Comment maintenez-vous l’efficacité de vos communications de suivi?

1 Pourquoi le suivi est-il important

La communication de suivi n’est pas seulement une courtoisie ou une formalité. C’est une étape cruciale pour établir la confiance, le rapport et la crédibilité avec votre réseau. Cela montre que vous êtes intéressé, attentif et fiable. Cela vous aide également à renforcer votre marque personnelle, à démontrer votre expertise et à créer des opportunités de collaboration. Sans suivi, vous risquez de perdre la connexion ou d’être oublié parmi les centaines d’autres courriels et messages que vos contacts reçoivent chaque jour.

2 Quand faire un suivi

Le timing est primordial lorsqu’il s’agit de communication de suivi. Vous ne voulez pas attendre trop longtemps ou être trop insistant. Une bonne règle de base est d’envoyer votre premier message de suivi dans les 24 à 48 heures suivant le contact initial. De cette façon, vous pouvez rafraîchir leur mémoire, exprimer votre appréciation et suggérer une prochaine étape. Si vous n’avez pas de réponse, vous pouvez envoyer un deuxième message de suivi après une semaine environ, selon l’urgence et la pertinence de votre raison. Après cela, vous pouvez faire un suivi périodiquement, mais pas plus d’une fois par mois, sauf si vous avez une demande ou une offre spécifique.

3 Comment faire un suivi

Le format et le ton de votre communication de suivi dépendent du contexte et de l’objectif de votre interaction. Vous pouvez utiliser le courrier électronique, le téléphone, les médias sociaux ou une combinaison de ceux-ci, selon vos préférences et les attentes de vos contacts. Cependant, il y a quelques lignes directrices générales à garder à l’esprit: soyez clair et concis; personnel et professionnel; respectueux et courtois; et utile et précieux. Lorsque vous écrivez, n’écrivez pas de longs paragraphes ou ne vous promenez pas sur des sujets non pertinents - allez droit au but rapidement. Utilisez des puces, des en-têtes ou des listes numérotées pour organiser vos informations et faciliter leur analyse. Soyez poli et courtois - adressez-vous à eux par leur nom, remerciez-les pour leur temps et ne faites pas de demandes ou n’imposez pas de délais. Montrez de la personnalité et de l’enthousiasme, mais ne soyez pas trop décontracté ou familier. Enfin, offrez de la valeur ou des avantages à vos contacts - partagez des informations, des ressources ou des idées utiles qui se rapportent à leurs besoins ou intérêts. Donnez-leur une raison de répondre ou d’agir.

4 Ce qu’il faut éviter

Il est important d’être conscient des erreurs courantes lorsque vous communiquez avec vos contacts pour maintenir une bonne réputation. Évitez d’envoyer trop ou trop peu de messages, car cela peut ennuyer ou négliger vos contacts. De plus, soyez précis et direct dans vos messages, en évitant l’imprécision et l’ambiguïté. Abstenez-vous d’être négatif ou arrogant car cela peut offenser et aliéner vos contacts. Au lieu de cela, concentrez-vous sur l’établissement de relations et de confiance avec humilité et politesse. Trouvez le bon équilibre de fréquence et d’objectif dans votre communication qui convient à la situation et à la relation, y compris un appel à l’action clair ou une question qui suscite une réponse.

5 Comment mesurer votre efficacité

Le but ultime de votre communication de suivi est d’atteindre un résultat souhaité, tel que l’obtention d’une recommandation, l’obtention d’une réunion ou la conclusion d’une transaction. Pour mesurer votre efficacité, vous devez surveiller votre taux de réponse et analyser votre taux de conversion. En outre, examinez la qualité de votre relation pour déterminer si vos messages sont personnels, professionnels et dignes de confiance. Un taux de réponse élevé indique que vos messages sont attrayants, pertinents et convaincants. De même, un taux de conversion élevé suggère que vos messages sont persuasifs, précieux et convaincants. Enfin, une qualité relationnelle élevée montre que vous avez établi des liens forts et durables avec vos contacts.

6 Voici ce qu’il faut prendre en compte

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre?