Generar informes

Según la Real Academia Española, un informe es una descripción oral o escrita de las características y circunstancias de un suceso o asunto. Es una definición bastante genérica, pero la descripción de Wikipedia nos acerca más a lo que es un informe en el ámbito empresarial. El informe es un documento escrito en prosa informativa, científica, técnica o comercial con el propósito de comunicar información del nivel más alto en una organización. Por consiguiente, refiere hechos obtenidos o verificados por el autor, reconocimientos, investigaciones, estudios o trabajos. Además, aporta los datos necesarios para una completa comprensión del caso, explica los métodos empleados y propone o recomienda la mejor solución para el hecho tratado. Los informes que se generan en una empresa son por escrito y pueden ser internos –para que lo lea un superior o un equipo de trabajo– o externos –dirigidos, por ejemplo, a un cliente–. Suelen contener información confidencial –es decir, no pública– y ser más informativos –por ejemplo, un informe de reunión– o analíticos, como en el caso de un informe de un cliente o de la competencia. De nuevo podemos aplicar al desarrollo de un informe la mayor parte de lo visto en el vídeo dedicado a la etiqueta de los documentos escritos. En el caso de los informes, podemos destacar que tienen una extensión muy variable: desde una simple página a centenares, y no hay una extensión correcta, depende de lo que sea necesario. El lenguaje también varía mucho, los hay internos más informales o técnicos con un lenguaje casi ininteligible para los profanos del tema. El contenido de los informes suele ser objetivo, sin apreciaciones personales –sea informativo o analítico–, basado en un análisis de datos o de informaciones y sacando conclusiones. También es bastante habitual que en la empresa se usen plantillas o "templates" para los informes que se repiten regularmente, de manera que siempre se hagan de la misma manera, los haga quien los haga, y no falte información que se considera necesaria. Respecto a las partes que lo componen, en primer lugar iría la cabecera corporativa. Aunque puede darse el caso que, por temas de confidencialidad, no interese que haya información que pueda asociar a la empresa con el informe. O, en ocasiones, son informes que se preparan para terceros, por lo que el logo o nombre de la empresa que aparece es solo el del cliente, no el de la empresa que lo ha preparado. Después iría el título explicando el objeto del informe. Si es un informe estandarizado se suele nombrar con la fecha o con una numeración concreta. Por ejemplo, un informe de reunión puede llevar sobre el título 'Informe de reunión 16-01-2018', o sea, la fecha en la que tuvo lugar la reunión. A continuación iría el prólogo o introducción, que será un resumen del objeto del informe o el tema que tratará. En casos de informes estandarizados puede llevar una cabecera concreta. En el ejemplo del informe de reunión que he puesto antes, es habitual que haya una cabecera que ponga la fecha, el lugar de la reunión, los asistentes y los temas a tratar, por ejemplo. En la siguiente parte del informe, el cuerpo, se desarrollaría el tema de manera ordenada y jerarquizada con los apartados o epígrafes necesarios para que sea entendible y cómodo de leer. También puede incluir gráficos, tablas o imágenes. Tras todo el desarrollo, es útil poner un apartado de conclusiones. Y, por ejemplo, en el informe de reunión que ya he comentado, al final del informe habría de manera habitual un apartado que pondría algo así como 'Acciones requeridas', donde habría que poner aquello que hay que hacer a raíz de lo hablado o decidido en la reunión. Por ejemplo, enviar un catálogo a una persona determinada o preparar una propuesta sobre lo hablado. Esto podría formar parte de las conclusiones o ir después. Un informe puede precisar de anexos, es decir, aquella información complementaria que sirve para ampliar o respaldar partes del informe pero que se incluye para consulta, no como parte del propio informe. Deberá ir al final, señalando dónde comienzan los anexos en el mismo orden que aparecen en el informe y numerados o titulados claramente para saber lo que se está consultando y a qué hace alusión. Si el informe es muy largo, al principio del documento se puede hacer un resumen ejecutivo, es decir, un texto breve pero más extenso que el prólogo que permite hacerse una idea global del tema o de los puntos más importantes. Por último, es obvio que un informe debe ser comprensible, pero también útil para el objetivo que persigue. Siguiendo estas pautas, unidas a las que contiene el vídeo de etiqueta en los documentos escritos, podrás sacarle mucho más partido a tu tiempo y a tus informes.