Uso adecuado de un calendario

Creemos que la utilidad de los calendarios radica en su función para gestionar nuestro tiempo, cuando en verdad su verdadera utilidad es la de ayudarnos con la gestión de nuestras tareas. Cambio de perspectiva, resultados óptimos. Vamos allá. Empezamos explicando que de manera análoga a las previsiones del tiempo, que pueden ser más o menos acertadas, nuestros calendarios son en verdad estimaciones sobre lo que nosotros creemos que va a acontecer en el día de hoy o en los próximos días. Creer que seguiremos la estructura de nuestro calendario a rajatabla, y no solo eso, sino que creer que seremos capaces de seguir un calendario perfectamente programado, es confundir nuestros deseos con la realidad. Además de ser realmente perjudicial para el desarrollo de nuestro trabajo y de nuestra salud mental. Rellenar todos los huecos de un calendario con tareas, acciones y eventos, y creer que vamos a seguirla a pies juntillas, también es confundir nuestros deseos con la realidad, simplemente, porque no suele ser posible. ¿Quiere decir esto que debemos enterrar nuestros calendarios? Para nada, pero debemos desaprender lo aprendido y practicar con nuevas maneras de utilizarlos. Por ejemplo, estimación optimista. Cuando vayas a colocar una tarea, asume que tus estimaciones del tiempo que te llevará completarla siempre serán optimistas, y que, en el mejor de los casos, probablemente necesites al menos, la mitad más de lo estipulado en un principio. Adelántate a este sesgo temporal y utiliza este conocimiento para programarte mejor. Recuerda, reserva al menos la mitad más de lo que estimes que te va a llevar una tarea determinada. Vamos ahora ver la anticipación estoica. También es aconsejable que dejes huecos libres, espacios en blanco, entre las franjas que tienes reservadas para realizar tus tareas. ¿Por qué? Pues porque la realidad es terca y va por libre, así que es más que probable que surjan acontecimientos fuera de nuestro control que retrase o alteren nuestros planes. Es decir, es más que probable que parezcan nuevas necesidades imprevistas que requieran de nuestra atención inmediata. Si estás preparado para ello, tus probabilidades de éxito se multiplicarán. Lo importante en un calendario no es tanto seguir las rigideces de la hora y los tiempos, sino ser capaces de tomar decisiones de calidad para ejecutar o posponer. Lo que importa es hacerse las preguntas: ¿qué es lo que más me conviene hacer ahora? ¿Y en este momento, qué es lo más sensato que debería hacer después de esto? De modo que seas tú, con tus decisiones, el dueño del destino de tu calendario y no que permanezcas como las hojas de los árboles que el viento traslada de un lado a otro a merced de lo que los acontecimientos externos a ti decidan por ti. Frente al trabajo reactivo, en el que reaccionas ante los eventos externos, el trabajo reflexivo, en el que decides qué es lo más apropiado ejecutar en cada momento. Utilizar un calendario de manera adecuada, nos obliga a pensar qué es lo que vamos a hacer, por qué lo vamos a hacer, cuándo lo haremos y cuánto tiempo creemos que nos llevará o cuánto tiempo estamos dispuestos a dedicarle a una determinada tarea. Un calendario bien gestionado, funciona como una guía para nuestra eficacia, no para la puntualidad de nuestras acciones. Y sí, por supuesto, hay casos como las reuniones con clientes o con otros miembros del equipo o con las llamadas a proveedores, por ejemplo, en los que la puntualidad es esencial. Pero no hablo de este tipo de gestión de calendario. Eso lo considero más bien una gestión de citas, no de tareas. En la mayoría de los casos, en nuestros calendarios, no es necesario seguir a pies juntillas las horas y los bloques previstos, sino que se puede ver como algo vivo y maleable, que es capaz de adaptarse a las circunstancias del momento y a las necesidades que van surgiendo. Insisto, debemos comprender que alterar el calendario, la programación del calendario y de nuestras tareas entra dentro de lo previsto, y que lo importante no es tanto hacer la tarea justo en el momento en el que la habías proyectado, sino ir en cada momento tomando decisiones conscientes de por qué vas posponiendo o ejecutando esas tareas y de cuándo es el momento idóneo para ponerte con ellas, día a día, momento momento. Reaprender a usar un calendario va de acostumbrarse a tener en cuenta nuestro sesgo optimista en las estimaciones temporales y contar con las eventualidades fuera de nuestro control. Por tanto, reaprender a usar un calendario va de recordar que hay que contar con el doble de tiempo estimado, y hay que dejar espacios libres, muchos, para poder atender cambios, nuevas necesidades para estar disponible para los demás, para no generarse estrés uno mismo. Podría haber empezado esta sección hablando del origen de la puntualidad o de cómo se empezó a usar los relojes por los trenes y la Revolución Industrial, pero lo voy a evitar, porque nosotros ni somos máquinas, ni creo que debamos adaptar nuestros hábitos a las necesidades de las máquinas. Si acaso, al revés, que sea la tecnología la que se adapte a nosotros. Y, por ejemplo, que alguien diseñe un calendario en el que cada vez que añadamos un evento en él aplique la norma de 50 % y, de manera automática, alarga el tiempo reservado para ejecutar esa tarea.