Comment pouvez-vous identifier et gérer les attentes des intervenants de la coordination des programmes?

1 Pourquoi les attentes sont-elles importantes?

Les attentes sont les croyances ou les hypothèses que les intervenants ont au sujet du programme, de ses résultats et de son rendement. Ils peuvent influencer la façon dont ils perçoivent, évaluent et soutiennent le programme, ainsi que la façon dont ils interagissent avec vous et les autres intervenants. Les attentes peuvent également changer au fil du temps, selon le contexte du programme, les progrès et la rétroaction. Par conséquent, il est essentiel de comprendre et d’harmoniser les attentes de vos parties prenantes, en particulier celles qui ont un niveau élevé d’influence ou d’intérêt pour le programme.

2 Comment identifier les attentes ?

La première étape de la gestion des attentes consiste à les identifier, ce qui peut être fait au moyen d’une analyse des parties prenantes. Il s’agit d’un moyen systématique de déterminer qui sont vos intervenants, ce qu’ils veulent et comment ils se rapportent au programme. Cela peut vous aider à identifier les principales parties prenantes et leurs rôles, responsabilités et attentes; évaluer le niveau d’influence et d’intérêt de chaque intervenant; comprendre les sources, les moteurs et les indicateurs des attentes; identifier les lacunes, les conflits ou les risques liés aux attentes; et communiquer et mobiliser les intervenants pour valider et clarifier les attentes. Il existe différents outils et méthodes que vous pouvez utiliser pour effectuer une analyse des parties prenantes, tels que les matrices des parties prenantes, les réseaux d’intérêt énergétique, les enquêtes, les entretiens, les groupes de discussion ou les ateliers. De plus, les documents existants tels que les plans de programme, les rapports, les contrats ou les ententes peuvent être utilisés pour extraire des informations sur les attentes.

3 Comment gérer les attentes ?

Une fois que vous avez identifié les attentes de vos parties prenantes, il est important de les gérer tout au long du cycle de vie du programme. Cela comprend l’harmonisation des attentes avec les objectifs, la portée et les ressources; négocier et documenter les attentes de manière claire; surveiller et mesurer les attentes par rapport au rendement et aux produits livrables; communiquer les progrès et en rendre compte de façon régulière et transparente; gérer tout changement ou tout problème susceptible d’avoir une incidence sur les attentes; et l’évaluation et l’examen des résultats. La gestion des attentes n’est pas une tâche ponctuelle, mais un processus continu qui nécessite la communication, la collaboration et l’adaptation. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des outils tels que des plans de gestion des attentes, des matrices RACI, des objectifs SMART, des tableaux de bord, des cartes de performance ou des boucles de rétroaction.

4 Comment faire face à des attentes irréalistes ou contradictoires?

Parfois, vous pouvez rencontrer des attentes irréalistes ou contradictoires de la part de vos intervenants, ce qui peut présenter des difficultés et des risques pour votre programme. Les attentes irréalistes sont celles qui sont impraticables, réalisables ou en contradiction avec la réalité du programme. Les attentes contradictoires sont celles qui sont incompatibles, contradictoires ou en concurrence les unes avec les autres ou avec les objectifs du programme. Parmi les exemples de telles attentes, mentionnons le fait de s’attendre à plus d’avantages du programme que prévu ou convenu à l’origine; s’attendre à ce que le programme soit achevé plus rapidement ou à moindre coût que ce qui était réaliste possible; s’attendre à ce que le programme aborde ou résolve des problèmes qui ne relèvent pas de sa portée; s’attendre à ce que le programme réponde aux besoins d’un groupe d’intervenants au détriment d’un autre; et s’attendre à ce que le programme suive des normes différentes de celles établies. Pour répondre à ces attentes, vous devez déterminer leurs causes profondes et leurs sources, communiquer et éduquer les intervenants sur la raison d’être et la portée du programme, négocier et faire des compromis avec les intervenants pour trouver un terrain d’entente, gérer les risques qui pourraient découler des attentes et transmettre aux attentes au besoin. Faire face à des attentes irréalistes ou contradictoires peut être ardu, mais c’est aussi une occasion d’établir la confiance avec les parties prenantes et de montrer vos capacités de leadership et de résolution de problèmes.

5 Comment améliorer vos compétences en gestion des attentes?

La gestion des attentes est une compétence clé pour la coordination du programme, car elle peut affecter la qualité, l’efficience et l’efficacité de votre programme. Pour améliorer cette compétence, demandez des commentaires et apprenez de vos expériences et des pratiques exemplaires des autres coordonnateurs de programme. Mettez régulièrement à jour et peaufinez votre analyse des intervenants et votre plan de gestion des attentes pour tenir compte de l’évolution de l’environnement et des besoins du programme. Des outils et des techniques appropriés devraient être utilisés pour déterminer, gérer et communiquer les attentes, ainsi que pour mesurer le rendement et les résultats des programmes et en rendre compte. Il est également important d’établir des relations positives avec vos parties prenantes et de favoriser une culture de collaboration et de transparence. Si vous faites face à des défis ou à des difficultés avec la gestion des attentes, demandez l’aide de pairs, de mentors ou d’entraîneurs. En fin de compte, l’amélioration de vos compétences en gestion des attentes peut vous aider à améliorer vos compétences en coordination de programmes et à offrir des programmes plus efficaces et durables.

6 Voici ce qu’il faut prendre en compte

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre?