Aplicaciones para el trabajo compartido

Existen multitud de herramientas para el trabajo compartido que pueden resolver nuestros problemas de comunicación más frecuentes. No solo nos ayudan a transmitir mensajes, sino que pueden gestionar tareas y calendarios compartidos, documentación e incluso actividades creativas para encontrar soluciones. Empecemos por las videoconferencias. Es probable que en tu organización ya utilices una aplicación corporativa como Teams, Google Meet, Zoom, Jitsi o Whereby, pero si estás en proceso de elegir una, presta atención al número de personas que admiten cada sesión, ah, si tiene versiones para escritorio, navegador o los móviles del equipo y si permite grabar las sesiones. Para planificar el trabajo, aplicaciones como Jira, Asana o Trello son muy útiles para visualizar el estado del proyecto o asignar tareas. Los diagramas de Gantt en Asana se llaman cronogramas y en Jira, roadmaps. Te permiten ver planificaciones y dependencias temporales para cada tarea. Por su parte, Trello permite la asignación de responsables, enlaces, archivos y el ir moviendo las tareas de una columna a otra según su estado o el departamento que debe hacerse cargo. Todas estas aplicaciones permiten comentarios, pero puede que necesites una aplicación que permita separar la comunicación en canales donde comenten distintos equipos o que se dediquen a un proyecto concreto. Slack y Teams son muy populares. Para trabajar en equipo sobre el mismo documento, existen herramientas de edición en línea, como las suites de Google Workspace o Microsoft 365. Pero es muy interesante incorporar lienzos de creación colectiva de información gráfica como Miro, Figma o incluso la herramienta de presentaciones Prezi. Y un repositorio de información organizada con un formato similar al de una wiki y enlaces que pueden ayudarnos a navegar, se construye fácilmente con Notion. Todas estas herramientas pueden sincronizarse y conectarse con otras a través de plugins o permisos y son muy flexibles. En todas, es imprescindible que dediques unos minutos a pensar cómo deben utilizarse. También, qué reglas de funcionamiento y de creación de canales, privacidad de datos, contenidos adecuados, reglas de inserción y nomenclatura de archivos y tareas vamos a establecer, y quién será responsable de su mantenimiento y de que se cumplan los protocolos. Y, por supuesto, revísalos cada cierto tiempo. Las aplicaciones cambian y nuestras necesidades también.