Las cartas de negocios

Las cartas de negocios son un tipo de documento escrito aún bastante habitual. Es cierto que el "email" está haciendo que disminuya el correo comercial tradicional y el medio ambiente nos lo agradece, pero muchos países y en determinados sectores profesionales se usan muy a menudo. Por eso he querido dedicar un vídeo en concreto a estos documentos. Se trata de documentos de uso externo, es decir, se dirigen a clientes o clientes potenciales, proveedores o socios con un fin normalmente comercial, pero también para hacer pedidos o proponer acuerdos. No voy a entrar al detalle del tipo de papel más adecuado para enviar una carta o el color que debe tener, eso dependerá de la empresa, del presupuesto, etc., aunque es lógico que va a transmitir la imagen de la empresa y debe elegirse con cuidado. Me voy a centrar en cómo deben prepararse y redactarse este tipo de documentos. Para empezar, insisto que esta carta va a representar, en cierto modo, la imagen de la empresa. Es posible que sea el primer y único contacto que el receptor haya tenido con ella, por lo que si ve una carta mal redactada, con faltas de ortografía o difícil de entender es probable que la ignore y el objetivo de la carta no se alcance. Los aspectos generales son los mismos que explico en el vídeo sobre la etiqueta en los documentos escritos, es decir: buscar la limpieza, legibilidad, claridad tanto estética como de ideas, huir en principio de efectos demasiado llamativos, a no ser que se deba a una decisión muy estudiada, como el uso de colores llamativos, distintos tipos de letra, etc. Intenta que sea lo más breve posible, si no desalentará al lector. Intenta ser directo para que se entienda bien el mensaje y que el texto sea atractivo pero no exagerado o con un lenguaje publicitario, puesto que se trata de una carta. Lo habitual es que se escriba con el ordenador, aunque hubo un tiempo en el que estuvo de moda que los bancos o proveedores de algunos servicios envíasen las cartas comerciales con una tipografía que imitaba la escritura a mano, en un intento de que pareciesen más personales y cercanas. Por suerte, creo que esta moda ya pasó. En cualquier caso, la estructura de la carta consta de: el encabezado, con los elementos corporativos de la empresa –al menos el logo con el nombre de la compañía que envía la carta, claro–, los datos del emisor y del receptor, la fecha de emisión de la carta y el saludo, que debe estar personalizado y utilizar el tratamiento adecuado en cada país y en cada caso, como 'Estimada Doña Elena Compte' para España o 'Estimada Señora Elena Compte' para países latinoamericanos como Argentina, por ejemplo. En segundo lugar iría el cuerpo de la carta, donde se describe el tema que lleva a escribir la carta. Debe estar ordenado. Y, con el fin de atraer la atención del lector, recomiendo empezar con una breve introducción explicando el objeto de la misma: para qué se escribe al destinatario, qué se le ofrece o se le solicita. Y en posteriores párrafos ir entrando en detalles, para finalizar con una conclusión que cierre o resuma el tema de la carta. Por último, deberá haber una despedida formal, algo como: 'Se despide atentamente', seguido de la firma de la persona que emite la carta o que interesa que la firme, hecha a mano con su nombre, apellidos y cargo. En ocasiones, las cartas comerciales incluyen algún anexo o información complementaria, que puede ir en un papel o documento aparte o, si es breve, al final de la misma carta. Con estas indicaciones te será más sencillo escribir una carta de negocios de ahora en adelante y será más efectiva. No olvides aplicar también los contenidos del vídeo dedicado a la etiqueta de los documentos escritos, porque son complementarios.