Organizando tu correo electrónico

Entre las nuevas conversaciones, los documentos y los mensajes, si dejas tu bandeja de entrada desordenada, será muy difícil ordenar todos los correos que recibas. En esta lección te mostraré algunas de las mejores prácticas para organizar tu bandeja de entrada de correo electrónico en Outlook para que puedas seguir el flujo de información a medida que llegan. Una de las mejores formas de tener en cuenta los correos electrónicos es agregar marcadores. Ellos son una forma sencilla de etiquetar la importancia de un correo electrónico sobre el que no se va a actuar inmediatamente. En este ejemplo, marcaré los correos electrónicos relacionados con el evento que estoy administrando. Primero comenzaré desde la página inicial de office.com y abriré Outlook. Aquí estoy en mi bandeja de entrada. Hay nuevos mensajes no leídos, así como mensajes que ya he leído. Para establecer una marca, pase el cursor sobre el mensaje de correo electrónico, luego, selecciona el ícono de la bandera en la esquina superior derecha del mensaje. La bandera cambia a rojo y, cuando el mensaje de correo electrónico está abierto, aparece un mensaje de seguimiento en el encabezado del correo electrónico. Para eliminar una marca, seleccione el ícono de la bandera. El indicador seguimiento cambia a una marca de verificación; cuando el correo electrónico está abierto, el encabezado superior indica la fecha en que se completó la marca. Otra forma de mantener los correos electrónicos organizados es usar categorías de colores. Las categorías de color le permiten identificar y agrupar elementos asociados en Outlook para que pueda rastrearlos y organizarlos rápidamente. Antes de usar una categoría de color, primero debes crear una. Seleccione el correo electrónico que desea agregar a una categoría, navegue hasta la cinta, identifique el ícono Categorizar, seleccione el menú desplegable y luego Nueva categoría. Agregue un nombre para la categoría y seleccione un color. Llamaré al mío «Evento del cliente». Luego, seleccione Guardar. Esta categoría de color ya está lista para usar. A continuación, haré clic con el botón derecho en un mensaje de la lista de mensajes. Seleccionaré Categorizar y seleccionaré la categoría que acabo de crear de la lista. Incluso, puedes llenar una categoría de color desde el panel de lectura o en un mensaje que esté abierto. La siguiente herramienta de organización de la bandeja de entrada que recomiendo es la respuesta automática. La respuesta automática le permite responder correos electrónicos cuando esté fuera de la oficina o no está disponible. Para configurar la respuesta automática, seleccione el ícono Configuración, luego Ver todas las configuraciones de Outlook y luego Respuestas automáticas. Active la opción Respuestas automáticas y, luego, puede escribir su mensaje en el cuadro de mensaje. Escriba su mensaje de fuera de la oficina; me gusta usar algo como: «Gracias por su correo electrónico. Yo estoy fuera de la oficina. Responderé cuando regrese». Si no desea que su mensaje de fuera de la oficina se envíe todo el tiempo, seleccione Enviar respuestas solo durante este período de tiempo, luego, elige las fechas y horas para las que te gustaría configurar tu respuesta automática. También puede seleccionarse desde Outlook que bloquee su calendario durante este período de tiempo, rechace nuevas invitaciones o cancele cualquier reunión que pueda tener durante este período. Puede formatear el texto con la barra de herramientas o cortar y pegar texto que ya haya formateado, incluido el texto con hipervínculos. Cuando haya terminado con el mensaje y la configuración, seleccione Guardar. Ahora, Outlook esté programado para enviar la respuesta automática como respuesta a los mensajes durante los horarios seleccionados. Clasificar y organizar su correo electrónico son habilidades clave para mantener las comunicaciones, información importante fáciles de encontrar. Una bandeja de entrada organizada lo mantendrá enfocado y le permitirá dedicar su tiempo a tareas más importantes. Intente usar estas herramientas para ordenar su bandeja de entrada esta semana y vea cuánto tiempo puede ahorrar.