir un modérateur qui filtre et pose des questions peut garder cette partie de la session concise et sur la bonne voie, garantissant que la session se termine à l’heure tout en engageant le public.