Registratuura

Registratuura on historiassa aiemmin esiintynyt moniulotteinen käsite. Sana esiintyy myös kirjojen kansissa esimerkiksi Kuningas Juhanin III Registratuura vuodelta 1520. Näihin kirjoihin on koottu hallinnon kirjaukset eri vuosilta. Sanat pohjautuvat latinankielisiin nimiin regis = kuningas ja ratur = tulla esiin. Sanan voisi kääntää myös, kuninkaan tunnustukset. Sana esiintyy usein suku- tai historiantutkimuksessa, jos jonkun henkilön tiedot on kirjattu registratuuraan. Sillä tarkoitettiin myös kirjaamoa, joka on asiakirjahallintoa hoitava yksikkö. Joissain asiayhteyksissä sanalla tarkoitetaan myös kirjaus- eli arkistointitapaa. Asiakirjatallennuksessa on kehitetty aikojen saatossa loogisia kirjaustapoja tallentaa hallintoon liittyviä tietoja. Kehityksen taustalla on ollut hallinnon erkaantuminen vallanpitäjistä sekä tiedon määrän kasvu. Nykyterminä sana tarkoittaa arkistointia, arkistolaitosta tai niiden vuosijulkaisuja.

Historia

Vanhimmat tunnetut kirjaustavat on löydetty mesopotamialaisista savitauluista nuolenpääkirjoituksineen 2600-luvulta eaa. Kreikassa puiset ja paperiset sopimukset ja omistusasiakirjat tuli luovuttaa neuvoston arkistoon. Tärkeimmät asiakirjat kopioitiin lisäksi kiveen. Antiikin Roomassa virkamiehet sekä kauppiaat säilyttivät kivi- sekä myöhemmin papyrusasiakirjoja kotonaan. Tämän vuoksi asiakirjat tuhoutuivat helposti. Virkakauden jälkeen tiedot tallennettiin Aerariumiin eli keskuskirjaamoon. Tiedot kirjattiin juoksevalla numeroinnilla.

Keskiajalla asiakirjahallintoa hoiti päänsääntöisesti kirkko. Tuolloin asiakirjoja olivat ns. sinettiasiakirjat eli urkundit. Ne koostuivat etupäässä hallitsijoiden myöntämistä privilegioista ja lahjoituksista sekä tuomioistuinten päätöksistä. Myöhäiskeskiajan asiakirjoihin kuuluivat erilaiset rekisterit, kopiokirjat, kirjeet ja tiliasiakirjat. 1200-luvulle tultaessa Italiassa vakiintui asiakirjajulkisuuden periaate, mikä edellytti tehokkaampaa asiakirjojen käsittelyä.

Registratuuran synty

Arkistonmuodostus kehittyi ja eriytyi 1500- ja 1600-luvulla mm. Espanjassa sekä Saksassa. Arkistointiin otettiin käyttöön erilaisia menetelmiä.

• Ensimmäinen näistä oli Sarja-aktijärjestelmä, jossa tiedot kerättiin aikajärjestykseen ottamatta huomioon niiden sisältöä.
• Toinen järjestelmä oli Asia-aktijärjestelmä joka kehitettiin Saksassa. Siinä aikajärjestys korvattiin asiasisällön mukaisella järjestelmällä. Tuolloin otettiin käyttöön myös päiväkirjat sekä hakemistot, joiden avulla yksittäistä tietoa oli helpompi hakea. Kyseistä järjestelmää varten perustettiin erillinen yksikkö, registratuura eli kirjaamo. Lisäksi registratuuralle määrättiin ohjeistuksen jako virkamieskunnalle ja papistolle sekä julkisen tiedon kopiointi painettavaksi kirjasarjaksi vuosittain.

Ruotsissa alettiin kehittää 1600-luvun alkupuolen hallinnonuudistuksessa arkistointia. Järjestelmä tuli Suomeen ensimmäisenä vuonna 1635 maaherroille lähetetyssä ohjeessa asiakirjojen rekisteröinnistä ja arkistoinnista. Ohjeessa saapuneet ja lähteneet asiat ja asiakirjat kirjattiin diaariin, jotka oli pidettävä erillään toisistaan. Asiakirjat jaettiin kuuteen hallinnonalakohtaiseen ryhmään eli registratuuraan. Arkistointia varten lääninhallituksessa oli kuusi kaappia, yksi kutakin registratuuraa varten, jotka jakaantuivat useampiin laatikoihin. Menneen vuoden kertyneestä aineistoista julkaistiin kirjasarja, jota painettiin eri tahojen saataville. Laitos keräsi myös Ruotsin historian aikana syntyneet aineistot registratuura kirjasarjoiksi. Näin tallennettiin myös tärkeät historian tiedot varmuus kopioiksi.

Myöhemmin registratuura sana poistui suomen kielestä. ja tilalle tulivat modernimmat sanat. Järjestelmä on edelleen käytössä nyky-yhteiskunnassa, joskin kehittyneemmässä muodossa.