Crear un flujo de aprobación desde Office 365

Flow está integrado en muchas de las aplicaciones de Office 365, lo que nos permite crear flujos desde cada una de esas aplicaciones sin necesidad de salir a Flow para crear estos flujos. Por ejemplo, accediendo a OneDrive, tenemos la posibilidad de crear flujos para archivos, simplemente haciendo clic en el botón de Mostrar más opciones y desde aquí tenemos también la opción de Crear flujo. También podemos hacerlo desde el botón de Opciones que encontramos en la barra de navegación superior. Igualmente, desde Microsoft Teams, también existe la posibilidad de agregar la aplicación de Flow para crear y compartir flujos con los compañeros sin necesidad de salir de Teams. Desde el botón de Más aplicaciones agregadas, podemos buscar Flow en la barra de búsqueda y una vez localizada podemos seleccionarla para agregarla a Teams. Ahora, también quiero comentarte que puedes crear flujos de trabajo en SharePoint. En SharePoint, los flujos de trabajo pueden ayudarte a automatizar procesos de negocio, lo que hará que seas más eficiente a la hora de realizar, por ejemplo, trabajos de aprobación. Los flujos de aprobación permiten distribuir documentos y otros elementos almacenados en SharePoint a una o varias personas para su aprobación. En este ejemplo, necesitamos que nos aprueben un documento de Microsoft Word. Para ello, voy a entrar primero en el sitio donde tengo el documento, es aquí, en Cocina, y a continuación en la carpeta Documentos. Aquí, dentro de la carpeta General, tenemos un documento que necesitamos que nos aprueben. Voy a seleccionarlo, y a continuación, en los puntos de Más acciones voy a hacer clic para irme a la parte donde dice Flujo. Esta es la conexión que tiene SharePoint con Flow. Esto también podría hacerlo desde la barra de navegación superior en el botón de Más opciones, y desde aquí también tenemos la conexión con Flow. En concreto, en este documento que tenemos seleccionado, voy a hacerlo desde este botón de Opciones, seleccionando la opción Solicitar cierre. Esta opción lo que va a hacer es enviarle a una persona el documento para que lo apruebe. Una vez que se ha cargado el flujo, debemos indicar la persona o personas que tienen que aprobar el documento. Voy a escribir el nombre de la persona en concreto que tiene que aprobar este documento. Lo selecciono, y a continuación voy a escribir un mensaje para indicarle lo que tiene que hacer con el documento. Bien, ya lo tenemos. Ahora, ya solo nos queda hacer clic en Ejecutar flujo. También podríamos editar el flujo si quisiéramos, haciendo clic en este vínculo que vemos aquí que dice Editar conexiones. Ahora voy a ejecutar el flujo. Y ahora acabo de cargar en pantalla el correo electrónico de Juan Carlos Torres, la persona que tenía que aprobarnos este documento. Ya le ha llegado un mensaje en el que le indica que tiene una aprobación pendiente. Aquí aparece el usuario que se lo ha enviado. En este caso, la usuaria con la que yo estoy logueada, y aquí tiene un vínculo al documento. Puede abrirlo, visualizarlo o hacer alguna modificación si lo desea. Y una vez que ya ha decidido si quiere aprobarlo o no, pues, lo único que tiene que hacer es clic en el botón de Aprobar, o en el botón de Rechazar. Aquí, incluso, puede escribir un motivo por el que ha realizado alguna de estas acciones. Vamos a ponerle que el documento está perfecto, buen trabajo. Y ahora ya solo nos queda hacer clic en el botón Enviar. Como puedes observar, es muy sencillo realizar flujos de aprobación directamente desde SharePoint.