Optimiza tu tiempo con estas cuatro listas

La manera la que yo propongo trabajar se basa en cuatro listas que respetan esos principios fundamentales de una lista de tareas efectiva, sencilla, breve y colocando los elementos por orden de importancia. Las listas de tareas que considero claves son: Vamos con la lista "Todas". Esta lista es una extensión de tu cerebro. Aquí entra, como su nombre dice, todo lo que querrías, deberías o podrías hacer. Es un volcado de datos y cosas que traspasas de tu cabeza a otro formato. Saca de tu mente todas las cosas que tengas pendientes, escribiéndolas en un papel y asegúrate de que tienes un folio bien largo, porque te va a hacer falta. Adelante, tómate tu tiempo, a esta lista la llamaremos "Todas" por razones obvias, y con ella acabas de aumentar tu capacidad de concentración un 1%, librándole de pensamientos rumiantes que van y vienen y molestan. Una vez que tengas esta lista escrita, apártatela. De lo que se trata con esta herramienta, es de que tengas la posibilidad de hacer un repaso a todas las tareas cuando tú quieras, sin necesidad de que anden dando vueltas en tu cabeza, constantemente, como luces rojas en plan: "Recuerda hacer esto". "Que no se te olvide que tienes pendiente esto otro". "Superimportante que... se me olvidó". ¿Reconoces esa sensación, verdad? Pues eso. Además, si esta lista la tienes presente frecuentemente, lo único que conseguirás es generarte frustración y ansia, ya que tu atención se centrará, precisamente, en esas tareas pendientes. Así que, ni las mires hasta que sea necesario ir a seleccionar, de entre ellas, cuáles serán tus siguientes tareas a ejecutar. Atendemos ahora a la lista "Prioridades". Es la lista de las tres tareas más importantes que te comprometes a realizar cada día y conviene que su importancia se base en la capacidad que tienen para conducirte hacia aquello que te hayas propuesto. Yo, normalmente, trabajo con prioridades del día, de la semana, del mes, y del trimestre. Vamos con la lista "Hoy". Esta es una lista viva. Aquí apuntamos las tareas que nos van surgiendo a lo largo del día, por las propias dinámicas de nuestros trabajos y nuestras vidas. También sirve para ir colocando las tareas, que sin ser prioridades, van pasando de la lista "Todo" a la lista "Hoy", porque tenemos tiempo y las vamos haciendo. Lo ideal sería considerar esta lista como una lista de tareas entrantes a realizar después de las prioridades. Aunque esto no siempre es posible, porque, por ejemplo, alguna de estas tareas suelen tener ese terrible carácter de "urgente". Este tipo de tareas que van apareciendo con un carácter más o menos marcado de urgencia, suelen ser en las que más tiempo se malgasta si no se gestionan de la manera adecuada, ya que no suelen ofrecer resultados realmente significativos. Lo que hacen es retrasar la ejecución de las cosas importantes que se ven apartadas en pos de las tareas urgentes. A pesar de que centrarse en sacar adelante este tipo de tareas urgentes y que van surgiendo a lo largo del día, nos mantienen muy ocupados y sin parar, dado el escaso valor que aportan para lograr nuestros verdaderos propósitos, son el núcleo duro de lo que se conoce como falsa productividad, que es esa sensación de haber hecho un montón de cosas pero que deja un regusto amargo y pesado como de no haber hecho nada que realmente mereciese la pena. Esas tareas son. Por lo tanto, mi consejo, es que según vayan apareciendo tareas durante tu día las apuntes en la lista "Hoy", apartes un par de horas hacia el final del día para resolverlas todas juntas atacándolas en bloques similares, de categorías similares. Resumiendo: ve poniendo todas estas tareas entrantes urgentes en la lista "Hoy" y céntrate en resolver tu lista de prioridades. Al acercarse el final del día dedícale un tiempo a resolver esas tareas urgentes entrantes. La lista de tareas, que denominaremos "Hechas", es otra lista esencial, importantísima, pues es la que nos proporcionará sentimiento de plenitud y de haber realizado nuestro trabajo correctamente, avanzando en la dirección que nos hemos propuesto. Utilízala para mostrarte reconocimiento a ti misma para que no se te escape todo aquello que vas resolviendo y que puedas disfrutar de esas endorfinas cada vez que la escribas y pongas un tick al lado, como completada. Da igual el sistema que utilices: online, una app, [Gitex], lo que sea para gestionar tus tareas. Lo que cuenta, es que además de las prioridades del día, que sí o sí vas a completar vayas añadiendo esas otras tareas de la lista "Hoy" que también vas cumpliendo, y que lo veas y lo tengas presente para que al final de tu jornada, cuando hagas tu pequeño repaso, disfrutes de tu trabajo, que te des una palmada en la espalda y cierres tu jornada con tranquilidad y satisfecha, contenta. Hay ciertos estudios, como los de Teresa Amabile que han probado, que de todas las cosas que estimulan la creatividad, generan emociones positivas y buenas percepciones en el trabajo la más importante de todas es sentir que avanzamos en la realización de trabajo significativo y bien hecho y que cuánto más a menudo las personas sintamos esa sensación de avance y progreso, más probabilidades tendremos de ser creativamente productivos a largo plazo. Te dediques a lo que te dediques y hagas lo que hagas, recuerda que cada paso, incluso pequeños avances, pueden determinar el modo en el que te sentirás al finalizar la jornada. En la lista de tareas hechas puedes identificar si realmente esas tareas te están ayudando a avanzar hacia la consecución de tus objetivos o si son tareas superficiales, prácticamente sin valor alguno, aunque tengas la sensación de que has estado muy ocupada haciendo muchas cosas. Así que te animo a que, una vez completado una tarea, le pongas una raya por encima o le pongas un tick al lado, porque cada vez que lo hagas tendrás una recompensa cerebral con un chute de endorfinas y dopaminas, pero nunca jamás tires o borres tus listas. Déjalas ahí, visibles, para que sepas lo que vas haciendo y puedas volver a ello cuando quieras. Repasemos las listas en profundidad. El proceso es: lista "Todas"; de esa lista sacamos las prioridades. Además, tenemos una lista de tareas llamada "Hoy" para las tareas que van surgiendo a lo largo del día junto a todas aquellas, que sin ser prioridades, somos capaces de ir haciendo sacándolas de la lista "Todo". Mantenemos un histórico de absolutamente todas las tareas que vayamos completando, y la llamamos "Realizadas". Ahora que ya sabes cómo gestionar tus tareas de manera efectiva, si te pasa como a mí y te preocupa salir a la calle en zapatillas de andar por casa, pues, a partir de ahora, simplemente añade: "Antes de salir de casa, ponerme los zapatos" a tu lista "Hoy". Y problema solucionado.