Last updated on 6 juil. 2024

Voici comment gérer efficacement les réunions virtuelles et assurer la communication.

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Dans l’environnement de travail à distance d’aujourd’hui, les réunions virtuelles sont devenues un incontournable. Cependant, la gestion efficace de ces réunions est cruciale pour assurer une communication claire et une collaboration productive. Alors que vous relevez les défis de l’interaction à distance, comprendre les nuances de la communication interpersonnelle dans un contexte numérique vous permettra de diriger des réunions non seulement efficaces mais aussi engageantes pour tous les participants.

Des experts chevronnés contribuent à cet article

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1 Définir l’ordre du jour

Pour assurer le bon déroulement de vos réunions virtuelles, commencez par établir un ordre du jour clair. Cette feuille de route guidera la discussion, en la gardant ciblée et sur la bonne voie. Partagez l’ordre du jour avec tous les participants à l’avance afin qu’ils puissent préparer les contributions nécessaires. Cette préparation permet un dialogue plus structuré et permet d’éviter les tangentes inutiles qui peuvent faire dérailler l’objectif de la réunion. N’oubliez pas d’allouer du temps à chaque sujet pour assurer une progression rapide dans l’ordre du jour.

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Utsoritselaju Koloh

Fund Accountant | Fintech | Fund Management | Data Analyst
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Managing virtual meetings effectively starts with clear communication and proper planning. Before the meeting, send out an agenda outlining the topics to be discussed or read it out when it starts so everyone knows what to expect. Use tools with screen-sharing capabilities to make your presentation more engaging and interactive. During the meeting, ask open-ended questions and invite team members to share their thoughts. This keeps the meeting engaging and ensures that everyone feels heard. At the end of the meeting, summarize key points and action items, follow up with an email detailing the points discussed and assign tasks to specific team members if needed.

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Mary Ogba

Customer support specialist||versatile virtual assistant|| exceptionally good at Resolving customer concerns via email, phone and chats||maximising productivity
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The business world is evolving as most organisations work remotely, it is important that these organisations seek ways to constantly collaborate and work as a team,hence the need for virtual meetings using various channels like Zoom, Google meet up, and Skype cannot be overemphasized. To efficiently manage virtual meetings, it is very important to always set the agenda of the meeting ahead of time, ensure that adequate preparations are made, slides prepared, visual aids, charts and if possible sent to the various team members prior to the scheduled day of the meeting, this way, everyone knows ahead of time and prepares.

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Júlia Tupá

Originação de novos negócios na Trinus Co.
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Certifique-se de que todos os participantes estão familiarizados com a plataforma de videoconferência que será utilizada (Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, etc.). Envie uma agenda clara e todos os materiais necessários com antecedência para que os participantes possam se preparar. Envie um resumo das principais discussões e decisões, além de atribuições de tarefas e prazos, se aplicável.

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2 Vérification technique

Avant de plonger dans le vif de votre réunion virtuelle, prenez un moment pour aborder les aspects techniques. Encouragez les participants à tester leur équipement et leur connexion Internet avant la réunion. Cette étape préventive permet de gagner un temps précieux et de minimiser les perturbations une fois la réunion commencée. Se familiariser avec les fonctionnalités de la plateforme de réunion, telles que les fonctions de sourdine et le partage d’écran, peut également améliorer l’expérience de communication.

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3 Impliquer tous

La participation active est essentielle dans les réunions virtuelles. Efforcez-vous d’impliquer tous les participants en les invitant à contribuer et en encourageant le dialogue. Cela peut être fait en posant des questions ouvertes ou en attribuant des rôles, tels que preneur de notes ou chronométreur, pour que tout le monde reste impliqué. En favorisant une atmosphère inclusive, vous vous assurez que chaque membre de l’équipe se sent valorisé et est plus susceptible d’apporter des informations significatives à la discussion.

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Padric Scott

President & Chief Wealth Architect of Crossroad Capital Partners | Former NFL & CFL | Loving Husband & Dog Dad
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Simple, don’t make it awkward. Typically, whatever we set our minds on ends up being the experience we live. So, if you say, “man I hate virtual meetings, I’m so much better in person.” Then naturally, your presence throughout the meeting will be subpar, and yes, you will constantly prove yourself right you would’ve been better in person. However, if you can approach the virtual setting as you would as if the meeting were happening right in front of you, now you can be fully present and engaging of all parties. By you making the virtual environment seem natural and seamless, you will set a stage for all parties to do the same leading to a dynamic meeting and mastermind session.

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4 Aides visuelles

Les aides visuelles peuvent grandement améliorer la compréhension et la rétention dans les réunions virtuelles. Utilisez des diapositives, des graphiques ou d’autres outils visuels pour renforcer vos points et apporter de la clarté. Ces aides peuvent briser la monotonie d’un appel vidéo et aider à maintenir l’attention. Cependant, assurez-vous de les utiliser judicieusement ; Trop de visuels peuvent submerger les participants et détourner l’attention du message principal.

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5 Suivi

Une fois la réunion terminée, ne laissez pas l’élan s’essouffler. Envoyez un e-mail de suivi résumant les points clés, les décisions prises et les actions. Ce récapitulatif garantit que tout le monde est sur la même longueur d’onde et comprend clairement ses responsabilités à l’avenir. Un suivi en temps opportun renforce la responsabilisation et permet à l’équipe de rester alignée sur les objectifs et les délais.

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6 Boucle de rétroaction

Enfin, établissez une boucle de rétroaction pour améliorer continuellement vos réunions virtuelles. Demandez aux participants de vous faire part de leurs suggestions sur ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré. Utilisez ces commentaires pour affiner votre approche, rendant chaque réunion plus efficace que la précédente. Cette pratique démontre votre engagement envers une communication efficace et montre que vous appréciez la contribution de votre équipe.

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7 Voici ce qu’il faut considérer d’autre

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre ?

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Communication interpersonnelle

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1 Définir l’ordre du jour

2 Vérification technique

3 Impliquer tous

4 Aides visuelles

5 Suivi

6 Boucle de rétroaction

7 Voici ce qu’il faut considérer d’autre

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1 Définir l’ordre du jour

2 Vérification technique

3 Impliquer tous

4 Aides visuelles

5 Suivi

6 Boucle de rétroaction

7 Voici ce qu’il faut considérer d’autre

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