La comunicación y los objetivos del proyecto

Cuanto mejor redactados estén los objetivos de un proyecto, mejor podremos prever las necesidades de comunicación. Piensa en este ejemplo. Si nuestra compañía se dedica a desarrollar webs para otras empresas, es posible que algunos proyectos finalicen con la entrega de la página al cliente. En este caso, es aconsejable que se complete el proyecto con un breve manual de manejo de la página web, ya que el cliente necesitará hacer cambios y actualizaciones. Ese manual debe estar contemplado en el proyecto. Y deberíamos saber no solo quién lo redactará en nuestro equipo, sino a qué tipo de perfiles estará destinado. ¿Quién realizará los cambios futuros en la web cuando haya, por ejemplo, que añadir un nuevo producto en la tienda online. ¿El equipo de marketing? ¿El departamento de tecnología? Un caso distinto sería si nuestra empresa tiene que, entre los objetivos del proyecto, dar soporte continuo al cliente y ayudarle en su gestión de la web. Eso requerirá crear canales y designar responsables y protocolos, todo ello pensando en el largo plazo. Estas dos situaciones recogen la comunicación como esencia del objetivo del proyecto, pero es más frecuente aún que necesitemos planificar las comunicaciones instrumentales. Es decir, todos los casos en los que, como parte de un equipo o un conjunto de partners, necesitemos comunicarnos para poder trabajar en común y sacar adelante las distintas tareas. En el ejemplo de la empresa que desarrolla páginas web, el objetivo del proyecto puede requerir la existencia de un hosting externo al cliente para alojar el sitio web. ¿Cómo vamos a comunicarnos con la empresa responsable del hosting? ¿Cuándo vamos a hacerlo? ¿Incluiremos a nuestro cliente en las conversaciones o pensamos que eso generará ruido y es mejor dejarlo aparte? A partir de estos ejemplos, podemos extraer algunas conclusiones. La primera, que a menudo los propios objetivos del proyecto giran en torno a la comunicación, como sucede con los servicios de atención al cliente o la formación de usuarios. Y que, en otras ocasiones, la comunicación no es un objetivo directo del proyecto, pero siempre será necesaria para llevarlo a cabo. La segunda conclusión es que es necesario pensar qué tipo de comunicación necesitamos y qué interlocutores hay que incluir en cada fase, teniendo presente cada objetivo del proyecto y colocando este como prioridad. Si te parece que estas dos ideas son evidentes, tienes razón, pero no siempre se respetan y, sin embargo, son esenciales. Revisa estos dos puntos cuando acometas un nuevo proyecto y asegúrate de que se cumplen.